«В мире нет срочных задач, которые не могут подождать ещё полтора часа»
Менеджер проектов в Qlean Надежда Найбородина поделилась своим опытом совмещения работы, интенсивных занятий спортом, чтения и отдыха с семьёй.
Режим
- Каждый день я встаю в 5:00 и ложусь в 23:00. Стараюсь этому графику не изменять.
- И да, я тот человек, который приходит к утренней части вечеринки и тусуется с кофе и хлопьями.
Рабочий день
- Больше всего на свете я не люблю понедельники. Поэтому я их отменила и теперь начинаю рабочую неделю в воскресенье. Это не значит, что в этот день я иду в офис — как минимум начинаю планировать неделю, готовить какие-то задачи, которые мне пригодятся, что-то исследовать.
- В день я планирую не больше трёх встреч — причём, как правило, на одно и то же время. Я интроверт, для меня общение — настоящая работа и расход сил. В 12:00 я планирую внутренние встречи, в 15:00 и 17:00 — созвоны и внешние встречи.
- Конечно, держу один резервный час для форс-мажора — но это только на самый крайний случай.
- Считаю полной глупостью утверждение о том, что если нужно сосредоточиться, лучше браться за задачи по ночам. На самом деле никто не отвлекает только утром.
- До 11:00 у меня время для «красных» задач (ниже объясню, что это такое).
- C 11:30 до 12:00 — время для мини-задач, которые я, не особенно рефлексируя, в течение получаса просто щелкаю как орешки.
- С 18:00 до 19:00 я планирую следующий день.
Задачи
- Для личного планирования я использую Trello. Однако насколько он мне подходит для индивидуальной работы — настолько же я его не воспринимаю для коллективной.
- У меня есть 14 колонок: Weekly Plan, Daily Plan, Inbox, Frogs, Work, Personal, Writing, Reading, Books, Films, Wanna do, Manifests, Done, Ping.
- Цикл решения выглядит так: задача в неоформленном виде попадает в Inbox. Вечером я к ней возвращаюсь, редактирую и перетаскиваю в нужную колонку: Work, Personal, Reading или Writing.
- Любую задачку можно выполнить за 20-30 минут. Если ваша отнимает у вас больше времени, то её нужно декомпозировать.
- После того, как задачка декомпозирована, я присваиваю ей приоритет: «красный» — для задач, которые приближают меня к целям и мечтам (которые, безусловно, тоже надо определять), «оранжевый» — для задач, которые помогают мне себя содержать, «жёлтые» — все прочие задачи, за которые я взяла ответственность. В Trello для этого предусмотрен удобный инструмент меток.
- Дневная нагрузка выстраивается так: три красные задачи, три оранжевые и три жёлтые. Максимум могу добавить ещё три — но никак не больше, это случается крайне редко.
- В среднем я сконцентрировано работаю по 4,5 часа в день.
- День всегда начинается с «красных» задач. Их нельзя откладывать. Даже если кажется, что кому-то пообещал что-то срочное. Это ваша жизнь. Поверьте человеку, проработавшему несколько лет в новостях: в мире практически нет срочных задач, которые не могут подождать полтора часа, особенно если вы устроили себе ранний подъём.
Подробнее про колонки
- Weekly Plan — недельный план по «красным» задачам. Формируется в воскресенье.
- Daily Plan. Формируется в 18:00 на завтрашний день.
- Frogs. Сюда я сгружаю все мини-задачи. Если вопрос занимает меньше пяти минут, то его нужно решать сразу же.
- Work — все рабочие задачи. Это один из моих приоритетов.
- Ping — специфика моей работы. Я веду список задач, о которых мне нужно напоминать членам команды.
- Personal — личные задачи.
- Writing и Reading — планирование по развитию писательских навыков и чтению. Это мои личные приоритеты и интересы.
- Books, Films, Wanna do. Отдельно я веду списки того, что хочу почитать, посмотреть, сделать. Например, для книг есть сформулированные планы по чтению, а также карточки, посвященные гиперссылкам на определённые издания.
- Manifests — мои личные руководства, гайдлайны.
- Done — самый приятный столбик.
Спорт, семья, отдых
- Чуть меньше, чем понедельники, я ненавижу спорт. Тем не менее я занимаюсь пять дней в неделю: в понедельник, вторник, четверг, пятницу и воскресенье — кардиотренировки, в понедельник и воскресенье — бассейн, в понедельник — йога. В моём клубе очень удачная последовательность занятий.
- В мире сложно найти что-то, что доставляет меньше удовольствия, чем кардиотренировка. Поэтому я стараюсь сделать её в 7:00 утра, чтобы потом не вспоминать целый день.
- Мало того, что результаты ощутимы только после как минимум 50 минут занятий, так это ещё и скучно до чёртиков. Поэтому в это время я слушаю аудиокниги и подкасты.
- Я очень люблю своих родителей, поэтому по вторникам обязательно ужинаю у мамы, а по пятницам или субботам куда-нибудь с ней хожу. Раз в две недели навещаю бабушку.
- В субботу я никогда не работаю. Утро всегда принадлежит прогулке. Могу заниматься только какими-то подборками по проектам — но только если это доставляет удовольствие.
- На работе я всегда закрываю компьютер в 19:30. Это мобилизует, так как понимаешь, что ты ограничен по времени и его нельзя распылять на чепуху.
- Вечера среды, четверга, пятницы, субботы и все воскресенье я посвящаю личным проектам. Стараюсь работать в мастерской. Бывает приятно, когда в это время заходят друзья — с ними можно одновременно поболтать, обменяться мнениями.
Ритуалы
- Фрирайтинг. Утром я посвящаю 20 минут свободному письму. Со временем это помогает избавиться от боязни чистого листа.
- Анализ дня. Вечером я анализирую день по нескольким показателям, которые обозначила для себя самостоятельно. Это помогает настроиться на следующий день, а также быть более осознанным.
- Pomodoro и чтение. Я работаю с таймерами. Концентрируюсь на 45 минут и 15 минут отвожу на отдых. Это время я посвящаю чтению. Ещё час читаю дома и 15 минут в транспорте. Итого, у меня выходит примерно по 1,5-3,5 часа чтения в день.
«В мире нет срочных задач, которые не могут подождать ещё полтора часа»
сильное заявление, проверять его я, конечно, не буду
Да ладно там скорая - она же к другим людям едет. Но зато интересно посмотреть на реакцию, когда пиццу привезут на полтора часа позже, а доставщик скажет:
«В мире нет срочных задач, которые не могут подождать ещё полтора часа»
даже в IT каждый раз в новостях истерики "ааааа, vk недоступен полчаса - мы все умрем". что уж говорить про реальные задачи, где зависят жизни или огромные деньги за каждую пропущенную минуту.
Как завещал дедушка Эйзенхауер, важных и срочных задач не должно быть. То есть если они есть -- значит, процесс выстроен неправильно, надо перестраивать. Задача может быть важной, но несрочной - и тогда ее надо делать, спокойно поставив в очередь. Или неважной, но срочной - тогда ее надо делегировать.
И тут вопрос - кому делегировать что-то позарез нужное прямо сейчас. Ответ на поверхности - всегда, в любой деятельности есть службы или подразделения быстрого реагирования, которые могут вообще ничего не делать днями/неделями/месяцами, пока они не понадобятся - но это в принципе другой формат работы, о нем речь не идет.
Мягко говоря - весьма сомнительное заявление, да.
Да ладно вам, что же вы придрались сразу к этой фразе, ну ясно же, что девушка говорит о типичных задачах на ее основной работе, а не о случаях в Скорой или МЧС.