Хочется стать продуктивнее? Не отказывайся от рукописных заметок!
Ой да, правда-правда, блог онлайн-сервиса по управлению проектами советует именно это. И вот почему
На связи команда WEEEK. Мы любим, когда у задач есть статусы, у проектов — порядок, а у головы — покой. А ещё мы любим блокнотики, стикеры и рисовать на бумаге.
Разберём, почему даже создатели цифрового инструмента считают, что надо вбирать лучшее из двух миров.
В чём суть и зачем комбинировать
Мы расскажем, как выстроить рабочую систему, которая сочетает бумажные и цифровые инструменты.
📓 Бумага — блокнот, ежедневник, стикеры — помогает фокусироваться и размышлять. Письмо от руки активирует мозг, помогает лучше запоминать и осмыслять.
💻 Цифра — не даёт потерять важное. Делает всё доступным в два клика и позволяет синхронизироваться вне места работы, причём как себе, так и команде. Цифра даёт структуру. Уведомления, синхронизация, сортировка, метки, фильтры — всё, чтобы ничего не забыть и быстро найти нужное.
Это хуже работает порознь: бумага теряется, а цифровые списки разрастаются до бесконечности, легко забрасываются и порой глючат. А вместе — идеально.
Почему мы в WEEEK комбинируем
Вот опыт нашей СЕО Инги.
Я не могу отказаться от бумаги и гелевой ручки. Для меня это самый быстрый способ фиксации информации в моменте, во время беседы, звонка, мысленного потока. Пока открою нужную вкладку и начну писать, уже упущу всё. После звонка всегда переношу инфу в WEEEK или на вайтборд, если надо поделиться с командой идеями. Но в моменте — всегда всё на бумагу. Блокнот всегда под рукой, это уже привычка
А ещё в этом есть какая-то магия для меня. Это как читать бумажные книги или слушать виниловые пластинки. Это тактильный кайф — писать рукой на бумаге
А это опыт нашей главы маркетинга Лены.
У меня два инструмента для письма — ежедневник и графический планшет. В блокноте фиксирую короткие списки дел на день и заметки со встреч. На бумагу проще выплёскивать идеи, быстрые мысли и информацию, воспринимаемую на слух. На планшете пишу список глобальных дел-приоритетов в начале недели
Для меня оба инструмента — кайф от ручного письма и рисования. И кайф от физического вычёркивания сделанных задач
А вот что говорит Соня, наш продуктовый и UX-редактор:
Я работаю с маркетингом, дизайном и разными ветвями разработки, поэтому мне сложно собрать всё рабочее в одном месте. Лучше всего это получается именно на бумаге, в формате обычного to-do листа
В WEEEK хранятся задачки от коллег — по отделам, категориям и статусам, со всеми нужными ссылками и заметками. А в блокноте выписываю всё, что нужно сделать именно сегодня, даже если дедлайна нет. Так мне проще управлять собственной нагрузкой и не упускать задачи
А ещё, когда голова перегружается и пухнет, выписываю все мысли, идеи и дела на отдельный лист. Мозг освобождается, а все навязчивые доделки обретают форму
А вот опыт Тани, нашего SERM-специалиста WEEEK:
Написание от руки — процесс живой и творческий, он отражает характер и настроение человека. По моему видно, что я суетолог и левша. Пользуюсь блокнотом на созвонах, нравится после обсуждения вычёркивать заданный вопрос или тему. А рабочие задачи храню в WEEEK, чтобы организовать всё и не терять важное
Поэтому считаю, что цифра и бумага вместе — идеальный тандем
Как это работает на практике
Используем три опорные точки дня.
Утро — время бумаги
Берём блокнот и выписываем:
- Что планируем сделать сегодня
- Какие мысли крутятся в голове
- Что важно не забыть
- Какие задачи в приоритете
Это сразу помогает навести порядок в голове и направить фокус мыслей в самое важное русло. Никаких пушей, никакого компьютера раньше времени с соблазном почитать новости или проверить почту — только ты и бумага. Ритуал дарит момент спокойствия перед началом суматошного дня.
День — цифровой режим
День разгоняется — переходим в приложения:
- Задачи ставим, получаем, контролируем в таск-менеджере
- Проверяем дедлайны в таск-менеджере
- Перепрыгиваем между проектами и статусами — сверяем зависимости, связи и находим затыки в процессах
- Сохраняем важные входящие документы и ссылки в одном месте
Цифровой инструмент позволяет быстрее реагировать, принимать решения и «переваривать» много информации. Тут бумага просто не справится — придётся без конца листать свой блокнот туда-сюда, да и в ежедневники коллег тоже не влезешь.
Вечер — мост меж двух миров
В конце дня открываем и блокнот, и приложение:
- С удовольствием вычёркиваем из блокнота всё, что было сделано
- Переносим важное и масштабное из блокнота в цифровую систему
- Анализируем всё, что сделали. Радуемся
- Планируем завтра. Делаем намётки списка в блокноте на завтра, ставим напоминания в цифре (если актуально)
- Закрываем блокнот и цифровой инструмент. Радуемся ещё раз
Ну и всё, видим и собираем отдельные идеи — смотрим и оцениваем картину целиком. Постепенно у тебя появится дисциплина и навык превращать спонтанные записи и поток мыслей в структурированную систему.
Как внедрить бумажно-цифровой метод
- Выбери приятный блокнот. Молескин или что-то менее пафосное, простые белые листы, разноцветные стикеры
- Определись с цифровым инструментом. Главное, чтобы он был удобным и не усложнял процесс. Мы знаем один классный — WEEEK 👀
- Формируй рутину. Утро — бумага, день — цифра, вечер — синхронизация
- Не пытайся делать всё идеально. Лучше стабильно и с ошибками, чем идеально, но с понедельника
Бумажно-цифровой метод — это не система для гиков или фанатов тайм-менеджмента, а способ перестать выбирать между аналогом и цифрой. Не надо больше разрываться между олдскульным бумажным методом и модным цифровым, просто бери лучшее из обоих миров. Именно это делает работу устойчивой, а голову — спокойной.
А вот ещё тексты про методы комбинации письма от руки и цифры
Bullet Journal. Для любителей блокнотов
GTD, метод приведения дел в порядок.