Хакатоны, олимпиады и кейс-чемпионаты. Как улучшить взаимодействие с командами онлайн

За последние несколько лет наша команда побывала заказчиком, организатором и участником множества хакатонов. В статье делимся соображениями о проблемах онлайн-формата и о том, как их преодолевать

Необходимость в проведении онлайн хакатонов возникла неожиданно, и мы не сразу поняли какого рода трудности предстоит решать.
На первом же мероприятии все пошло не так, а спустя несколько пробных ивентов мы проделали работу над ошибками и перестали краснеть перед заказчиками и участниками.

Первым шагом мы перепробовали практически все сервисы видео-конференций, чтобы добиться стабильной и качественной связи. От популярных площадок для вебинаров до стандартных сервисов MS Teams, Google Meets, Skype, Zoom. Пробовали ставить на свои сервера BigBlueButton и Jitsi Meet. Большой разницы в качестве связи мы не увидели, так как проблема в действительности была на стороне участников: слабый интернет и старые девайсы. Потому на первом шаге остановились на самом массовом - Zoom'е.

Вторым шагом предстояло организовать совместную работу команд.
Если с форматом хакатонов все было просто - команды организовывались самостоятельно, а для совместной работы использовали github, то для идеатонов, кейс чемпионатов и олимпиад требовалось пространство совместной работы (доски, ватманы, флипчарты).
Мы рассматривали Miro, Jamboard, Mural и FigJam. Miro не подошел, так как доски медленно грузились и работа быстро превращалась в хаос при сборе нескольких команд. Такая же ситуация была и с Mural. У Jamboard не хватило функционала.
Потому на втором шаге остановились на FigJam.

Организовав видео связь и виртуальные рабочие места, столкнулись с отсутствием энергетики и духа, который присущ оффлайн событиям на специальных площадках. Потому мы решили выделить список из основных компонентов, без которых не обходится ни один оффлайн хакатон, и начали думать над тем, как реализовать весь этот список в онлайне.

Реализовать эти форматы на существующем софте нам не удалось, поэтому весь 2020'ый мы пилили свое решение.

Источник: 2ch Автор: неизвестен

Результатом нашей работы стал сервис getLocus.io
Сервис представляет собой онлайн доску для совместной работы, поверх которой перемещаются аватары участников. Через аватары передается видео и звук, также есть текстовый чат. На доске реализован «Умный звук»: отодвигая свой аватар подальше от других участников, вы перестаете их слышать, а они вас.
Подробнее о разработке мы писали в статье: Как мы создавали Miro и Zoom в одном флаконе

Ниже описываем форматы, которые нашли, и их реализацию с помощью собственного решения

Взаимодействие с экспертами и членами жюри

Важно давать возможность менторам, наставникам, экспертам и членам жюри в реальном времени вступать в диалог с командами, смотреть на их промежуточные результаты и озвучивать по ним обратную связь.

На оффлайн площадках это постоянная практика - в онлайне с этим дефицит.

Мы решили организовать это в виде комнат. Каждая команда работает в отдельной комнате, а эксперты и жюри могут заходить в комнаты в процессе работы и давать обратную связь по текущим результатам.

Хакатоны, олимпиады и кейс-чемпионаты. Как улучшить взаимодействие с командами онлайн

Лекции, воркшопы, мастермайнды

В онлайне невозможно продолжительное время держать концентрацию и смотреть лекции. Вовлеченность участников существенно отличается от аналогичной в оффлайне (в худшую сторону). Причиной тому - отсутствие контакта глаз, прямого диалога и возможности подойти к спикеру после доклада. Да и самим спикерам сложно и не очень интересно рассказывать «в пустоту».

Мы стали проводить встречи со спикерами в небольших группах (до 30 человек), в которых участники собирались вокруг спикера и активно с ним взаимодействовали: задавали вопросы, обсуждали между собой примеры, подсвечивали непонятные места прямо на слайдах и обсуждали их со спикером.

Встречи стали живыми, так удалось избежать проблему «черных окон» у слушателей.

Хакатоны, олимпиады и кейс-чемпионаты. Как улучшить взаимодействие с командами онлайн

Нетворкинг участников

Для многих команд, мотивацией к участию является не только призовой денежный фонд (а еще бесплатная еда и мерч 😁), но и сама «тусовка» - нетворкинг, общение с другими командами и приглашенными экспертами.
В Zoom'е подобные активности выглядят уныло, а организовать вовлеченное общение на 10+ человек в одной комнате вообще кажется невозможным.

Компромиссным решением являются «револьверы», когда участников случайным образом (или по интересам) сводят для общения по парно.

Мы подошли к этому кейсу более привычно - сделали курилки и тематические зоны для общения, где удобно собираться в небольшие группы до 10 человек

Хакатоны, олимпиады и кейс-чемпионаты. Как улучшить взаимодействие с командами онлайн

Чекпоинты (промежуточные результаты)

Для заказчиков и членов жюри важно видеть динамику работы команд, причем чем детальнее, тем лучше. С кодом все довольно просто - его публикуют в репозиториях, а другие артефакты: CJM, user stories, mind maps, блок-схемы и наброски интерфейсов остаются «за кадром».

В getLocus мы решили эту проблему за счет «цифрового следа», который остается от каждого участника и который доступен для анализа, как во время, так и после мероприятия.
Фото и картинки выкладываются на онлайн доске, а зарисовки, тексты и схемы производятся в ней самой.

Хакатоны, олимпиады и кейс-чемпионаты. Как улучшить взаимодействие с командами онлайн

Подключение спонсоров и «Виртуальные стенды»

Часто от крупных компаний прилетает запрос «похантить» участников или сделать промо своего продукта.
Обычно это выглядит как брендированная стойка на площадке мероприятия, за которой стоят HR'ы или промоутеры и общаются с участниками ивента.

Трудно (во всяком случае у нас не получилось) брендировать комнаты в Zoom.

В онлайне мы стали использовать интерактивные стенды. У каждого стенда может находиться HR или консультант к которому будут «подходить» и общаться в реальном времени участники мероприятия.

Хакатоны, олимпиады и кейс-чемпионаты. Как улучшить взаимодействие с командами онлайн

По нашим ощущениям, переход в онлайн предоставил новые возможности. Хакатоны стали масштабнее, так как не привязаны к конкретной локации, и в связи с этим, требуют меньших бюджетов.

Нам кажется, что среди читателей VC больше участников хакатонов, чем их организаторов.
Интересно, стали ли вы чаще(реже) участвовать в подобных ивентах, после того как они переехали в онлайн? Почему?

1111
3 комментария

Ещё есть возможность посмотреть видео других участников на весь экран, не только в маленькие кружочки)

2
Ответить

Круто! У меня лично не было опыта участия в подобных мероприятиях онлайн (за исключением разве что вебинаров, в чате которых пишешь свои вопросы, и они либо упускаются из вида спикеров, либо не получаешь достаточный фидбек), но в таком формате попробовала бы) Интересно еще посмотреть как работает нетворкинг на такой площадке))
Если будут еще какие-то подобные мероприятия, сделайте рассылку, с удовольствием поучаствую. Успехов!!

1
Ответить

Я участвовал в ЦП19, все было очно, и это было круто. При онлайн без готовой команды очень сложно. Поэтому после в онлайн не участвовал вообще.

1
Ответить