Сервисы
Максим Панфилов

Как вести списки дел в Notion: 3 шаблона от реальных менеджеров в IT

Внутри статьи шаблоны, которыми поделились управленцы моей компании Ratio. Они работают по разным методикам таск-трекинга, но я не разрываюсь между приложениями, когда нужно проверить загрузку менеджеров.

Сервисы вроде Asana всегда основаны на конкретной методике. Сменить подход нельзя, всей команде приходится играть по одним правилам. Но хороший менеджер должен быть гибким, поэтому его работу не нужно подгонять под общий шаблон.

В Notion ваши сотрудники смогут вести задачи по-своему. Пусть шаблоны из этой статьи станут отправной точкой для создания собственных подходов.

В Notion можно настроить таск-трекинг под себя, при этом сохранится главное преимущество единого приложения — директор будет видеть всё в одном месте.

Если вы недавно начали внедрять Notion, вам поможет моя обучающая рассылка — там полезных шаблонов ещё больше. Подробности читайте в телеграм-боте @CorpNotionBot, а в конце этой статьи ищите промокод на скидку.

Все шаблоны из этой статьи можно скопировать в свой Notion с помощью кнопки Duplicate в правом верхнем углу

Подход 1: фокус дня

Продакт-менеджер Ольга одновременно управляет проектами на разных стадиях (даже ведёт продажи). Её задачи часто возникают из ниоткуда и требуют быстрого решения, поэтому долгосрочное планирование не работает.

Для Ольги фактически выполненная работа и быстрая реакция на изменения важнее, чем идеальный план, который никогда не осуществится.

Этот шаблон понравится менеджерам, привыкшим работать с тремя и более проектами сразу. Он не подходит для долгосрочного планирования, зато позволяет сделать работу здесь и сейчас.

По шаблону видно, что он не использует какую-то конкретную методику учёта задач — и уж тем более он не про суровый тайм-менеджмент. Его предназначение проще: составить списки дел на сегодня и завтра.

Если входящая задача не горит, она по умолчанию попадает в список на завтра. В конце дня нужно разобрать все завтрашние задачи, проставив дни в поле Date.

Список дел на сегодня не переключается автоматически, нужно менять дату в меню Filter. Так невыполненные задачи не потеряются, если вы забыли разобрать списки вечером

В шаблоне над таблицей есть строка «Фокус дня» — туда записывается одна задача, которая точно должна быть сделана сегодня. При этом из обычного списка фокусная задача не убирается.

Фокус дня важнее, чем список задач. Если что-то из списка можно не успеть, то фокус нужно выполнить точно — иначе день пройдёт зря.

Не все задачи можно завершить сразу, поэтому в таблице есть графа «В ожидании». Галочка там означает, что менеджер сделал всё, что возможно на данный момент. Теперь нужно дождаться ответа заказчика или проконтролировать работу исполнителя.

В идеале нужно также выставлять фокус недели — каждый фокус дня должен приближать вас к нему. На практике не всегда получается так, но используйте эту механику, если вам требуется больше планирования.

Иногда для крупных проектов создаётся отдельная страница с задачами — например, это может быть канбан-доска для всей команды. Чтобы не тратить время на двойной учёт, на личной странице такие проекты можно не расписывать подробно. Но фокус дня лучше проставлять всегда — это основная механика, которая помогает держать себя в тонусе.

Вести задачи в Notion приятно, всё можно настроить под себя — и быстро что-то поменять, если стало неудобно. Иногда вместе с Notion я использую стандартные заметки в телефоне. Так можно быстро раскидать план на ближайшие часы, при этом не устраивая путаницу в основном списке задач.

Ольга Бочарова
Продакт-манеджер

Подход 2: ресурс руководителя

В Ratio отдел разработки административно делится на три части: бэкенд, фронтенд и разработчики, которых мы отдали в аренду другим компаниям — по модели аутсорсинга. Получается больше десяти человек, которыми через тимлидов управляет руководитель отдела Григорий.

Самое опасное в его работе — это потеря концентрации. Разработчики часто отвлекают вопросами: переключаясь между контекстами разных проектов, руководитель теряет время и силы, даже выгореть может.

При этом ему нужно не только решать проблемы подчинённых, но и разбираться со сложными задачами по разработке.

В такой ситуации главная цель таск-трекинга — помочь руководителю заниматься действительно важными делами, при этом не усложняя планирование (иначе он завязнет в нём).

Шаблон подойдёт тем, у кого скопилось задач на многие месяцы вперёд. Он хорошо отделяет важные и срочные дела от того, что может подождать.

Этот список работает по методике Getting Things Done (GTD). Её придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению.

Чтобы организовать задачи по методике GTD, нужно создать в Notion блок Database и настроить для него шесть представлений (Views).

Inbox — сюда попадают все входящие задачи, которые появились в течение дня и не требуют решения прямо сейчас.

Today — дела на сегодня. Подбираются автоматически: у задач есть поле Date, по которому выстраивается список.

Tomorrow — список дел на завтра. Тоже формируется по полю Date.

Next — задачи, которые нужно сделать сразу, как представится возможность. Список формируется по значению поля List.

Someday — дела, которые могут подождать. Впоследствии переезжают в Next или удаляются.

Waiting — список наблюдения. Здесь собираются задачи, которые были частично сделаны, но дальше двигаться пока нельзя — например, если вы ждёте обратную связь от клиента.

Раз в неделю руководитель просматривает Someday, проставляет даты и меняет статусы задач. Next тоже можно открывать раз в неделю, но лучше делать это каждый день. Inbox в любом случае разгребается ежедневно, задачи из него нужно распределять по другим спискам.

Подбирать задачи на день помогает поле Context. Допустим, вы знаете, что нужно сделать задачу по Проекту 1. Проверьте контекст «Проект 1» и найдёте другие задачи, которые можно сделать за один заход, чтобы потом не тратить силы на новое погружение в контекст.

Чтобы списки в GTD не забивались, у нас появилась рекомендация: не больше 7 задач в списке на день, выработка по 5 часов — остальное уходит на рабочую коммуникацию. Но это не жёсткое правило — можно настроить количество задач и выработку под себя и отклоняться от плана, если необходимо.

Также каждый пункт в списке может состоять из подзадач. В Notion элемент базы данных легко превратить в отдельную страницу, так что подзадачи добавляются прямо в карточку основной задачи.

Notion можно использовать в качестве таск-менеджера, хоть и работает он медленно. Всё же это инструмент общего назначения, у него много лишних для этой задачи функций. Для задач вне работы я использую TickTick, но чтобы не увеличивать количество платформ, мы договорились вести мой список рабочих дел в Notion.

Григорий Бычек
Руководитель отдела разработки

Лайфхак: приложение Notion для десктопа работает заметно быстрее, чем веб-версия. Также есть специальная версия для макбуков на M1 — она просто летает.

Подход 3: приоритеты важнее всего

Продакт-менеджер Никита управляет разработкой веб-сервисов и пользуется методикой Getting Things Done, но с важным дополнением: он чётко прописывает приоритет каждой задачи.

Также он не использует теги Someday и Waiting — из-за менеджерской специфики его задачи не будут ждать так долго.

Этот шаблон подойдёт, если вам всё же удобнее видеть все задачи разом. Но в этом случае нужно расставлять задачи по приоритетам, чтобы не путаться в порядке действий.

Теги приоритета проставляются в отдельном столбце

Такой подход может оказаться удобнее классического GTD, потому что он сортирует задачи по важности даже внутри одного дня. Это полезно, если менеджер плотно загружен, но фокус дня применить нельзя — нет одной задачи, которая бы заслуживала внимания больше всех остальных.

В шаблоне задачи разделены по типам:

  • Сделать – непосредственные действия: кому-то написать, что-то отправить.
  • На контроле – проверить выполнение задачи.
  • Поставить задачу – делегировать, либо поставить задачу разработчику в YouTrack.

Входящие задачи должны сразу отправляться на завтра, но на практике это не всегда получается. И всё же приоритеты помогают выполнить большую часть из запланированного.

В Notion вся информация по работе, бэклоги по проектам. Интерфейс в целом удобный, информация легко редактируется. Хочется, чтобы невыполненные задачи автоматически переползали на следующий день — но это мелочи. Кроме Notion ничем особо не пользуюсь, только в Google Календаре ставлю напоминания о личных делах.

Никита Бронников
Продакт-менеджер

Подписывайтесь на рассылку про Notion

Рассылка «Бизнес-процессы в Notion» находится в телеграм-боте @CorpNotionBot. Она платная, но это того стоит — внутри 20 шаблонов, с помощью которых вы сможете перенести все бизнес-процессы вашей компании в одно приложение.

Промокод на скидку 30%: NOTIONTASK

Также я веду телеграм-канал @panfilovonline, пишу про управление распределённой командой и разработку цифровых продуктов. Подписывайтесь, там тоже интересно.

{ "author_name": "Максим Панфилов", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 17, "likes": 12, "favorites": 99, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 219070, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 11 Mar 2021 14:19:40 +0300", "is_special": false }
0
17 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
6

Заебали Evernote, Notion, OneNote и прочие Todoistы
Для записей вернул блокнот А5 с кольцами, для напоминалок и дат - гугл календарь.

Ответить
2

А каким образом инструменты виноваты в том, что они вас заебали? Если вам удобен блокнот и обычный календарь, это круто. Но другие инструменты в этом не виноваты, имхо.

Я пробовал вести какие-то печатные записи, но для этого блокнот, в том числе, нужно постоянно носить с собой. А это непросто, когда ты постоянно где-то бегаешь, и у тебя еще и дети, которые могут этот блокнот изрисовать. В итоге наговариваю заметки в виджет Todoist на телефоне, потому что он-то всегда с собой.

Ответить
1

Это чистое ИМХО, но я прокомментирую.
Notion дичайший тормоз на электроне и перегружен по функциональности, OneNote - бывают проблемы с синхронизацией, Evernote - последние версии просто печаль. Todoist - премиум версия слишком дохрена стоит для простого задачника, а не премиум - унылое.
Ведение системы ради системы, да еще и с проблемами и нервами, ну. такое..
Поэтому блокнот А5 за 48 рублей. И я никого не убеждаю и не загоняю в секту, Виктор Фомин.

Ответить
1

Поддержу. Давно там же - в секте А5 за 48... и главное, что работает)

Ответить
0

Ну так и у меня чистое ИМХО, конечно.

Меня устраивают 300 рублей в месяц за Тудуист. Это не самое плохое направление денег, тем более, если активно пользоваться.

В Мак можно один раз сходить и какой-то фигни нажраться и за 500 рублей. Единоразово.

Ответить
0

Если с Маком сравнить, то любая трата денег (кроме запрещённых законом способов) будет в плюс :) ИМХО чистое

Ответить
1

Я это отношу к категории «покормить иногда дракончика».

В мире и жизни есть очень много рациональных способов экономить и вести себя правильно. Главное, чтобы к концу жизни не умереть от этого от скуки.

Просто прикольный метод сравнения, когда думаешь о том, что что-то «дорого». Месяц пользования нормальной прогой или один раз попить кофе и съесть бургер.

Ответить
1

Мне больше нравится в таком виде:

Каждый выбирает для себя
женщину, религию, дорогу.
Дьяволу служить или пророку —
каждый выбирает для себя.

Каждый выбирает по себе
слово для любви и для молитвы.
Шпагу для дуэли, меч для битвы
каждый выбирает по себе.

Каждый выбирает по себе.
Щит и латы. Посох и заплаты.
Мера окончательной расплаты.
Каждый выбирает по себе.

Каждый выбирает для себя.
Выбираю тоже — как умею.
Ни к кому претензий не имею.
Каждый выбирает для себя.

(с) Юрий Левитанский

Ответить
2

C радостью лайкнул, потому что именно регулярные посты Максима о Notion помогли на него перейти. Хотя и не сразу.

Ответить
1

Виктор, спасибо, я рад, что зашло 👍

Ответить
2

Если не 5, а 10 раз упомянуть Ratio в статье, то количество продаж вдвое вырастет! 

Ответить
0

Notion - отличный продукт, но вот шаблоны из статьи - калл редкостный. 

Ответить
2

а серьёзно, есть где-то в разы лучше? - посмотрел бы

Ответить
0

Это же привычный до сих пор в интернете для многих людей уровень деловой дискуссии. Можно сказать А, а вот говорить Б не обязательно.

Ответить
0

Я не буду делиться своими таблицами :P 

Ответить
0

Да ради бога, никому ваши таблицы не нужны. 

Ответить
0

Как и эти шаблоны

Ответить

Комментарии

null