Как Teams ворвался в hh.ru и почему нам понравилось

В 2020 году, когда перспектива массового локдауна и всеобщей удаленки только маячила на горизонте, буквально за несколько недель в рабочую повседневность hh.ru ворвался новый инструмент — Microsoft Teams. На момент его внедрения у нас уже были: дышащий на ладан Skype for Business, модный и дорогой Slack и масса некорпоративных каналов связи, вроде мессенджеров Telegram и WhatsApp. Хоть по одиночке каждый из них по-своему хорош, вкупе они не решали главную проблему: максимально возможное объединение коммуникаций, что называется, в «одном окне». Да еще и чтобы прямо в смартфоне.

Не реклама, но наблюдение: Teams предлагает удобную синхронизацию с Office 365, отличное качество связи, потрясное мобильное приложение, возможность работать над важными документами онлайн и проведение трансляций внутри компании. Кроме того, Teams — бесплатное дополнение к Office 365, за который мы, как и многие компании, уже платим.

Но человек предполагает, а Бог, как водится, располагает. Еще в декабре 2019 года внедрение Teams в рабочие процессы изначально задумывалось как нежное и планомерное, что называется «бесшовно и плавными поступательными движениями». Однако 2020, который принято считать обстоятельством непреодолимой силы, рассудил иначе. Уже в марте прошлого года без всякого объявления войны до нас докатилось сами знаете что. Во избежание и ради безопасности нам пришлось в срочном порядке переводить всех сотрудников в режим удаленки.

«Это твой звездный час, Teams!» — подумали мы, и оказались правы. Вместо того, чтобы внедряться на протяжении календарного года, в условиях изоляции Teams стал полноценной частью коммуникаций всего за три месяца с момента первого сообщения в нем. Ошеломительный успех операции заключался в «удачном» стечении ряда факторов: уже ощутимой нехватке личного общения, необходимости объединения в рамках одной площадки и централизацией коммуникаций. Teams успешно справился с каждым из этих вызовов вместе и по отдельности.

Teams предлагает достаточно обширный набор функций и фишек: здесь и совместное редактирование любых документов прямо в окне мессенджера, и общности команд, нафаршированных каналами, и масса возможностей для видеосвязи, в том числе — режим трансляций.

Последнее нам показалось особенно привлекательным по двум причинам: во-первых, было совершенно необходимо наладить централизованную поставку свежайшей информации о процессах в компании «не отходя от кассы», а во-вторых, трансляции Teams обладают гораздо более обширным лимитом аудитории — к ним могут подключиться до 20 000 пользователей.

Трансляции можно использовать в абсолютно разных ситуациях, где требуется формат обращения «одного ко многим», и нашей традицией стало регулярное проведение Q&A-сессий с топ-менеджерами компании, где любой сотрудник может задать вопрос на животрепещущую тему и получить ответ. Кроме того, каждую неделю, в понедельник, мы проводим открытый Management Meeting, где руководители направлений делятся результатами проделанной работы за предыдущую неделю и рассказывают о планах на текущую. К этой трансляции также может подключиться любой желающий, чтобы отслеживать пульс hh.ru и быть в курсе всего «из первых уст».

Проведение трансляций и Q&A-сессий в новой и незнакомой для большинства площадке стало неплохим стартом: постепенно Teams начинали пользоваться в рабочих целях всё больше коллег.

Интерфейс, предлагаемый Microsoft Teams на первый взгляд может показаться не самым нативным: нагромождения каких-то сущностей внутри других сущностей, неочевидное расположение кнопок навигации и множество других мелочей, из которых складывается общая картина. Однако если начать разбираться что к чему, это ощущение пропадает и некоторые функции непроизвольно ищешь взглядом уже в других мессенджерах.

Ярким примером и первым масштабным опытом в работе с «командами» Teams стало появление проекта «Мы помогаем медикам» в самом разгаре весеннего хаоса пандемии. Над ним одновременно работали множество отделов, в работе было задействовано огромное количество людей, и разделение на «субсущности» внутри общей команды помогло настроить и распределить весь воркфлоу.

На скриншоте ниже видно, как внутри команды «Мы помогаем медикам» образовалось некоторое количество специальных каналов, в которых коммуникация по теме происходила в соответствующем направлении, но при этом находилась вся в одном месте и была доступна каждому участнику команды. Страшно представить, что было бы, будь это все навалено сплошным потоком в одном чате или в почте!

Однако есть и темная сторона: «команды» коварны, их хочется создать сразу миллиард — вот команда про котиков, вот команда про эксперименты growth hacking, тут мы обсуждаем процессы на бирже, а здесь занимаемся спортом. Если вы вдруг соберетесь освоить Teams, не совершайте фатальную ошибку, которую чуть не сделали мы — не создавайте слишком много команд, даже если очень хочется.

Лучше всего будет объединить ряд схожих по настроению направлений в один тематический хаб. Каналов можно создавать сколько угодно, но обилие команд, где в каждой всего по одному каналу, становится истинным проклятием уже через пару месяцев: среди всего этого хаоса крайне сложно ориентироваться и хочется уползти в какой-нибудь родительский чат WhatsApp, где худшее, что с тобой могло произойти — традиционные GIF-открытки с розочками на 8 марта.

Без преувеличения можно сказать, что Teams самым прямым образом помог в предотвращении настоящей бизнес-катастрофы: благодаря кросс-интеграции с нашими продуктами, подбор сотрудников в стране не остановился даже в самый темный час.

Мы внедрили видео-собеседования через Teams как отдельный сервис. Это позволяет быстро внедрять его в любой из наших продуктов, вроде Talantix. Talantix — это облачная CRM-система для рекрутмента, которая призвана ускорить подбор персонала на минимум 30%. Внедрение инструментария Teams позволило проводить удаленные собеседования, ставить встречи в календарь Talantix, получать доступ с любого устройства без установки ПО и регистрации, автоматически формировать письма нанимающим и кандидату со ссылкой на онлайн-встречу. Чтобы не быть голословными, просто приведем немного важных цифр в подтверждение:

По нашим данным, рекрутер тратит до 20 минут времени на согласование удобного канала связи, подключение, настройку и так далее. Мы сократили этот путь до одного клика и не собираемся останавливаться: активно тестируем, как можно увеличить долю компаний, пользующихся опцией видеозвонков.

В начале весны прошлого года мы начинали с небольшой тест-группы в 15 человек, которые изучали возможности нового инструмента. Но с переходом на удаленку и переводом большинства коммуникаций на уровне компании в Teams уже через три месяца количество активных пользователей увеличилось в 20 раз и превысило 300 человек. Через полгода подавляющее большинство сотрудников пользовались Microsoft Teams – число активных пользователей выросло до 780.

На момент написания статьи, согласно данным аналитики из админской кабинки Teams, за последние три месяца каждый сотрудник компании хотя бы один раз пользовался инструментом от Microsoft, что составляет 984 активных пользователя.

Причем, судя по статистике активности за последний квартал 2020, коллеги пользуются Teams на регулярной основе. Только за этот период времени было организовано 15 255 онлайн-встреч, сделано 7 853 звонков «тет-а-тет» и опубликовано более 420 000 сообщений в чатах и каналах.

Наш старый-добрый портал с новостями и другими полезными штуками был хоть и добрым, но действительно старым: кастомизированный SharePoint зари десятых годов не был адаптирован под мобилку и открывался только с десктопа, а также обладал рядом других серьезных проблем. Мы давно хотели создать что-то посвежее и не столь громоздкое, и чтобы прочитать новостные статьи можно было с любого устройства.

Оказалось, что Teams, в котором богатый набор различных возможностей для создания множества кастомизаций предусмотрел и это — прямо в приложение можно встроить новостную страничку, созданную на новом SharePoint, который выглядит и ведет себя гораздо лучше своего дедушки, а главное — адаптирован под смартфоны.

Сказано — сделано. Теперь у каждого сотрудника в главном тулбаре существует значок «Новостей», по которому можно перейти на сайт со статьями хоть с десктопа, хоть с мобильного приложения.

При всех очевидных плюсах Teams остаётся инструментом не без недостатков. Однако Microsoft занимается его активным развитием и прислушивается к гласу вопиющих клиентов и пользователей. Так, например, недавно разработчики продукта внедрили возможность разделения на комнаты внутри конф-коллов. Эта функция уже давно была в Zoom, и ее сильно не хватало в самом Teams.

Slack, разумеется, никуда не делся. Мы не стали отказываться от среды, в которой комфортно достаточно большой группе коллег, но всю основную коммуникацию на уровне компании полностью перевели в MS Teams. Здесь мы общаемся, решаем бизнес-задачи, проводим организационные собрания и трансляции, публикуем анонсы и читаем новости.

С этим инструментом можно взаимодействовать по-разному: кому-то хватает обычных конф-коллов, а другой пользуется куда более широким спектром функций, от просмотра оргструктуры компании до разработки ботов и совместного редактирования документов, но одно остается неизменным — Teams активно используется.

Нам еще предстоит долгий путь: систематизация, привыкание и отладка всех процессов внутри самого Teams и его полноценная интеграция в процессы компании. Вероятно, позже мы расскажем о том, как этот инструмент прижился в hh.ru по прошествии некоторого времени. Stay tuned!