Стартер-пак удаленщика: какие сервисы помогают нам работать эффективнее. Опыт Boss Kids

Как собрать идеальный набор инструментов для удаленной работы? Универсального ответа на этот вопрос нет, но лучший вариант — эксперименты с разными digital-сервисами. Своим опытом и лайфхаками поделился Магомед Расулов, основатель онлайн-школы финансовой грамотности для детей и подростков Boss Kids.

Переход на удаленную работу в 2020-е — это, пожалуй, самый масштабный корпоративный эксперимент в истории. Когда год назад начали вводить локдаун, выбирать инструменты особенно не приходилось — все сидели в Zoom и Telegram, а в рабочих коммуникациях царил полный хаос. Заниматься совместными проектами тоже было сложно — все использовали свои таск-менеджеры и фреймворки, что приводило к еще большей путанице.

Мы старались не поддаваться панике — просто не было на это времени. До карантина наша школа финансовой грамотности существовала всего 10 месяцев, к тому же компания работала в офлайне. Пришлось быстро переизобретать бизнес и переходить в онлайн-формат. А параллельно мы искали самые лучшие инструменты для совместной работы и обработки данных. Постепенно мы собрали идеальную комбинацию сервисов, которой пользуемся до сих пор.

Было: Изначально мы тестировали разные сервисы, начиная с элементарных инструментов Google Docs, заканчивая популярной Jira и довольно громоздкой системой Monday. С их помощью команда верстала таблички, планировала проекты, разрабатывала образовательные продукты. Поскольку нам предстояло быстро собрать лэндинг и запустить рекламу онлайн, мы постоянно собирали визуализации посадочных страниц и креативов. Для этого использовали визуальный редактор Canva и платформу Moqups. Кроме того, для внедрения и анализа бизнес-процессов мы выстраивали цепочки в draw.io (недавно сервис переименовали в Diagrams.Net).

Стало: Через месяц после перехода на удаленку мы обратили внимание на сервис Miro. Когда-то он назывался RealtimeBoard и предлагал «бесконечные доски для бесконечных возможностей», а еще там можно было делать ментальные карты (майндмэпы). Но, как оказалось, функционал у сервиса расширился, и Miro подходил для всех наших задач, у которых есть хоть какой-то элемент визуализации. Мы начали использовать его во время созвонов для проектной работы и разработки продукта, для описания бизнес-процессов, для создания мокапов и креативов.

Платформа Miro, кстати, идеально подходит для брейнштормов. Например, иногда мы берем стандартные шаблоны и фреймворки, чтобы структурировать и систематизировать информацию. Неплохой вариант, когда нужно проработать новый продукт или проанализировать клиентский опыт.

Как используем: В Miro у нас есть как общие доски, где работает сразу несколько членов команды, так и индивидуальные, где каждый размышляет над своей задачей. Пока мы оформили платную подписку по тарифу Team — за каждого пользователя платим $10 в месяц.

Было: Когда команда была небольшой, мы обходились обычными мессенджерами — в основном WhatsApp и Telegram. Но когда компания стала расширяться, стало понятно, что такой формат не подходит — мы постоянно путались в многочисленных чатах, коммуникация от этого страдала. Бывало, что часть команды поздно узнавала о задачах, потому что состояла в другом чате.

Стало: Нам нужно было выбрать один централизованный канал коммуникаций и единый инструмент для корпоративного общения, и Slack казался очевидным вариантом. Впервые я потестировал сервис еще до основания Boss Kids, когда участвовал в одном из акселераторов. Поэтому я уже знал о многих преимуществах — например, в Slack можно интегрировать другие сервисы и автоматизировать задачи. Мы хотели свести к минимуму рутинную работу с файлами, чтобы сотрудники не тратили время на оформление ссылок на документы и рассылку напоминаний. На полный переход у нас ушло всего две недели, и сейчас 95% общения проходит на платформе.

Как используем: У каждого подразделения команды есть свои доски, поэтому никто не путается и получает только релевантные апдейты. Общение один на один мы свели к минимуму — все вопросы решаются в чатах отдела. Конечно, есть и общие каналы, но они используются не так часто. Все новости и актуальные для каждого отдела задачи сразу поступают в чат Slack, а дальше команда уже подключает другие сервисы. Например, мы интегрировали Zoom и Miro. Плюс в том, что все эти услуги входят в бесплатный тариф.

Было: Еще в начале своего пути мы использовали канбан-метод и, конечно, тестировали Trello: распределяли задачи, ставили сроки, но не очень понимали, зачем это нужно. Эффективнее работать мы не стали, а внесение задач в таск-менеджер превратилось в неприятную рутину и «обязаловку».

Стало: Преимущества Trello мы оценили после того, как к команде присоединились технические специалисты, которые реализуют запросы из других отделов. На этот раз канбан-метод подошел нам идеально: с помощью Trello ребята фиксировали все циклы выполнения задач — от бэклога до стадии «Принято». Мы пробовали перенести этот процесс в Miro, но в Trello все-таки проще ставить именно технические задачи и отслеживать сроки.

Как используем: На первом этапе у нас возникла проблема — каждый отдел, который ставил задачу в Trello, считал свой проект самым приоритетным. Чтобы не путаться, мы добавили систему фильтрации и определения приоритетности, а также обсудили механику принятия решений. Так, стало понятно, какие задачи из бэклога нужно брать в первую очередь. Boss Kids использует бесплатный план — функционала нам пока хватает.

Было: Первое время мы консервативно подходили к работе с файлами: использовали гугловские инструменты Drive, Docs и Spreadsheets, а также Dropbox. Это неплохой вариант для стартапа на ранней стадии, но когда команда растет, документов становится слишком много. А если сотруднику нужно одновременно десять доков, приходится их искать на разных сервисах, создавать для этого отдельную папку. UX процесс организован не лучшим образом, что приводит к путанице.

Стало: Notion мы начали использовать относительно недавно — как раз чтобы оптимизировать работу с документами. Главное преимущество — это интерактивность. Пользователи могут не только верстать и прикреплять доки, создавать списки и таблицы, но также добавлять визуализацию, интегрировать мультимедиа. Инструмент отлично подходит для работы над курсами. Плюс еще и в том, что менеджеры автоматически получают оповещения и сразу видят, что изменилось в регламенте или скрипте.

Как используем: В Notion мы пока создали несколько досок, например, «Продукт» и «Клиентский сервис». Работать с доками стало удобнее, а главное, сам процесс поиска и анализа информации упростился, так что сотрудники испытывают меньше стресса. В Notion мы используем платную подписку — она стоит $8 в месяц.

Было: До определенного момента мы не использовали тайм-трекеры, но на удаленке без них не обойтись, потому что так сотрудникам проще отслеживать свою эффективность.

Стало: С помощью Toggl Track каждый сам отслеживает, сколько времени у него уходит на задачи. Это не лучший инструмент для мониторинга за сотрудниками, но в Boss Kids мы такую цель не ставили. Скорее искали сервис для самодисциплины — каждый сам определяет задачи на день и отслеживает прогресс в течение дня.

Как используем: Сотрудник пишет, над чем он работает в данный момент, а затем включает таймер — после завершения он нажимает «Стоп». По итогу можно проанализировать, сколько времени ушло на проект и какие отвлекающие факторы мешали работать эффективнее. Платить за сервис не приходится — для небольшой команды подойдет бесплатный тариф.

Было: На старте менеджеры Boss Kids строили все коммуникации вручную, используя собственные аккаунты — например, лично писали клиентам в WhatsApp или Telegram. Вскоре мы перешли на корпоративные каналы и стали чаще использовать телефонию и автоматизированные рассылки. От мессенджеров мы не отказывались и со временем поняли, что именно этот канал связи предпочитает большая часть целевой аудитории. Оставалось только найти удобную платформу, чтобы интегрировать все каналы с CRM-системой. Так, мы начали тестировать Wazzap и Omnidesk.

Стало: OmniDesk помогает автоматизировать рутинные задачи. Например, любой менеджер, не обладая даже базовыми навыками программирования, может настроить ботов для автоматизированной коммуникации — все благодаря удобному user-friendly интерфейсу и обширному функционалу. OmniDesk заменяет помощника и секретаря — с его помощью команда выстраивает коммуникацию с клиентами на всех этапах, начиная с рассылки в мессенджерах и заканчивая сбором фидбека.

Как используем: Сервис покрывает все базовые задачи, связанные с коммуникациями. Мы настроили рассылки, автоматизировали часть процессов, подключили оценку качества по метрикам SLA и CSAT. Поскольку теперь мы не ограничены одним каналом связи и одним инструментом, то можем анализировать больше разных показателей, а не только индекс потребительской лояльности NPS. Сейчас команда делает ставку на автоматизацию — хотим ускорить процесс обработки входящих обращений, а также создаем Telegram-бота для учеников Boss Kids — он будет решать организационные вопросы и давать рекомендации по учебе.

Я назвал эту подборку стартер-паком удаленщика, потому что на начальном этапе любой компании стоит протестировать несколько инструментов. Нам удалось собрать свою оптимальную комбинацию, но она не универсальна. Мы делали ставку на мультифункциональные платформы, чтобы не задействовать по 20 приложений и не тратить массу времени на микроменеджмент. Пока такой формат нам нравится, но он точно будет меняться — на рынке постоянно появляются новые интересные продукты, которые хочется потестировать. Так что продолжаем изучать варианты и искать эффективные инструменты для удаленки, которая точно останется с нами и в будущем.

#сервисы #менеджмент #удаленнаяработа