Разговоры у кулера на удалёнке: как мы переехали из коворкинга в виртуальный офис
Проработав полгода на вынужденной удаленке, мы с удовольствием вернулись в коворкинг. А спустя всего неделю решили переехать в “онлайн офис”. Делимся впечатлениями и результатами эксперимента :)
Для начала, нам нужно пару слов сказать о себе.
За полгода до наступления карантина, мы с коллегами разрабатывали и проводили деловые игры, а с переездом на удалёнку занялись разработкой сервиса, ориентированного на тех, кто проводит игры и тренинги в онлайне. (Подробнее о его создании, в нашей предыдущей статье на VC)
Итак, отметив наступление 21-го года, мы с коллегами решили, что пора возвращаться в привычное для нас место работы - в коворкинг.
Неожиданно для нас самих, этот опыт оказался некомфортным. Появилось общее ощущение неуюта.
При этом, до карантина, дискомфорт от работы “не из дома” никогда не возникал. Даже наоборот, была уверенность в том, что рабочую атмосферу создать дома невозможно и вообще, нужно почаще менять обстановку.
За карантин привычки сильно изменились и теперь в коворкинге для нас было шумно, еда и напитки обходятся дороже чем обычно, да и весь день сидеть на стуле не так комфортно, как работать на диване в домашней одежде.
А самое главное - привычное для удаленки, расписание рабочего дня, перестало умещаться в отведенные ей рамки. Как-будто в сутках стало на 3-4 часа меньше.
Поиск лучшего решения
Вместе с тем, как мы перешли в коворкинг и ощутили на себе "минусы" привычного режима работы, мы стали свидетелями экспериментов у нескольких команд, которые предположительно решили использовать наш сервис, как замену привычным "офисам".
Узнали мы об этом случайно, заметив аномалии по времени нахождения в пространствах. Мы предложили коллегам пообщаться и поделиться своей задумкой, а также впечатлениями от такого эксперимента.
Выяснилось, что так они борются с возникающей на удалёнке разобщенностью команд и экономят время на переписках и звонках в zoom/skype/telegram.
Оказавшись на растяжке из проблем от возвращения в коворкинг и трудностями удаленной работы, мы решили повторить этот опыт наших клиентов на себе. И для чистоты эксперименты, решили поискать проекты занимающееся схожей проблематикой и потестировать в первую очередь их.
В конце статьи делимся опытом: "Как мы попробовали онлайн офисы и что из этого вышло".
Почему привычные решения не работают
Перед тем как приступить к обзорам виртуальных офисов, хотим выделить те сложности, с которыми пытались бороться сами и которые нам так и не удалось победить связкой из известных и привычных всем средств: Zoom + Slack + Miro и т.д.
Исчезли неформальные и творческие разговоры в коллективе
Новым сотрудникам стало сложнее включаться в коллектив - у них появляется ощущение отчужденного "фрилансера", а не части проектной команды. А у давно слаженного коллектива стали возникать сложности, на почве неточного понимания задач, и обратной связи по ним - будто чего-то не хватает.
Люди просто стали отвыкать друг от друга.
Как влияет на производительность команды количество коммуникаций за день, я узнал из исследования Алекса Пентленда «Новая наука создания великолепной команды». Из этого мы поняли, на сколько важно количество "точек касания" внутри команды и что формат созвонов недостаточен.
Впустую тратится время на организационную подготовку к созвону.
Если вдруг потребовалось переговорить с несколькими коллегами, нужно с каждым связаться, дождаться пока они возьмут трубку или ответят в чатике. Потом выбрать и организовать “звонилку” в которой у всех заработает звук. И вот, “о чудо”, спустя полчаса подготовок, мы созвонились.
Конечно, такой проблемы не возникает, если у вас строгий режим и о каждом созвоне все знают заранее, он проходит регулярно в определенное время и с регулярным составом. У нас же, на практике, регулярными бывают только планерки.
Обзор сервисов
Позиционируют себя именно как онлайн офисы.
Видели много анонсов. Очень хотели посмотреть, но так и не смогли воспользоваться. Саппорт, любезно попросил нас пока подождать, а когда настанет время - нам пришлют приглашение.
В первую очередь, позиционируется, как сервис для онлайн мероприятий.
Преимущества:
Просто организовать пространство для большого числа сотрудников (но не более 25 в одной комнате).
- Очень много возможностей по визуальной кастомизации пространств.
- Есть свободное перемещение собственных персонажей.
Недостатки:
- Игровой мир прекрасно подходит для фан встреч, однако в процессе работы он больше обращает внимания на себя, чем фокусирует на продуктивном общении.
- Не хватало инструментов для схематизации, приходилось совмещать с другими сервисами.
- Относительно высокая стоимость для использования в режиме "офис".
Сервис появился в 2014 году и позиционируется как онлайн офис.
Преимущества:
Не требует установки, не сильно нагружает устройство.
Есть интеграция с другими сервисами видео-связи (Zoom, Meets, MS teams)
Есть статусы активности (онлайн, не беспокоить, отошел)
Недостатки:
Чат не сохраняется, нельзя напрямую обменяться файлами, нет whiteboard.
Непонятно кто и где находиться (иконки юзеров отличаются только текстом, который не видно за декорациями офиса)
- Нет мобильной версии
Почему-то у нас не захотело работать видео других участников на встроенном сервисе для звонков.
Позиционируется как место для онлайн-тренингов.
Преимущества:
- Есть ощущение собственных границ в виртуальном пространстве, за счет видео внутри аватара.
- Быстрое и свободное перемещение между рабочими местами. Чтобы перестать слышать остальных коллег, не нужно уходить в другой зал, достаточно отодвинуть от них свой аватар.
- Встроен набор инструментов для совместной работы (в рамках “офиса” воспользовались доской для рисования, текстовыми стикерами, синхронными презентациями и шарингом экрана).
Недостатки:
- В отличии от других сервисов, пространство офиса пока необходимо собирать самостоятельно (искать к нему декорации).
- Не хватает статусов, как в аське - пока решается путем оставления виртуальных стикеров на виртуальных столах.
Итоги
С помощью “онлайн офисов” нам удалось устранить проблему долгой подготовки к созвонам. Их организация стала занимать не более 30 секунд. Эти секунды уходят уже на привычные диалоги:
- Мааакс
- …что?
- Над уточнить схему CJM. Позови пжлст Степана и Васю в переговорку
- Ок, ща подойдем
Отчасти, удалось вернуть неформальное общение, за счет виртуальной “курилки”.
Коллеги стали чаще “подходить” друг к другу, для уточнения вопросов, что существенно сократило время на переписки и увеличило число коммуникативных связей.
Появилось ощущение рабочего дня. Утром в 10:00 заходишь в зал, а по завершению рабочего дня закрываешь вкладку с “офисом”.
Однако живое общение и прямой контакт глаз никаким софтом не удается заменить, поэтому оптимальным решением для нас стало: одна встреча в неделю в коворкинге и 4 дня в “онлайн офисе”.
В следующей статье планируем продолжить обзор подобных решений, подойдя к этому более обстоятельно: обобщив и расширив список критериев, а также включив в обзор больше сервисов.
Как вы считаете, как скоро виртуальные офисы вытеснят коворкинги? :D
онлайн офисы - смещают фокус с задач на коммуникацию. И это неправильно.
Если в команде есть проблемы с общением, формальным или неформальным - то нужно менять менеджеров или тех членов команды, которые молча сидят и бояться задать вопрос коллеге когда это нужно.
Необходимость ощущать "начало" и "конец" рабочего дня - неумение в собственный тайм-менеджмент. И его нужно решать не в софте, а в собственной голове.
Можно было бы продолжить и дальше, но мне приятней наблюдать как подобные сервисы один за одним появляются и так же быстро умирают, потому что они дают больше минусов, чем плюсов. Особенно для ИТ компаний, где люди не горят желанием тратить время на "курилку".
Коммуникация это базовый процесс и его важно поддерживать. Для ряда ролей, например для дизайнеров, это прям супер важно - оперативно переброситься парой фраз. Есть разные команды с разными потребностями.
Вопрос не в том, что "боятся задать вопрос", а в том, какое количество действия нужно совершить, чтобы задать вопрос.
А "курилка" нужна всегда (это может быть кухня или ТВ с приставкой), потому что это смена формата - отвлекся, переключился, обсудил и вернулся к задаче.
Жесть, ребята, вы там работаете или в симс играете?
Зачем вообще организовывать созвон ради двух фраз? А вдруг человек находится в состоянии потока, вы его на ерунду отвлечёте, он потом ещё полчаса с мыслями будет собираться? Написали в чат, как смог, так ответил.
Согласен, "созвон" ради двух фраз, действительно бессмысленен. И отвлекать человека в "состоянии потока" - тоже вредно.
Никто никого не заставляет сидеть в этом офисе с 10 до 19, если нужно чтобы никто не отвлекал - в обычном офисе, например, запираются в переговорке.
Бывают разные ситуации и разные рабочие позиции, иногда акт: "подойти и оперативно сказать несколько слов" действительно важен и эмулировать его (во всяком случае, в нашей практике) быстрее и/или удобнее, чем позвонить по телефону или написать в чат и ждать ответа.
"Новым сотрудникам стало сложнее включаться в коллектив - у них появляется ощущение отчужденного "фрилансера", а не части проектной команды." Как человек, сменивший место работы в период самоизоляции, полностью согласен. Нет привычного вышел в первый день и сразу со всеми познакомился, из-за этого, как раз, и возникает такое чувство
Уже как лет 15 плюсую эту картинку. Юбилей!