Гибридный офис без расширения площадей: кейс “Детского мира”

Кейс UnSpot по оптимизации офиса Детского мира: 1200 сотрудников на 703 местах. Правила бронирования, интерактивная карта, аналитика загрузки. Практические решения для гибридного офиса.

Гибридный офис давно перестал быть временной мерой и превратился в отдельную управленческую дисциплину. Но здесь задача куда более широкая, чем просто посчитать столы. Нужно управлять спросом на офис в реальном времени, знать, кто и когда приходит, рядом с кем человеку нужно сесть, какое оборудование требуется и как организовать работу с заявками по бытовым вопросам.

Когда сотрудники свободно выбирают место и день работы, компании приходится продумывать не только расположение мебели, но и правила, роли, процессы. Нужны политики бронирований и понятные исключения, разграничение зон по типам команд, ритуалы коммуникаций (напоминания, повтор расписания и т.д.), понятный порядок для гостей и командировок. Параллельно запускаются онбординг, единое окно заявок и аналитика. При таком подходе видно, как используются рабочие места, где возникают перегрузки по зонам, и сколько людей еще можно разместить на текущей площади.

Но все это - колоссальная организационная работа. Здесь нужна многофункциональная платформа, которая объединяет все операции и убирает ручные договоренности. Для этого и работает UnSpot:

Для АХС и HR это эффективный инструмент, благодаря которому гибридный формат офиса управляется с использованием конкретных показателей из системы и понятных правил.

В статье разбираем реальный кейс, как наш клиент при переезде в офис с меньшей площадью выстроил управляемый, эффективный и выгодный гибрид. Честно рассказываем, какие решения были приняты, какие сложности всплыли и какие результаты получили в итоге.

«Детский мир» переезжал из офиса с персонально закрепленными местами в меньший по площади офис в Москве на 4 этажа, ~5000 м², 703 стола. На момент старта проекта в офисе работало около 1200 человек. Компания планово увеличивала штат и не собиралась расширять аренду. Действовал долгосрочный договор, а дефицит посадки нужно было закрыть путем грамотного использования пространства и внедрения системы гибридного офиса.

Исторически рассадку и посещения вели в Excel. Но при росте численности персонала и изменении графиков этот подход перестал работать. Данные быстро устаревали, приходилось постоянно решать конфликты из-за мест в офисе, а любые изменения тянули за собой длинные цепочки правок. Не было продуманных стандартов гибрида: сколько дней в офис должны ходить разные подразделения, кому доступны те или иные зоны, как узаконить исключения и кто отвечает за соблюдение правил.

Поэтому решение созрело логично и закономерно. Вместо бесконечного микроменеджмента нужна была эффективная, современная система управления офисом, которая помогла бы одним махом убить нескольких зайцев и решить сразу целый ворох проблем при переезде.

Первое и самое главное, что нужно было сделать “Детскому миру” - навести порядок во внутренних процессах. Требовалась система с простым бронированием рабочих мест и переговорных, интерактивной картой с зонами и поиском людей, понятные правила посещений, мобильное приложение и аналитика по использованию мест.

Переезд в новый офис уже состоялся, поэтому времени на длительные раздумья и пилотные тестирования различного софта попросту не было. Поэтому на выбор системы управления офисом отвели скромные 4 недели. План подбора сделали предельно простым и рабочим:

После этого согласовали коммерческие условия и перешли к закупке. Критерии были простыми и рациональными:

По итогам тестирования пазл сложился в пользу UnSpot. Интерфейс системы зашел команде “Детского мира” лучше конкурентов, а по функционалу UnSpot закрывал все, что требовалось для эффективного гибридного офиса. Еще два важных фактора - скорость и гибкость. Систему можно было быстро ввести в работу, причем новые функции внедрялись прямо во время переговоров. Выгодная цена сотрудничества тоже сыграла свою роль. По совокупности этих факторов выбор стал для “Детского мира” очевидным.

От старта отбора до стабильной работы прошло около восьми недель. Первые четыре недели ушли на выбор и тестирование. Следующие четыре недели заняли договор и подключение, после чего система начала эффективно работать в компании.

Отказ от постоянных персональных мест требовал изменений в привычках. Нужны были понятные правила: освобождать стол в конце дня, не оставлять личные вещи, поддерживать порядок. Повысились и ожидания к офисному сервису. Сотрудники хотели комфортных рабочих мест, быстрой реакции на заявки и понятных бытовых удобств - включая кофе и мелочи, которые компенсируют отказ от «своего» стола.

Внутри проекта трезво оценивали и риски принятия изменений. Часть сотрудников скептически относилась к новой модели и сомневалась, что она заработает. Человеческий фактор при переезде никуда не потерялся, поэтому ожидались бытовые конфликты из-за мест и оборудования.

Поэтому вместе с инструментами сделали упор на правила и ответственность. Дальше более подробно пройдемся по тому, как именно внедряли систему и как удалось избежать всеобщего негодования в связи с очередным улучшайзингом офиса.

Компания официально объявила о переходе на гибрид и выпустила приказ о внедрении ПО. Это сразу убрало режим пилотного тестирования по желанию. Все должны были понимать, что это новая норма и единые правила.

Запуск сопровождали онлайн-сессиями для сотрудников. Обучение вел представитель UnSpot вместе с бизнес-заказчиком со стороны «Детского мира». На встречах сотрудники входили в систему, устанавливали мобильное приложение, делали первое бронирование, учились искать коллегу и резервировать места рядом, а также пробовали бронирование на несколько дней.

Запись каждой сессии разместили на главной странице внутреннего портала, чтобы новички могли быстро разобраться с правилами. На первом массовом обучении столкнулись с ограничением платформы для проведения конференций на 200 участников, из-за чего часть сотрудников не смогла подключиться. После этого вебинары по обучению перенесли на площадку без таких лимитов.

Цель была простая: убрать дефицит мест без расширения офиса и сделать правила понятными для всех. Для этого разделили офис на несколько логичных типов зон и закрепили разные режимы пользования:

Такое устройство офисных зон делает работу организованной. Система показывает, что и где занято, какие места доступны и на какие дни можно бронировать. Тем, кто в офисе каждый день, не нужно бороться за место. Тем, кто приходит несколько раз в неделю, достаточно оформить бронь в своей зоне или воспользоваться общим буфером. Конфликтов становится меньше, потому что правила для всех одинаковые.

Первые версии карты офиса не понравились заказчику, было много правок. Наши специалисты по внедрению и дизайнеры всегда открыты к пожеланиям клиентов, поэтому итерационно пришли к более проработанной и подробной карте, способствующей онбордингу новых сотрудников. В результате:

Карта стала не просто планом помещения, а инструментом навигации и бронирования, который помогает соблюдать правила, быстрее находить коллег и равномерно распределять нагрузку по зонам.

Для нас это был очень показательный, интересный и полезный опыт. Обратная связь по мелочам вроде вендинговых аппаратов, зеленых зон и ориентации кресел экономит время в будущем и делает навигацию в системе понятной абсолютно каждому пользователю без лишних инструкций. Мы постоянно дорабатываем и совершенствуем свой продукт. Каждое замечание заказчика мы учитываем и превращаем в новые стандарты и возможности, которые делают работу системы еще лучше. Мы не обещаем идеального старта проекта, но гарантируем быстрые интеграции с уже используемыми у клиента корпоративными инструментами и постоянное развитие UnSpot.

Цель коммуникаций была простой: убрать ручные договоренности и закрепить единые правила. Использовали несколько форматов:

С 703 физическими местами «Детский мир» обеспечил комфортную вместимость порядка 1200 сотрудников. На это ушло примерно три месяца. В результате дали понятные правила гибридного графика, бронирования по правилам и планирование загрузки зон.

Новичок еще до первого рабочего дня видит «цифровой слепок» офиса в системе. Там отображены расположение отделов, рабочие места руководителей и другие важные моменты, поэтому сотрудник может заранее выбрать стол рядом с наставником или другим человеком. Аватарки на столах и подсветка выбранного сотрудника ускоряют адаптацию и коммуникации.

Онлайн-рассадка и аналитика заменили перерисовывание в AutoCAD и ручные выкладки. Показательный фрагмент из зоны на 30 столов:

Эти метрики - не украшение отчета, а инструмент для руководства. Благодаря им есть понимание, где можно ослабить или ужесточить правила, как переставить оборудование, какие зоны расширить и какой лимит найма выдержит текущая планировка.

Операционку команда «Детского мира» ведет самостоятельно - админы могут править карты и зоны, менять правила, настраивать отчеты и модерацию без заявок в поддержку. Ограничение одно - платные интеграции. К ним относятся авточек-ин по СКУД/геопозиции/wi-fi, модуль визитор-менеджмента, web-хуки, связка с нестандартным корпоративным мессенджером. Эти функции подключаются по мере необходимости как отдельные опции. Ресурсы тоже можно добавлять самостоятельно. Если нужен платный модуль, просто включаем его в тариф.

Командировочным и гостям офиса больше не нужно заниматься муторным микроменеджментом. Теперь:

Крупные проекты редко идут как по маслу. Сотни сотрудников, множество ролей, десятки опций и функций, правки в режиме реального времени, вечно поджимающие сроки - всегда найдутся сюрпризы. Мы обещали быть с вами честными, поэтому без прикрас рассказываем, с какими сложностями пришлось столкнуться и как их решили.

Интеграции уровня SSO/AD и подключение переговорных комнат требуют отдельного согласования с ИТ и службой безопасности. Такие вещи редко включаются в работу в день запуска. Их нужно готовить заранее: согласовать требования, поднять тестовый контур, определить перечень доступов и ответственных. На этапе технического задания стоит явно расставить приоритеты по интеграциям, описать минимальный объем для первой волны и зафиксировать, что переносится на следующий этап.

Сотрудники иногда сталкивались с занятыми местами, с несоответствием оборудования и с желанием сидеть рядом с конкретным человеком. У части «пятидневок» сохранялась инерция старой модели с постоянными столами.

Ответ был системным. В компании закрепили понятные правила бронирований, разделили пространство на зоны под департаменты и добавили общие зоны как запас. Это позволило разграничить шумные и тихие команды и убрать конкуренцию за столы. Политики бронирования задали горизонты и ограничения, чтобы бронями не забивали календарь на месяцы вперед.

Коммуникации строили просто и регулярно. В сообщениях объясняли, зачем нужны новые правила и как они помогают всем участникам. Периодически показывали данные по фактической занятости и тепловые карты. Это снимало споры и помогало договариваться на основании фактов, а не ощущений.

Ну и подведем итоги, которые напрямую следуют из опыта «Детского мира». Это не лозунги, а рабочие приемы, которые можно перенести и реализовать в любом гибридном офисе для оптимизации работы:

Кейс «Детского мира» показывает, что гибридный формат — это управляемый процесс, который можно грамотно внедрить и гибко адаптировать даже в крупной компании. Работает то, что соединяет организационные правила с повседневными действиями людей и дает понятную обратную связь по конкретным показателям.

Важно не только запустить систему, но и поддерживать ее. Сотрудники должны понимать, как работать с офисом, руководители видеть последствия решений на цифрах, а администраторы управлять посадкой без бесконечных правок и конфликтов. Это и есть нормальная эксплуатация гибридного офиса.

На примере нашего кейса “Детский мир” можно сделать объективный вывод: даже в кратчайшие сроки можно выбрать и внедрить решение, которое наведет порядок в гибридном режиме работы и во многом переложит задачу распределения мест на плечи самих сотрудников, не лишая их комфорта и гибкости. Значимый ключ к успеху — простота и прозрачность. Буквально все должно работать в 1-2 клика, тогда и рядовые сотрудники, и руководители будут пользоваться системой, а не договариваться в чатах.

В 2025 году не принято разбрасываться большими бюджетами на дополнительное удобство и эксперименты. Об этом сейчас говорит каждый вендор. Все затраты должны решать задачу бизнеса. Подписка на сервис продлилась уже в третий раз — это для нас лучшее подтверждение, что UnSpot приносит пользу, экономит деньги и другие ресурсы заказчика.