Офис Post-Covid

После недавнего указа мэра Москвы, работодатели больше не обязаны соблюдать регламент о переводе 30% сотрудников на удаленный режим работы, оставив его в качестве рекомендации.
Теперь перед компаниями встает немало задач: оставлять ли сотрудников на дистанционной работе, как адаптировать возвращение сотрудников в офис после такого долгого перерыва и что делать с площадью, ранее закрепленной за каждым сотрудником, если компания примет решение о постоянном сохранении 30% штата на “удаленке”.
Мы проанализировали тенденции среди Российских и зарубежных компаний и составили практическое руководство, как реорганизовать стандартный офис в “гибридный”, который будет комфортным как для сотрудников, находящихся на дистанционной работе, так и работающих на территории работодателя.

Компания Dropbox приняла решение о переводе всех сотрудников на дистанционную работу. При этом они сохраняют большую часть офисов, переоборудовав их под коворкинги DropboxStudios. Доступ к которому будут иметь все сотрудники, но их основной функцией станут переговоры и командная работа. Так же компания введет “нелинейные рабочие дни”- каждый сотрудник будет сам выбирать время и место работы.
MailGroup и Google заявили, что оставят на постоянной удаленной работе 30% своего штата сотрудников.
Официальные представители Apple и “Байкал Сервис” выступили с заявлением, что намерены вернуть всех сотрудников в офис, как только руководство сочтет безопасным их возвращение в связи с эпидемиалогической ситуацией.
Согласно опросу, проведенному + Superjob, вернуть сотрудников с дистанционной работы собираются 25% опрошенных компаний. Оставить всех сотрудников переведенных на «удаленку» трудиться дистанционно планируют 32% компаний, 34% компаний хотят вернуть в офис только тех сотрудников, чье присутствие в офисе необходимо. 9% респондентов затруднились дать ответ.

У большинства компаний опыт удаленной работы оказался положительным, что привело к новому глобальному тренду, который можно назвать, “Гибридный офис” - сотрудники могут самостоятельно выбирать, сколько дней они будут работать в офисе, а сколько удаленно.
Такой подход позволяет снизить затраты на содержание офиса и инфраструктуры, а так же открывает возможность для сотрудничества с экспертами, недоступными для локального найма.
Гибридный офис может удовлетворить, как и сторонников свободного графика работы, так и тех, кто все же не смог адаптироваться под дистанционный режим работы. Им предложат вернуться в привычные для них условия труда в офисе. О том, что продолжат работать удаленно, но в долгосрочной перспективе рассматривают «гибридный» формат работы уже заявили в компании “Авито”.

Тестируются несколько видов гибридного режима работы. Первый подразумевает чётко зафиксированные графики с выходом в офис несколько дней неделю.
Второй режим позволяет приходить в офис тогда, когда сотрудникисчитают это необходимым. Но есть условие, что рабочие места в этом случае ни за кем не закреплены.
Третий режим, который тестируют компании, позволяет сотрудникам закрепить за собой конкретное рабочее место в офисе, но приходить каждый день не обязательно.
Подобный формат работы помогает компаниям избежать большого скопления сотрудников в местах общего пользования, избежать очередей в обеденное время в столовой и решить вечную проблему с нехваткой переговорных комнат.
Вероятно, некоторые компании с небольшим штатом задумаются о том, чтобы перейти в коворкинги или оптимизировать офисные площади. Например, сделают больше переговорных комнат или добавят в опенспейс зоны для сфокусированной работы.
Важно помнить, если сотрудник перестаёт общаться с друзьями из своего или других отделов, как это было в офлайне, рвётся ещё одна ниточка, связывающая человека с компанией.

Пример – офис с планировкой openspace на 48 сотрудников и общей площадью
325 кв. м. Компания решила оставить 25% сотрудников.

Сценарий 1
закрепленные рабочие места

Планировочное решение не изменяется, меняется функция пространства : “коворкинг”.
Такой тип планировки позволяет сотрудникам закрепить за собой конкретное рабочее место в офисе, но приходить каждый день не обязательно.

Сценарий 2
не закрепленные рабочие мест

Убираем 12 стационарных рабочих, что соответствует нашиму условию из примера (25% сотрудников на “удаленке”). Создаем на их месте гибридное пространство, элементы которого подходят под разные функции и не закреплены под конкретных сотрудников: изолированные кабины – для видеоконференций и звонков; большой стол с системой мультимедиа – для переговоров, диваны со столами для работы с ноутбуком.

Сценарий 3
пересмотр необходимости стационарного места сотруднику

Возможно, тем сотрудникам, которые появляются в офисе эпизодически в силу большого количества встреч за пределом офиса, и не нужен закрепленное стационарное рабочее место. Для таких сотрудников можно предусмотреть столы для работы с ноутбуками “Hot-desk”. Их так же можно использовать для рабочих совещаний и brain-storm штатных сотрудников.

Сценарий 4
места под переговорные

В случае, когда компания оставляет 25% сотрудников на “удаленке”, но при этом испытывает нехватку переговорных комнат, можно использовать “room in room”. Это мобильные комнаты для переговоров, окруженные звукоизоляцией. Такие переговорные являются мебельным элементом и их установка не затрагивает существующую отделку