Как вести списки дел в Notion: 3 шаблона от реальных менеджеров в IT

Внутри статьи шаблоны, которыми поделились управленцы моей компании Ratio. Они работают по разным методикам таск-трекинга, но я не разрываюсь между приложениями, когда нужно проверить загрузку менеджеров.

Сервисы вроде Asana всегда основаны на конкретной методике. Сменить подход нельзя, всей команде приходится играть по одним правилам. Но хороший менеджер должен быть гибким, поэтому его работу не нужно подгонять под общий шаблон.

В Notion ваши сотрудники смогут вести задачи по-своему. Пусть шаблоны из этой статьи станут отправной точкой для создания собственных подходов.

Если вы недавно начали внедрять Notion, вам поможет моя обучающая рассылка — там полезных шаблонов ещё больше. Подробности читайте в телеграм-боте @CorpNotionBot, а в конце этой статьи ищите промокод на скидку.

Продакт-менеджер Ольга одновременно управляет проектами на разных стадиях (даже ведёт продажи). Её задачи часто возникают из ниоткуда и требуют быстрого решения, поэтому долгосрочное планирование не работает.

Для Ольги фактически выполненная работа и быстрая реакция на изменения важнее, чем идеальный план, который никогда не осуществится.

Шаблон: фокус дня

По шаблону видно, что он не использует какую-то конкретную методику учёта задач — и уж тем более он не про суровый тайм-менеджмент. Его предназначение проще: составить списки дел на сегодня и завтра.

Если входящая задача не горит, она по умолчанию попадает в список на завтра. В конце дня нужно разобрать все завтрашние задачи, проставив дни в поле Date.

В шаблоне над таблицей есть строка «Фокус дня» — туда записывается одна задача, которая точно должна быть сделана сегодня. При этом из обычного списка фокусная задача не убирается.

Фокус дня важнее, чем список задач. Если что-то из списка можно не успеть, то фокус нужно выполнить точно — иначе день пройдёт зря.

В идеале нужно также выставлять фокус недели — каждый фокус дня должен приближать вас к нему. На практике не всегда получается так, но используйте эту механику, если вам требуется больше планирования.

Иногда для крупных проектов создаётся отдельная страница с задачами — например, это может быть канбан-доска для всей команды. Чтобы не тратить время на двойной учёт, на личной странице такие проекты можно не расписывать подробно. Но фокус дня лучше проставлять всегда — это основная механика, которая помогает держать себя в тонусе.

В Ratio отдел разработки административно делится на три части: бэкенд, фронтенд и разработчики, которых мы отдали в аренду другим компаниям — по модели аутсорсинга. Получается больше десяти человек, которыми через тимлидов управляет руководитель отдела Григорий.

Самое опасное в его работе — это потеря концентрации. Разработчики часто отвлекают вопросами: переключаясь между контекстами разных проектов, руководитель теряет время и силы, даже выгореть может.

При этом ему нужно не только решать проблемы подчинённых, но и разбираться со сложными задачами по разработке.

В такой ситуации главная цель таск-трекинга — помочь руководителю заниматься действительно важными делами, при этом не усложняя планирование (иначе он завязнет в нём).

Шаблон: ресурс руководителя

Этот список работает по методике Getting Things Done (GTD). Её придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению.

Inbox — сюда попадают все входящие задачи, которые появились в течение дня и не требуют решения прямо сейчас.

Today — дела на сегодня. Подбираются автоматически: у задач есть поле Date, по которому выстраивается список.

Tomorrow — список дел на завтра. Тоже формируется по полю Date.

Next — задачи, которые нужно сделать сразу, как представится возможность. Список формируется по значению поля List.

Someday — дела, которые могут подождать. Впоследствии переезжают в Next или удаляются.

Waiting — список наблюдения. Здесь собираются задачи, которые были частично сделаны, но дальше двигаться пока нельзя — например, если вы ждёте обратную связь от клиента.

Раз в неделю руководитель просматривает Someday, проставляет даты и меняет статусы задач. Next тоже можно открывать раз в неделю, но лучше делать это каждый день. Inbox в любом случае разгребается ежедневно, задачи из него нужно распределять по другим спискам.

Чтобы списки в GTD не забивались, у нас появилась рекомендация: не больше 7 задач в списке на день, выработка по 5 часов — остальное уходит на рабочую коммуникацию. Но это не жёсткое правило — можно настроить количество задач и выработку под себя и отклоняться от плана, если необходимо.

Также каждый пункт в списке может состоять из подзадач. В Notion элемент базы данных легко превратить в отдельную страницу, так что подзадачи добавляются прямо в карточку основной задачи.

Продакт-менеджер Никита управляет разработкой веб-сервисов и пользуется методикой Getting Things Done, но с важным дополнением: он чётко прописывает приоритет каждой задачи.

Также он не использует теги Someday и Waiting — из-за менеджерской специфики его задачи не будут ждать так долго.

Шаблон: приоритеты

Такой подход может оказаться удобнее классического GTD, потому что он сортирует задачи по важности даже внутри одного дня. Это полезно, если менеджер плотно загружен, но фокус дня применить нельзя — нет одной задачи, которая бы заслуживала внимания больше всех остальных.

В шаблоне задачи разделены по типам:

Входящие задачи должны сразу отправляться на завтра, но на практике это не всегда получается. И всё же приоритеты помогают выполнить большую часть из запланированного.

Рассылка «Бизнес-процессы в Notion» находится в телеграм-боте @CorpNotionBot. Она платная, но это того стоит — внутри 20 шаблонов, с помощью которых вы сможете перенести все бизнес-процессы вашей компании в одно приложение.

Промокод на скидку 30%: NOTIONTASK

Также я веду телеграм-канал @panfilovonline, пишу про управление распределённой командой и разработку цифровых продуктов. Подписывайтесь, там тоже интересно.