Как я трачу 5 часов в неделю на управление бизнесом с оборотом 350 млн рублей

В этой статье — не банальные советы про “делегировать” и “нанимать сильных”, а конкретные шаги, которые позволили мне выстроить системный бизнес, где каждый процесс работает как механизм.

Рассказываю, как я:

Если вы чувствуете, что ваш бизнес держится на вас — читайте. Возможно, это тот самый «щелчок», который вы давно искали.

Меня зовут Антон Михайлов. Уже 10 лет я строю кофейную компанию с нуля. Мы продаём кофе через собственный интернет-магазин coffeespace.ru, маркетплейсы, работаем с оптовыми клиентами, поставляем в «Азбуку Вкуса», «Глобус» и даже в посольства.

В 2023 году мы перевалили за 100 000 заказов через маркетплейсы и 42 000 заказов через сайт, а общий годовой оборот составил 350 млн рублей.

Но главный результат лично для меня — не в обороте. А в том, что сегодня я управляю всем этим, тратя всего час в день или 5 часов в неделю.

Несколько лет назад я осознал, что стал «менеджером своего бизнеса». Я работал не над бизнесом, а в нём. Погружён в рутину, в переписки с курьерами, в расчёты остатков, в горящие задачи и разборы.

Считал себя самым крутым предпринимателем, который разбирается во всех мелочах бизнеса.

Мой рабочий день напоминал бесконечное движение по кругу. Любая новая идея откладывалась, потому что не было ресурса даже на текущее.

У меня накопилось 452 задачи в таск менеджере. А у вас сейчас сколько?)

Параллельно росла команда, увеличивалось количество SKU, развивались маркетплейсы, появлялись оптовики. И вся эта махина требовала координации, на которую у меня не оставалось ни энергии, ни времени.

В какой-то момент стало очевидно: либо я выстраиваю систему, либо бизнес дальше не вырастет — и я вместе с ним.

Я начал публичную рубрику у себя в Telegram: #самыйсистемныйбизнес. В ней я показываю, как строю бизнес, в котором процессы работают независимо от моего настроения, загруженности или отпуска. Где сотрудники знают, за что они отвечают, где нет потери задач, а всё держится не на «памяти», а на архитектуре.

Не «делегировать» и «передать». А изменить подход к коммуникациям, постановке задач и контролю. Именно это дало мне возможность тратить час в день, не теряя результат.

Ниже подробнее.

Раз в неделю — у меня «четверг системы». Это день, когда я не реагирую на входящие, не провожу встречи и не тушу пожары. Я работаю только над архитектурой бизнеса:

Функциональная схема бизнеса.

Я детально расписал 60+ функций компании: от "продаж на ОЗОН" до "обслуживание кофемашины в офисе".

Функции - это своего рода "направления" бизнеса. Такие блок задач, которые происходят ежедневно. Например у меня есть функция "Бухгалтерия", а в ней подфункции: оплата, сверка, архивирование, ВЭД, поступление ТМЦ, налоговый учет, бух учет, управленческий учет и много других.

У каждой функции есть:

Больше нет вопроса: «А кто это делает?» или «Как это делается, если Петя заболел?» или "А что от меня ожидает работодатель"?

Кстати если нужна база повторяющихся задач - напишите мне в личку в телеграм.

Одна из лучших реализаций — внутренний коммуникатор. Это сторонний человек, который берёт на себя напоминания, сроки, отслеживание задач. Он не работает в компании.

Сотрудник поставил задачу — и забыл. Теперь за контроль отвечает специальный человек на аутсорсе. У него только одна задача - напоминать сотрудникам о дедлайнах. Обращать их внимание на коммуникации в компании.

Например, бывало у вас, вы написали на почту, ждете ответа, а его нет. Проходит день. Вы думаете, а сотрудник вообще получил письмо? Вы тратите время и энергию на эти мысли. Потом напоминаете ему об этом. И так далее.

Это экономит часы в день и устраняет человеческий фактор.

Система замещения

Недавно один сотрудник вышел на больничный. А задачи продолжили выполняться без провисания. Почему?

Мы сделали простой механизм:

Это же работает на отпуска. У нас всё планируется в календаре, задачи уходят в нужные руки заранее. Это снизило тревожность и нагрузку на команду.

А человек спокойно отдыхает в отпуске.

Использую 3 правила по созданию регламентов:

1) Регламент отражает ту идеальную картинку собственника о том "как должно быть". Если нет регламента, то в компании получаются смешанные краски ваших сотрудников. Если не вы расскажите людям как должно быть, то кто?

2) Каждый регламент начинается с блока "Почему появился регламент" - где мы описываем ситуацию, которая вызвала появление регламентов.

Например: все выходные проработала кофемашина и был включен свет в переговорной. Теперь есть инструкция "Как уходить из офиса". И новичкам сразу понятно, нужно ли выключать кофемашину или нет.

Мой любимый регламент «Что делать, если пропал интернет в офисе» — всё зафиксировано. Самый важный на мой взгляд))) Нет интернета - работа встала.

Найм по функциям.

Теперь я нанимаю не "на должность", а под конкретную функцию и результат, который ожидаю.

Если через 2–4 недели я не вспоминаю, что надо проверить этого человека — значит все хорошо.

Именно такой подход позволяет мне не быть микроменеджером.

Интеграции и автоматизация.

У нас много направлений продаж и пока мы вручную аккумулируем все данные в 1 отчете.

Бизнес-процессы.

Есть еще бизнес процессы, это автоматическое создание задач по триггеру (событию). Например раз в месяц прилетает задача на руководителя склада "провести инвентаризацию", далее задача летит на сотрудника склада, затем создается на всех менеджеров по продажам взять в работу неликвид, оповестить клиентов. Задача летит на руководителя интерне-магазина, что надо создать акции на сайте и сделать рассылку по базе и так далее.

Целая цепочка. По правде говоря, мы мало используем этот функционал. Есть куда расти.

Быть предпринимателем — значит жить с открытыми глазами. Слушать, наблюдать, удивляться. Ходить на выставки, летать в другие страны, обсуждать идеи с друзьями-предпринимателями, читать, думать, пробовать. Постоянно учиться и приносить в компанию новые идеи.

Именно из этого состояния рождаются сильные идеи, видение, энергия для стратегии.

А компания в это время должна работать автономно: обслуживать клиентов, развивать продукт, зарабатывать. Без моего ручного управления.

Я выстраиваю систему не ради контроля. А чтобы у меня было время на встречи с другими предпринимателями, на размышления, на перезагрузку. Потому что когда подвернётся удача — я должен быть отдохнувшим, готовым, сфокусированным. Вот ради этого всё и строится.

Если вам близка идея «умного управления», подписывайтесь на мой канал «Бизнес под кофеёк». Там я делюсь своим опытом в бизнесе. От построения системы до запуска новых проектов.

Также могу поделиться:

Просто напишите в комментариях к посту: «Антон, пришли схемку», и я скину материал. Не забудьте продублировать запрос мне в ТГ. Удачи!