Рутина в проектах: как создать качественный продукт в срок и не сойти с ума

За каждым успешным проектом стоят не только великие дела, но и ежедневные операционные процессы, без которых ничего бы не получилось. За них в команде отвечает проджект-менеджер — лидер и душа проекта, который берет на себя рутину и контроль задач. В статье приведены приёмы и инструменты, которые помогают нам запускать проекты в срок без коллективного нервного срыва.

Для команды важно открытое информационное пространство, то есть возможность в любой момент получать достоверные сведения о состоянии проекта. Для этого каждый участник включен в рабочие чаты, и присутствует на ежедневных митингах. На видеовстречах мы обсуждаем, что было сделано за прошлый день и какие у нас планы на сегодня. Разбираем, с какими проблемами столкнулись и находим новые решения.

Возможно, не самая очевидная, но значимая обязанность менеджера проекта — это создание доверительной атмосферы внутри команды. Проджект должен быть помощником участникам команды, а не начальником. Менеджер проекта отвечает за сроки, содержание и бюджет, и ему важно знать, что происходит с той или иной задачей. Только открытые и доверительные отношения с каждым сотрудником помогут ему всесторонне понимать, что происходит с проектом.

В нашей работе встречи проводятся постоянно — обсуждаем дела с заказчиком и решаем вопросы внутри команды. Как и при любой устной коммуникации, участники могут что-то забыть, упустить или понять неверно. Чтобы этого избежать, проджект-менеджер фиксирует итоги встречи в письменном виде (так называемый FollowUP) и рассылает его участникам. Этот инструмент структурирует информацию и устраняет неясность. В дальнейшем менеджер проекта контролирует выполнение установленных договоренностей.

Кроме того, любая коммуникация предусматривает протокол встречи. Перед тем, как назначили митинг, менеджер обозначает агенду — план и список задач для обсуждения. Во время встречи менеджер следит за таймингом и за тем, чтобы участники не отклонялись от темы митинга.

Правильное Преждевременное Планирование Предотвращает Плохие Показатели. Чем подробней разработан план, тем меньше возникнет проблем при реализации. Если у проекта нет четких границ, то в таком случае формируется дорожная карта (Roadmap) крупными мазками на длительный срок. Крупные задачи разбиваются на двухнедельные спринты: на каждый такой этап работы составляется набор фичей, который будет выполнен за это время.

Контролировать проджект менеджеру приходится не только себя, но и всех участников проекта — команду и заказчика. Ежедневно перед митингом с командой менеджер отслеживает какие задачи были выполнены, а какие упущены. Разбирается в причинах и решает, как можно это исправить. Также нужно контролировать информацию и со стороны заказчика — напоминать о договоренностях и просить необходимые сведения.

Проект не станет успешным, если отношения в коллективе будут плохими. Менеджер — это лидер и зажигалка проекта. Помимо прочих обязанностей, он должен уметь выслушать и поддержать каждого участника команды. Держать командный дух и позитивный настрой — немаловажная часть работы проджект-менеджера.

Как показал наш опыт, на этих шести китах держится эффективное управление проектами.