Как мы в агентстве запустили бота, который помог нам не сойти с ума

У нас есть бот Григорий, и мы его очень любим. Честно, не будь Григория — не было бы и нас. Хотите узнать, как функционирует агентство с большим штатом и не сходит с ума? Сейчас расскажем!

С расширением штата стало очевидно, что в офисе начинается война за переговорки, а организовать брейншторм — целый квест. Нужно пробежаться по офису и собрать в кучу всю команду, кто-то обязательно путал время или просто терял бронь в очередном ежедневнике. Нам понадобился диджитал. Такой диджитал, чтобы нажал на кнопку, и забронировалась переговорка, а каждый коллега получил уведомление «12:00, бриф, явка обязательна, приходи в большую переговорку». А ещё мы очень хотели автоматизировать многие процессы в офисе, особенно те, которые связаны с согласованием, оформлением документов и хранением полезной информации. Поэтому мы совместно с айтишниками разработали управляющего бота.

Но прежде, чем мы расскажем про его магию и то, как он искоренил хаос в офисе, хотим поделиться историей Grerory.Bot. Почему же именно Григорий и зачем вообще он нужен агентству?

Идея создать бота зародилась в далеком 2019 году. Задача была не из лёгких, но мы справились! После того, как у нас получилось составить тз для айтишников, пришло время выбирать имя нашему новому диджитал-помощнику.

И тут мы вспомнили, как когда-то наш коммерческий директор, который всегда считал роботов эффективнее людей, напугал директора подразделения WGG Enterprise Григория Бушмица, что и его однажды заменим машиной. Настало время исполнять обещание. Только мы всё же решили, что Гриша незаменим. Но это не помешало нам назвать виртуального двойника Gregory.Bot.

Grerory.Bot — это наша собственная управляющая система, войти в которую можно как через веб-сервис, так и благодаря Telegram. С менеджерской стороны бот помогает оптимизировать работу. Так выглядит бот в веб-версии:

На главном скрине бота — «Календарь». В нём сотрудники видят по вертикали время, а по горизонтали даты, названия переговорок и других ресурсов: график отсутствий, машиноместо. Любой сотрудник может открыть цветной блок и увидеть, что и кто делает. Брони сотрудники ставят через Telegram, в котором можно найти имена коллег и их контакты. Вот так выглядит пошаговое бронирование:

Самое полезное в боте то, что он не позволяет единовременно ставить брони в одном месте и не даёт разрывать коллег на несколько планерок. Плюс, через телегу можно проверить брони сотрудников или свои на определённый день. А ещё он обязательно напомнит о плановом собрании. Так что не получится придумать отмазку, почему ты не попал на встречу с гендиром — бот предупредит вечером за день в 18:00 и второй раз за 15 минут в день брони.

Если сотруднику срочно нужно полететь на море, чтобы помедитировать в кругу балийских шаманов, то он нажимает «Отпуска» и отправляет на согласование даты отдыха. Тут же можно увидеть свои дни отсутствия и причины.

Тут же хранятся шаблоны для выставления счетов. Если, например, нужно напомнить клиенту, что у него висит долг, то сотрудник нажимает кнопку «Выставить счёт клиенту» и заполняет форму.

Помимо счетов для клиентов в боте есть шаблон «Выставить счёт на оплату», который предназначен для внутренних трат. Те же проджект-менеджеры часто пользуются платными приложениями для ведения аккаунтов. Чтобы оплатить пользование, они заполняют форму ниже, и компания оформляет покупку.

Ещё, кстати, у нас в агентстве есть Отдел обучения, который заботится о профессиональном росте сотрудников. И специально, чтобы каждый мог подготовиться к внутренним экзаменам, в боте есть «База знаний» с инфой, которой не учат в университетах. Каждый обучающий блок сформирован на основе опыта агентства и специфики клиентов. Например, учитывая, что у нас много проектов из медицины, то мы уделяем этой сфере особое внимание. Если интересно подробнее узнать про медицинский интернет-маркетинг, то не забудь прочитать нашу статью.

Для каждого отдела свои обучающие пакеты. Вот примеры названий статей:

Тут же в боте можно следить за проектами в режиме Live. Команды вместе с таргетологами видят информацию по бюджетам и периодам ведения.

Аня Лукашова, маркетолог. Это же очень удобно, когда у компании есть площадка, которая синхронизирует работу всего агентства. У нас нет рваной коммуникации, нет рваного документооборота. Бот обеспечивает единую систему от бронирований на 15 минут до выставления счетов и отслеживания трат.

С менеджерской позиции мне удобно то, что можно на несколько месяцев вперёд забронировать плановые встречи. Например, у нас есть собрания по офферам, основным задачам и т.п., которые проходят еженедельно. Я просто ставлю одно бронирование и размножаю его до конца квартала. Тем более, в бронировании ты же ставишь коллег, так что им тоже приходят оповещения.

Ещё круто, что в общем календаре видна загруженность всех сотрудников. Иногда коллеги в расписание ставят какие-то личные дела, которые немного захватывают рабочее время. Это тоже удобно, потому что ты не будешь ему названивать, пытаться найти в офисе. Всё прозрачно.

Настя Божанова, проджект-менеджер. Во-первых, очень удобно посмотреть данные о клиентах. Особенно, в тот момент, когда ты выставляешь счет. Не нужно искать данные о клиенте в документах или чатах. Заходишь в бот, нажимаешь две кнопки, и у тебя появятся вся инфа.

Во-вторых, круто, что в боте есть функция «полезные ссылки», которая упрощают поиски документов. Ещё нравится, что есть функция «Корпоративная почта», которая позволяет в два клика найти почту или номер телефона любого сотрудника. Не нужно ломиться в общие чаты, чтобы найти коллегу. Если ты постоянно забываешь личную почту, то бот напомнит тебе логин и пароль.

Тот самый Гриша Бущмиц, директор подразделения WGG Enterpise. Скажу, чем я постоянно пользуюсь. Для меня самое главное — календарь. Я всегда могу посмотреть, какие встречи и на какой день запланированы. У меня постоянно какой-то завал с бронями, их в день может быть до 10-ти.

Удобно выставить счёт клиенту, посмотреть заявления на отсутствие. Для меня основное — это финансовые показатели проектов, за которыми очень удобно следить: какие остатки бюджета, какие счета выставлены. Плюс, у меня есть личная история с бонусами, которые я могу отслеживать и распределять внутри команды.

Арина Анисимова, таргетолог. Во-первых, удобно отслеживать начало и конец отчётных периодов, потому что проектов много и запомнить всё трудно. А заносить себе в таблицу — не удобно. Для таргетологов очень ценно — это то, что мы видим бюджет на ту или иную социальную сеть. В том числе, мы видим, сколько у нас осталось средств. Опять таки не нужно самостоятельно рассчитывать и вручную заносить в таблицы. Мы видим, какие счета выставляем, сколько их: это полностью исключает ошибки в расчетах. Единственное, что ты делаешь — это просто выставляешь счёт буквально за пару минут.

Ещё очень круто, что таргетологи могут настраивать выгрузку лидов. Мы подключаем выгрузку для клиентов через наш бот, затем им автоматически приходят заявки в Telegram-бот или на почту. Нам не приходится вручную копировать и отправлять клиенту.