Проектный офис: как соединить регламенты, базу знаний и совместную работу
Распутываем клубок из проектов, задач и человеческих недостатков.
Знакомо ощущение, когда запускаешь пятого джуна в проект, а он тратит неделю, чтобы просто найти, где лежит документация? Или когда проджект полдня ищет, в каком из двадцати чатов в телеге закопали итоговый отчет от заказчика? А ведь такое положение дел не должно быть нормой.
Мы заглянули в процессный офис наших коллег из QSOFT, чтобы увидеть, как они пересобрали сам подход к работе проектного офиса. Работа ведется на базе TEAMLY. Делимся опытом, как есть.
Справка: QSOFT – первый в России digital-интегратор с экспертизой в A.I. и Machine Learning и лидер веб-разработки по версии ведущих рейтингов Рунета.
База знаний, которую наконец-то будут читать
Первым делом решили побороть главного врага – цифровую шизофрению. Вместо сотен файлов на гугл-дисках, в чатах и почте появилась единая база знаний. Это не свалка документов, а живое дерево, где есть:
- Стандарты и регламенты «сверху».
- Карточки проектов, уставы, чек-листы.
- Отдельные пространства для юнитов (например, под e-commerce или финтех), куда можно пригласить заказчика – чтобы не слать ему скриншоты в телеге.
Фишка в том, что всё, что рождается в проекте, можно структурировать прямо в нем, не трогая глобальные стандарты. Гибкость для команд – есть, контроль для руководства – тоже.
Кстати, если вы прямо сейчас создаете базу знаний или хотите навести порядок в существующей, то очень рекомендуем посмотреть карточки в нашем телеграм-канале. Там мы кратко по полочкам разложили все процессы.
Умные таблицы TEAMLY: когда в канбане тесно
BPMN-схемы – это как парадная форма первоклассника: красиво, но если активно в ней работать, то через неделю придется делать заново.
Поэтому мы сделали ставку на умные таблицы – это наш встроенный функционал, для совместной работы. Есть разные представления: таблица, канбан, календарь. Всё удобно настраивать для разных целей – линейные специалисты продвигают задачи по канбан-доскам, менеджеры видят прогресс в виде круговых диаграмм и проставляют задачи исполнителям, и все вместе могут отслеживать дедлайны в календаре.
В пространство по каждому проекту можно добавлять как сотрудников, так и клиентов (с соответствующими разрешениями на редактуру, конечно). Так формируется атмосфера прозрачности и клиент не теребит проджекта постоянными расспросами.
Что это дает на практике
- Клиент видит не просто «в работе», а «тестируется синими тестерами, приемка запланирована на пятницу».
- Менеджер одним взглядом находит бутылочное горлышко: «Ага, все задачи встали на этапе «Совместный тест», нужно срочно звонить заказчику».
- Команда не распыляется и видит приоритеты на текущий спринт.
В одной таблице – весь контекст. Никаких переключений между двадцатью окнами.
Онбординг, который не очень похож на выживание
Классический онбординг джуна в IT – это квест: «найди документ, пойми, кто главный, и не задавай дурацких вопросов». Так вот в процессном офисе QSOFT его пересобрали.
- Курсы можно собирать прямо из базы знаний. Новичок учится не на абстрактных примерах, а на реальных стандартах компании и шаблонах проектов. Без всякой там теории, только то, с чем он будет работать с первого дня. Кстати, прямо сейчас мы работаем над развитием этой фичи и на осеннем релизе расскажем о новых возможностях.
- Погружение в команду. Новичок сразу попадает в среду, где культура работы с базой знаний – обычное дело. Он видит, что коллеги обновляют статусы задач прямо в таблицах, оставляют комментарии к карточкам проекта и находят ответы на 90% вопросов самостоятельно за пару минут. Это снимает страх первых ошибок и барьер «глупых вопросов», потому что все ответы уже лежат на своих местах.
- Регулярные стендапы с наставником. Таким образом неофит получает вектор для движения. Такая система не дает увязнуть в мелочах и потерять темп. Не путайте с микроменеджментом.
Результат: онбординг и расходы на него сокращаются примерно на треть. Вместо двух–трех месяцев новичок начинает приносить пользу уже через несколько недель.
Что в сухом остатке
Мы не открыли секрет идеального софта. Мы просто соединили три кита в одну работающую систему: стандарты (База знаний), исполнение (Умные таблицы) и людей (Онбординг).
Самая большая магия происходит, когда эти части начинают работать вместе. База знаний питает онбординг, онбординг воспитывает культуру работы с таблицами, а таблицы возвращают в базу знаний актуальные данные и инсайты. Это уже не три разных инструмента, а один жизненный цикл управления проектами.
Главный вывод даже не в том, чтобы обязательно использовать TEAMLY. А в том, чтобы перестать латать дыры разрозненными инструментами и выстроить целостную процессную экосистему. А когда она начинает экономить вам треть времени и бюджета – это уже не теория, а железный аргумент для тимлида, СТО и даже топ-менеджмента.
О том, как проектный офис обеспечивает выполнение целей расскажем на вебинаре 30 октября.
Расскажем:
- Какие инструменты делают проектный офис ключевым звеном, а не бюрократическим придатком.
- Как избежать разрыва между планами руководства и реальной работой команд.
- Как команда Олега Князева (QSOFT) управляет онбордингом и задачами без хаоса.
Покажем кейсы из практики IT-разработки: как выявлять риски в данных и процессах до их реализации.
Идеально для руководителей проектных офисов, топ-менеджеров, руководителей департаментов, проджектов и тимлидов. Спикеры-практики:
Екатерина Комарова, руководитель разработки TEAMLY
Олег Князев, руководитель направления корпоративных систем QSOFT
30 октября 2025 | 12:00 МСК