«Извините, наша компания в тендерах не участвует»

Начальник отдела маркетинга ГК «ТендерПро» Елена Астафьева о выдуманных и реальных барьерах на пути поставщиков.

В своей работе специалисты по привлечению поставщиков в тендеры часто сталкиваются с тем, что компании на приглашение принять участие в торгах отвечают отказом.

Негативный опыт является отчасти следствием объективных причин: коррумпированности заказчиков, невыгодных условий оплаты, затянутости и непрозрачности процедур выбора. Но часто этими причинами менеджеры прикрывают свою лень и неорганизованность.

Тендер почти всегда сопровождается пачкой документов, и новичков это отпугивает уже на первом этапе. Техническое задание (ТЗ) порой содержит целый том мелкого текста со ссылками на законы и регламенты.

Внимательно читать документацию — это нудное, но необходимое занятие. Дьявол кроется в деталях. Именно плохо понятое техническое задание – самая частая причина неудач в торгах. ТЗ само подсказывает, как правильно составить и подать предложение.

Вполне допустим звонок организатору и уточнение предмета закупки, так же стоит запросить информацию о том, рассматривает ли организатор аналоги и как оформить их в предложении.

Привычка все откладывать на последний день тоже может сыграть ключевую роль в провале миссии. В последний день приема заявок массовой является ситуация, когда документов, которые нужно приложить к предложению, нет в наличии (свежая выписка из ЕГРП, баланс).

Страхи менеджеров, что без помощников они не разберутся и не смогут собрать и подать документацию, подогревают брокеры – посредники, которым выгодна подобная ситуация.

Еще одной причиной, по которой компании не выигрывают тендер, является банальное незнание функционала электронной площадки, на которой идут торги. Часто на ЭТП есть функции, которые позволяют ориентироваться в ценовом предложении. Однако поставщики игнорируют эту информацию. Умение воспользоваться функциональностью площадки позволяет вовремя скорректировать предложение и стать победителем.

Отдельно стоит упомянуть про организационные моменты: отключили свет или интернет, закончился срок действия сертификата ЭЦП, не зачислены деньги за услуги площадки – это все досадные недоразумения, которые в ответственный момент ставят крест на тендере.

Участие в тендере — процесс логичный и четкий. Тут нет места прокрастинации. Востребована настойчивость и пытливость. Не редки случаи, когда ТЗ «сырое», некорректное.

Если постараться, подробно проработать предложение, объяснить ценообразование, созвониться с организатором торгов (не для выяснения отношений и упрёков, а для конструктивных уточнений), в общем, сработать профессионально, то шансы на победу резко возрастают.

Пример: производитель товара видит тендер с закупкой партии 500 штук. Из документации следует, что общая цена контракта не должна превышать одну тысячу рублей. Однако средняя цена на рынке 10 рублей за единицу товара. С первого взгляда тратить время на такой конкурс не стоит, но есть нюансы. Существует вероятность, что организатор ошибся и неправильно указал количество (вместо 100 штук, указал 500).

Если позвонить и выяснить подробности, велика вероятность, что ошибка будет исправлена. Затраченные усилия будут оправданы, так как конкуренты уже отнесли этот конкурс к бесперспективным, а следовательно принимать участие в нём не будут.

Справедливости ради стоит сказать, что есть тендеры, в которых ни лучшая цена, ни ответственные менеджеры не помогут стать поставщиком. Принять решение, а стоит ли вообще тратить время, помогает беглый анализ закупок организатора.

Все, что я рассказала, относится к коммерческим торгам. Принимать решение о продажах через тендеры должен сам предприниматель, внимательно оценив свои ресурсы. У большинства площадок есть бесплатный период и обучающие вебинары. Обдуманный подход и правильная организация процесса может сделать продажи через тендеры дополнительным каналом продаж.