24TTL

Как эффективно трансформировать конференцию в онлайн-событие, чтобы не отменять мероприятие из-за коронавируса

Коронавирус и повальный карантин отменяют ивенты один за другим. У нас они спутали планы по проведению IDRF — International Digital Retail Forum. Сначала теплилась надежда, что к 24 апреля всё утихнет, затем был соблазн перенести на октябрь, но в итоге мы увидели знак. Домен конференции — IDRF.online, и это и есть решение — трансформировать ее в онлайн-мероприятие. Однако мы не ожидали, с какими препятствиями придется столкнуться. Рассказываем, как проходит процесс и даем советы другим организаторам.

Платформа

Мы начали с поиска передового опыта и с удивлением обнаружили, что его просто нет. Как правило, мы можем в интернете посмотреть два типа мероприятий: вебинар с простой структурой, когда выступления проходят по очереди, и онлайн-трансляция из зала офлайн-конференции. Мы же планируем провести полностью интерактивное событие с тремя потоками докладов одновременно и обсуждениями во время круглых столов.

Выяснилось, что нет платформ для подобных ивентов. Например, популярная Zoom не отвечает всем нашим требованиям. Она не позволяет брендировать потоки, подключать комментаторов и чаты, а также не имеет крутых фишек для вовлечения слушателей в режиме реального времени. У других платформ также: у Crowdcast и Livestorm нет многопоточности и единого центра управления спикерами, Adobe Connect больше ориентирован на обучение, а не на доклады, хотя функционал у него широкий.

Хороший вариант — BigMarker. Он рассчитан на проведение саммитов и мини-конференций, имеет неплохие инструменты для взаимодействия с аудиторией — чат, голосование, оценки и другое. Однако не хватает кастомизации, чтобы организовать мультипотоки и управлять докладами и секциями.

В итоге больше всего понравилась российская платформа Zeen. Ее запустили всего неделю назад, и мы уже начали ее тестировать. Она суперкастомизированная и предлагает множество интересных инструментов. В следующий раз расскажем, насколько Zeen соответствует своим обещаниям.

Спикеры

Оказалось, что многие спикеры, у которых за плечами несколько десятков выступлений, не готовы к онлайн-формату. Действительно, получать мгновенный фидбек от живой аудитории и общаться в одиночестве с зеленым огоньком камеры — разные вещи. Мы столкнулись с тем, что необходимо инструктировать экспертов, как правильно работать с онлайн-аудиторией.

Другая проблема — задний фон. У одного будет шкаф с книгами, у другого — обои в цветочек, а у третьего — пальма за окном. Все это создает эффект неоднородности и размывает бренд конференции. Сюда же присоединяются слабый свет, плохой звук и посторонние шумы.

Мы решаем эту проблему комплексно. Чтобы создать максимально единый стиль, зовем всех спикеров в профессиональную студию, из которой будем вести трансляцию. Тем, кто не сможет приехать, мы отправим комплект — кольцевую лампу, отдельный микрофон и выносную web-камеру с высоким разрешением. Зарубежные спикеры получат рекомендации по подбору оборудования. Еще мы готовим требования для заднего фона. Все это будет зафиксировано в чек-листе спикера вместе с советами по вовлечению онлайн-аудитории. Мы поделимся им в следующей публикации.

Вовлечение

Большой плюс офлайн-мероприятий — продуктивный нетворкинг. Онлайн обычно подобного не предусматривает, но мы придумали, как объединить участников конференции и вовлечь их в происходящее. Для этого мы планируем привлечь профессиональных комментаторов, организовать общие чаты и рандомные знакомства.

Идею с комментаторами нам подсказали спортивные трансляции и гейм-стримы. Во время таких форматов профессиональные комментаторы выражают собственное мнение и вовлекают зрителей в диалог. В качестве комментаторов у нас будут выступать эксперты рынка, поэтому они смогут профессионально высказываться по теме доклада и обсуждать острые вопросы.

Вместо физического нетворкинга мы создадим закрытые чаты, в которых все участники смогут познакомиться и пообщаться. А еще у нас есть задумка — связывать участников рандомно, чтобы как можно больше специалистов смогли найти бизнес-точки соприкосновения.

Что нас вдохновляет

Поразмыслив, мы осознали, что онлайн-конференция намного круче и перспективнее офлайн-мероприятия. Вот пять причин:

  1. Мы не ограничены географией. Присоединиться может русскоговорящий человек из любой страны. Это расширяет формат мероприятия и выводит его на новый уровень по количеству участников — с 700 человек в офлайне до 3000 в онлайне.
  2. Мы не скованы графиками и перелетами спикеров, поэтому можем пригласить выступить самых крутых экспертов, независимо от их места жительства. Сейчас уже подтвердили онлайн-выступления те, кто не мог прилететь в Москву. В итоге в нашей сетке будут пять западных спикеров.
  3. Онлайн-формат намного удобнее слушателям. Такое мероприятие переходит уже из категории бизнес-ивента в разряд профессионального образования. Участники могут эффективно планировать время — приоритетные доклады смотреть вживую, а остальные — в записи. Все видео выступлений останутся, а, значит, их можно будет пересмотреть.
  4. Спонсоры получают новые медийные и охватные возможности. Мы можем забрендировать любой поток, сессию или доклад, а еще ангажировать комментатора от спонсора.
  5. Онлайн позволяет собрать расширенную аналитику и узнать количество просмотров, вопросов, лайков и комментариев по каждому докладу. Это позволит определить популярные темы, оценить уровень спикера и главное — сегментировать участников для дальнейшей коммуникации.

И в итоге это челлендж для всей команды 24TTL. Мы всего за месяц переформатируем крупный event в грандиозное онлайн-мероприятие, причем в это время всем офисом сидим на карантине. В итоге получается «удаленка 3D» — мы удаленно готовим конференцию, на которой участники будут удаленно слушать спикеров, выступающих удаленно.

Но по факту карантин сделал вызов не только нам. В течение ближайших недель объем онлайн-продаж будет только расти, а значит, это челлендж и для мультикатегорийных площадок. За это время они смогут научиться оперативно пополнять склады и выполнять на порядок больше доставок, чем привыкли. С другой стороны, люди поменяют паттерны поведения. Еще недавно гречка и сахар были не теми товарами, за которыми приходили в онлайн. Однако сейчас пользователи заказывают в интернете всё. За период карантина они привыкнут, оценят удобство онлайн-ритейла и останутся постоянными покупателями.

А вы проводили онлайн-конференции или участвовали в них? Поделитесь советами, как сделать ее классной!

0
5 комментариев
Популярные
По порядку
Stepan Danilov

Господи, ребята которые никогда не работали на ивентах, решили что знают что нужно зрителям ивентов )

VC возьмите мнение лучше у лидера рынка, кто перезнакомил госте y1300 форумов через веб, включая и ваши форумы тоже. 

Ребята из статьи с удивлением обнаружат такое понятие как чат-помойка, но будет это уже на самом ивенте. И это не называется нетворкинг.

А еще им еще предостоит узнать, что авторизовать к себе в сервис они никого не смогут через сайт конференции, изза политики безопасности соцсетей. Но так как опыта в ивентах нет - у них будет еще много того, что не нужно или работает по-другому

Короче, не портите пожалуйста термин нетворкинг своими поделками, я не для этого качал это слово все 5 лет.

Ответить
–1
Развернуть ветку
24TTL

Степан, нам очень приятно получить очередной ваш комментарий под нашим текстом. Замечательно, что у вас есть столько времени для размещения рекламы в комментариях. Мы уже поняли, что слово «нетворкинг» имеет для вас особое значение, очень интересно, что вы приписываетесь его себе. И запомнили точное количество проведённых вами ивентов 👍🏻 

Нам не хочется повторяться, но очень хочется видеть вас на конференции, готовы подарить вам билет, попробуем наш нетворкинг, вдруг, вы и нам термин придумаете?

Ответить
3
Развернуть ветку
Ольга Февраль

Оч плохая реклама

Ответить
2
Развернуть ветку
Иван Толмачев

Никто ещё даже не видел реализацию, но ты все знаешь, друг, ну камон. Лидеры рынка в России, о чем речь вообще или ты про себя, человека который видимо хочет сделать тут чат-помойку? 

Ответить
2
Развернуть ветку
Василий Артемов

Как же справились то, качать 5 лет слово нетворкинг. Надеюсь вы скажете, что вы его изобрели?) 

Ответить
1
Развернуть ветку
Читать все 5 комментариев
«Кинопоиск» стал лидером по количеству подписчиков среди онлайн-кинотеатров в 2021 году — GfK Статьи редакции

Пользователи больше всего слышали про «Кинопоиск», ivi и Okko.

Как украли мою покупку в Сбермегамаркете
В Великобритании отменят сбор с владельцев телевизоров в пользу BBC — это около 75% выручки компании Статьи редакции

Сбор действует в стране с 1946 года.

#20вопросов Сергею Иванову, соучредителю и генеральному директору ООО "ЭКО ПРОДУКТ"

Ну что, мы вернулись! Welcome в 2022 год, который обещает быть очень интересным и не менее продуктивным чем 2021. Героев для нашей рубрики #20вопросов мы выбираем тщательно, стараясь приглашать спикеров, которые могут осветить важные и насущные темы.

Обзор трёх месяцев суда над Элизабет Холмс: что нового рассказали инвесторы, партнёры и работники о ней самой и Theranos Статьи редакции

Экс-сотрудники говорили о преследованиях и давлении, совет директоров не разбирался в деталях, а Холмс рассказывала про тяжёлое прошлое и влияние бывшего партнёра на неё.

Бренд и лояльность клиентов ценнее финансов: история любимой покупки Баффета — кондитерской See’s Candys Статьи редакции

В 1972 году инвестор сделал нехарактерное для себя вложение — купил небольшое производство шоколадных конфет. Баффет не стал расширять компанию, а сохранил её небольшой, сделав ставку на качество. Благодаря этому она хоть и медленно, но стабильно росла, а на заработанные деньги Баффет в 1980 годах купил акции Coca-Cola.

Магазин See’s Candies
Как чат-боты помогают МФО: скоринг, оформление займов и проверка документов в боте

Идея с оформлением микрозаймов через чат-бота в мессенджере упрощает взаимодействие заемщика и МФО и позволяет эффективнее оценивать кредитоспособность клиентов. Стоит ли интегрировать чат-ботов в свои внутренние процессы? Насколько они полезны для владельцев бизнеса? Какие обязанности можно и нужно делегировать чат-ботам для выдачи кредитов? В…

Digital Horizon повторно инвестировал в чекаут-платформу Bolt в новом раунде на $355 млн

За три месяца, прошедших с раунда D, оценка компании удвоилась.

Райан Бреслоу, CEO Bolt
Цифровые продукты — создано людьми. Какие ИТ-специалисты нужны ДОМ.РФ и стройотрасли сегодня

Эксперты ДОМ.РФ рассказали о цифровых разработках в компании и о том, какие ИТ-специалисты нужны Институту развития прямо сейчас.

Для чего «Знаем лично» запускает отдельные аккаунты Instagram в разных городах

В конце ноября такой журнал появился в Казани и стал четвертым аккаунтом проекта вслед за Москвой, Санкт-Петербургом и Краснодаром. В чем ценность аккаунтов для локального бизнеса, рассказали контент-продюсер, SMM-менеджер и продакт проекта МТС Знаем лично.

null