Ушла половина менеджеров, но продажи удвоились: как BTL-агентство внедряло CRM-систему
Промоутеры в регионах, продажи на миллионы и бардак в чатах — BTL-агентство «Акула» десять лет развивает офлайн-рекламу в городах России. Но в какой-то момент всё застопорилось: в переписках началась сплошная путаница, клиенты стали теряться, а продажи забуксовали.
Чтобы исправить ситуацию, Георгий Акулов — основатель агентства — внедрил OkoCRM с мессенджерами и роботами. В результате — x2 к выручке, +30% к оплатам и -50% команды, которая просто ушла с концами. Я созвонился с Георгием, и узнал, как удалось добиться таких результатов.
Агентство «Акула» — не типичный московский подрядчик. Оно закрывает промо-акции, раздачи и расклейки по всей стране. Работают с франшизами, крупным и локальным бизнесом. Работа в регионах — сильная сторона агентства. Чтобы держать под контролем десятки промоутеров в разных городах, в «Акуле» выстроили строгую систему:
- Промоутер включает геолокацию в Telegram.
- Делает селфи в начале и в конце смены.
- Фотографирует пачку листовок, чтобы было видно, как она уменьшается.
Все фото и действия фиксируются в отдельном приложении — менеджеры видят, где были промоутеры, сколько листовок раздали и по каким адресам. Но оказалось, что даже строгая система нуждается в автоматизации.
Бизнес работал «на честном слове»: заявки терялись, а отчеты искали в почте
До CRM в компании всё держалось на импровизации. Кто-то писал в WhatsApp, кто-то в Telegram, звонки приходили вразнобой, история общения — разве что в голове у менеджера.
«Чтобы разобраться, кто что продал, приходилось слушать по 20 звонков подряд. А аудио приходили на почту — их нужно было вручную скачивать»
Клиенты путались между менеджерами, номера сохранялись только в телефонии, реквизиты терялись, договоры делали по два дня. Даже счёт выставить — уже квест. Счета и договоры оформлялись через бухгалтера, и если он ошибался — всё возвращалось на доработку. Никакой прозрачности.
x2 к продажам и +30% оплат — просто потому, что CRM всё разложила по полочкам
🚀 После внедрения OkoCRM дела пошли в гору:
- Продажи выросли в 2 раза: с 1–1,5 млн ₽ в месяц до 2–3 млн ₽
- Конверсия в оплату выросла на 30%
- Счета и договоры — теперь за 15 минут, а не сутки
- Скорость ответа: с «никто не отвечает» до 3 секунд
«Раньше всё тормозило. Сейчас — полная прозрачность: сделки, чаты, звонки — всё в карточке клиента. Менеджерам проще, мне спокойнее».
Что помогло добиться таких результатов?
Роботы — обрабатывают заявки и отправляют КП
Большую часть типовых задач взяли на себя роботы: они собирают первичную информацию, отправляют КП, подогревают интерес, формируют документы, делают допродажи и выполняют ещё тонну задач, например:
- автоматически обрабатывают входящие заявки
- запрашивают у клиентов реквизиты и выставляют счета
- присылают клиенту видео, кейсы и отзывы, пока менеджер занят
«Если заказ несложный — договор и счёт формируются за 15 минут. Раньше — день, минимум. Да, роботы ещё не идеальны, но уже снимают кучу рутины. Это помогает менеджерам продавать, а не копаться в табличках»
Мессенджеры заменили телефоны
Без интеграции с мессенджерами агентство не справилось бы с объёмами. Через сервис WhatCRM подключили Telegram и WhatsApp, теперь все сообщения — в карточке клиента. Даже если человек не дозвонился, CRM сама пишет: «Извините, мы не ответили. Чем можем помочь?» Через чаты отправляют документы, сметы, уточняют детали — звонки почти ушли в прошлое.
Для обработки телефонных звонков подключили к CRM телефонию и голосового робота RoboVoice. Для найма промоутеров интегрировали Авито. Также в CRM выстроен канбан — вся история сделки видна, легко подключать новых менеджеров, обучение — быстрое и наглядное.
«Телефон уже не основа отдела продаж. Люди не хотят говорить, они хотят писать — и получать быстрый ответ»
Бухгалтер больше не нужен: документы собираются за 15 минут
Раньше чтобы сделать договор или выставить счёт, Георгий писал бухгалтеру и ждал, пока тот запросит у клиента реквизиты, соберёт и принесёт документ. В итоге примерно в половине случаев договоры и счета приходили с ошибками, приходилось отправлять на переделку.
Сейчас:
- Реквизиты и информацию у клиентов запрашивает робот.
- На каждый документ в CRM лежит шаблон, который заполняется автоматически данными от клиента.
- Любой документ формируется за минуты менеджером или автоматически.
Счета, договоры, акты — теперь всё автоматизировано в OkoCRM. Ошибок стало в разы меньше, сделки закрываются быстрее.
«Половина отдела уволилась, не желая работать в CRM»
Когда внедрили CRM, начался саботаж. Половина менеджеров просто ушла, отказавшись разбираться в системе и вести дела как полагается. Часть — вернулась через пару месяцев, согласивших играть по новым правилам.
Сейчас в продажах — 4 менеджера. Они закрывают заявки, ведут клиентов и передают их в производство. В CRM ведётся вся история: чаты, звонки, документы, контакты.
«Интерфейс простой, но барьер у людей психологический. Сейчас все продавцы работают в системе. Кто не смог — не справился. Мы растём дальше».
💡 Что может взять из этого кейса любой другой бизнес
- Если у вас больше 5 клиентов в месяц — без CRM вы теряете деньги
- Если у вас работают менеджеры — их эффективность можно увеличить x2
- Если вы используете мессенджеры — интегрируйте их с CRM, или будете терять переписку
- Если есть рутина — отдайте её роботам