Кейс: Как мы сократили время на выставление счетов в Битрикс24 в 15 раз
Проблема: 30 минут на один счет
Часто слышу жалобы на Битрикс24: неудобный, сложный, требует много ручной работы. Но что, если проблема не в самой системе, а в том, как мы ее используем?
Расскажу реальный кейс компании, занимающейся сертификацией продукции. Они столкнулись с серьезной проблемой при выставлении счетов:
- Для одного клиента часто требовалось сертифицировать 10-30 различных видов продукции
- Каждый вид учитывался как отдельная карточка в смарт-процессе Битрикс24
- На выставление одного счета, объединяющего все эти позиции, уходило до 30 минут
Почему так долго?
Процесс был крайне неэффективным:
- Менеджер вручную искал все карточки работ для одного клиента
- Копировал ID каждой карточки и привязывал их к счету
- Для каждой работы создавал отдельную товарную позицию, вручную перенося данные
- Формировал итоговый счет и отправлял клиенту
При этом компания выставляет около 250-300 счетов в месяц, и примерно 10% из них – это именно такие сложные счета.
Скрытые проблемы
Помимо потери времени, возникали регулярные ошибки:
- Путаница с карточками и привязка неверных работ, что ломало автоматизацию
- Неправильное формирование названий услуг в счетах
- Демотивация сотрудников и раздражение от использования системы
Решение: Приложение Смарт-счет
Изначально планировалось просто модернизировать интерфейс Битрикса, но из-за ограничений облачной версии этот путь оказался закрыт. Поэтому было решено разработать отдельное приложение, интегрированное с Битрикс24.
Разработка заняла всего две недели, а весь проект был реализован за месяц.
Как работает приложение
Теперь менеджер может:
- Видеть в одном окне все работы по конкретному клиенту
- Быстро фильтровать их по ответственному или типу документа
- Выбирать нужные работы с помощью чекбоксов
- При необходимости редактировать названия услуг по шаблону
- Одной кнопкой сформировать счет со всеми выбранными позициями
Результаты
Внедрение кардинально изменило процесс:
- Время выставления счета сократилось с 30 минут до 2 минут
- Количество ошибок снизилось практически до нуля
- Сотрудники восприняли новшество с энтузиазмом
Экономический эффект
Давайте посчитаем:
- 30 сложных счетов в месяц (10% от общего объема)
- Экономия 28 минут на каждом счете
- 28 минут × 30 счетов = 840 минут или 14 часов в месяц
- За год: 168 часов рабочего времени менеджеров
- При средней стоимости часа работы менеджера в 1000 рублей, экономия составляет 168 000 рублей в год
И это без учета косвенных выгод: повышения мотивации сотрудников, исключения ошибок и возможности использовать освободившееся время для работы с клиентами.
Техническая реализация
Приложение было создано с использованием:
- PHP для серверной части
- JavaScript для клиентской части
- MySQL для хранения данных
- REST API для взаимодействия с Битрикс24
Логика работы
- Вход в приложение Менеджер создает смарт-счет и выбирает компанию-заказчика. Открывает приложение Smart Bills в карточке счета
- Выбор работ Приложение автоматически загружает список активных работ по выбранной компании. Данные фильтруются по ответственному менеджеру. При необходимости корректируются названия работ
- Заполнение счета Менеджер нажимает кнопку "Заполнить счет". Скрипт автоматически заполняет товарные позиции и устанавливает связи
- Опциональная очистка счета Если требуется изменить данные, можно нажать кнопку "Очистить счет". Скрипт удаляет все товарные позиции и связи
Настройки и безопасность
Приложение имеет административный раздел, где можно:
- Управлять словарями типов документов
- Редактировать перечень тегов для формирования названий услуг
- Настраивать шаблоны наименований товарных позиций
- Менять пароль доступа к настройкам
Окупаемость и перспективы
По оценкам компании, разработка окупилась уже на второй месяц использования.
Сотрудники уже запросили дополнительные улучшения:
- Автоматическое обновление страницы для отображения результатов
- Возможность множественного выбора документов (уже сделано)
Выводы
Главный урок: если в Битрикс24 что-то неудобно – это можно исправить, даже если стандартный интерфейс этого не позволяет. Не нужно мириться с неудобными процессами и тратить время сотрудников на рутину.
Иногда достаточно небольшого приложения, решающего конкретную боль пользователей, чтобы существенно повысить эффективность работы.
А с какими неудобствами в CRM-системах сталкиваетесь вы? Поделитесь в комментариях!
Автор: Остривной Иван
Компания: Navipoint
Наш Telegram-канал (публикуем полезные чек-листы по CRM и автоматизации): t.me/navipoint