Хакатоны, олимпиады и кейс-чемпионаты. Как улучшить взаимодействие с командами онлайн

За последние несколько лет наша команда побывала заказчиком, организатором и участником множества хакатонов. В статье делимся соображениями о проблемах онлайн-формата и о том, как их преодолевать

Необходимость в проведении онлайн хакатонов возникла неожиданно, и мы не сразу поняли какого рода трудности предстоит решать.
На первом же мероприятии все пошло не так, а спустя несколько пробных ивентов мы проделали работу над ошибками и перестали краснеть перед заказчиками и участниками.

Первым шагом мы перепробовали практически все сервисы видео-конференций, чтобы добиться стабильной и качественной связи. От популярных площадок для вебинаров до стандартных сервисов MS Teams, Google Meets, Skype, Zoom. Пробовали ставить на свои сервера BigBlueButton и Jitsi Meet. Большой разницы в качестве связи мы не увидели, так как проблема в действительности была на стороне участников: слабый интернет и старые девайсы. Потому на первом шаге остановились на самом массовом - Zoom'е.

Вторым шагом предстояло организовать совместную работу команд.
Если с форматом хакатонов все было просто - команды организовывались самостоятельно, а для совместной работы использовали github, то для идеатонов, кейс чемпионатов и олимпиад требовалось пространство совместной работы (доски, ватманы, флипчарты).
Мы рассматривали Miro, Jamboard, Mural и FigJam. Miro не подошел, так как доски медленно грузились и работа быстро превращалась в хаос при сборе нескольких команд. Такая же ситуация была и с Mural. У Jamboard не хватило функционала.
Потому на втором шаге остановились на FigJam.

Организовав видео связь и виртуальные рабочие места, столкнулись с отсутствием энергетики и духа, который присущ оффлайн событиям на специальных площадках. Потому мы решили выделить список из основных компонентов, без которых не обходится ни один оффлайн хакатон, и начали думать над тем, как реализовать весь этот список в онлайне.

Реализовать эти форматы на существующем софте нам не удалось, поэтому весь 2020'ый мы пилили свое решение.

Результатом нашей работы стал сервис getLocus.io
Сервис представляет собой онлайн доску для совместной работы, поверх которой перемещаются аватары участников. Через аватары передается видео и звук, также есть текстовый чат. На доске реализован «Умный звук»: отодвигая свой аватар подальше от других участников, вы перестаете их слышать, а они вас.
Подробнее о разработке мы писали в статье: Как мы создавали Miro и Zoom в одном флаконе

Ниже описываем форматы, которые нашли, и их реализацию с помощью собственного решения

Важно давать возможность менторам, наставникам, экспертам и членам жюри в реальном времени вступать в диалог с командами, смотреть на их промежуточные результаты и озвучивать по ним обратную связь.

На оффлайн площадках это постоянная практика - в онлайне с этим дефицит.

Мы решили организовать это в виде комнат. Каждая команда работает в отдельной комнате, а эксперты и жюри могут заходить в комнаты в процессе работы и давать обратную связь по текущим результатам.

В онлайне невозможно продолжительное время держать концентрацию и смотреть лекции. Вовлеченность участников существенно отличается от аналогичной в оффлайне (в худшую сторону). Причиной тому - отсутствие контакта глаз, прямого диалога и возможности подойти к спикеру после доклада. Да и самим спикерам сложно и не очень интересно рассказывать «в пустоту».

Мы стали проводить встречи со спикерами в небольших группах (до 30 человек), в которых участники собирались вокруг спикера и активно с ним взаимодействовали: задавали вопросы, обсуждали между собой примеры, подсвечивали непонятные места прямо на слайдах и обсуждали их со спикером.

Встречи стали живыми, так удалось избежать проблему «черных окон» у слушателей.

Для многих команд, мотивацией к участию является не только призовой денежный фонд (а еще бесплатная еда и мерч 😁), но и сама «тусовка» - нетворкинг, общение с другими командами и приглашенными экспертами.
В Zoom'е подобные активности выглядят уныло, а организовать вовлеченное общение на 10+ человек в одной комнате вообще кажется невозможным.

Компромиссным решением являются «револьверы», когда участников случайным образом (или по интересам) сводят для общения по парно.

Мы подошли к этому кейсу более привычно - сделали курилки и тематические зоны для общения, где удобно собираться в небольшие группы до 10 человек

Для заказчиков и членов жюри важно видеть динамику работы команд, причем чем детальнее, тем лучше. С кодом все довольно просто - его публикуют в репозиториях, а другие артефакты: CJM, user stories, mind maps, блок-схемы и наброски интерфейсов остаются «за кадром».

В getLocus мы решили эту проблему за счет «цифрового следа», который остается от каждого участника и который доступен для анализа, как во время, так и после мероприятия.
Фото и картинки выкладываются на онлайн доске, а зарисовки, тексты и схемы производятся в ней самой.

Часто от крупных компаний прилетает запрос «похантить» участников или сделать промо своего продукта.
Обычно это выглядит как брендированная стойка на площадке мероприятия, за которой стоят HR'ы или промоутеры и общаются с участниками ивента.

Трудно (во всяком случае у нас не получилось) брендировать комнаты в Zoom.

В онлайне мы стали использовать интерактивные стенды. У каждого стенда может находиться HR или консультант к которому будут «подходить» и общаться в реальном времени участники мероприятия.

По нашим ощущениям, переход в онлайн предоставил новые возможности. Хакатоны стали масштабнее, так как не привязаны к конкретной локации, и в связи с этим, требуют меньших бюджетов.

Нам кажется, что среди читателей VC больше участников хакатонов, чем их организаторов.
Интересно, стали ли вы чаще(реже) участвовать в подобных ивентах, после того как они переехали в онлайн? Почему?