Как 4 маркетологам обеспечить потребности компании и не умереть

Отдел маркетинга в IT-компании – это всегда задачки со звездочкой. У нас, по-меньшей мере, 7 заказчиков: собственник, директор по развитию, операционный директор, отдел продаж, проектный отдел, отдел разработки и бухгалтерия. Хаотичный поток горящих задач, которые важно сделать «прям щас» закаляет до поры до времени, а потом стремительно выжигает команду, посыпая пеплом все дедлайны и качество работы. В этой статье я покажу, почему мы еще живы и как мы организовали работу отдела маркетинга в платформе Asana.

Меня зовут Дарья Кугакова, я руковожу отделом маркетинга в компании RocketSales. На фото я – слева. Мы работаем на стыке коммерции и IT, внедряем amoCRM, Asana и другие облачные решения, без которых в условиях пандемии и перегретых рынков вообще непонятно, как выживать, а тем более расти.

Задач у нас много (тоже мне, удивила), рук всего 8, голов и того меньше. Маркетологи чаще других становятся универсальными солдатами, цель которых обеспечить поток качественных лидов и увеличить выручку компании. Для этого надо и сайт упаковать, и видео для YouTube-канала записать, и коммерческие предложения разработать, не забывать про соцсети, про крутые стикеры для внутреннего маркетинга, и, уж конечно, не останавливать производство продающих автоворонок с ботами, ретаргетом и догоняющими офферами в e-mail-рассылках. Еще мы в компании отвечаем за обучающие курсы, внешние мероприятия, корпоративную культуру. В общем, мы ребята многофункциональные, но всё-таки живые. И если нас тянуть в разные стороны, то неминуемо разорвёмся.

Для управления проектами и задачами больше 5 лет назад компания выбрала платформу Asana. Там работают все подразделения, включая отдел продаж, производство, разработку и бухгалтерию. Генеральный директор компании Константин Кузнецов даже ведет там личные дела. Но в фокусе внимания сегодня – отдел маркетинга. И то, как мы в нем управляем проектами и задачами.

Вся деятельность отдела делится на глобальные направления или Портфели:

Пока я не буду рассказывать, что это за статусы и разноцветные плашечки. Смотрим на структуру отдела.

Внутри Портфеля располагаются Проекты, соответствующие направлению деятельности. То есть Портфель разбит на конкретные блоки работ. У каждого блока есть свой ответственный. Например, в портфель Контент и Упаковка входит 8 проектов:

У каждого проекта есть ответственный, который еженедельно пишет отчет, что было сделано в рамках проекта, но об этом тоже чуть позже.

Проект состоит из секций с задачами. Мы пробовали разные методологии, но больше всего прижилась работа спринтами, длинной в один календарный месяц.

Есть задачи с общей информацией по проекту. Идеи для статей, полезные ссылки, итоги брейнштормов – то, что мы регулярно используем в задачах по этому направлению.

Дальше – Очередь задач. Думаю, понятно. Задачи, которые мы возьмем в работу, но не сегодня.

Дальше текущий месяц. Ближе к концу этого месяца мы начнем планировать нагрузку на следующий и появится новая секция по имени Август 2021. Пока есть Июль 2021 с выполненными и невыполненными задачами. Под ним Июнь, Май и так далее.

И, наконец, внутри каждого Проекта есть Задачи. И вот здесь я расскажу чуть подробнее.

Например, есть задача «Написать 3 статьи по Asana».

Мы сильно заморачиваемся над учетом времени, потраченного на задачи. Не потому, что хотим контролировать сотрудников, а потому что

В верхней части карточки задачи есть

Если навести на поле со временем, открывается плашка с детальной информацией по отработанным каждым участником временем и по премиальной мотивации, которую каждый заработал, выполняя задачу.

Большие задачи мы декомпозируем на подзадачи. За них могут отвечать разные люди, система разделяет время и ответственных, а также позволяет устанавливать отдельные дедлайны по каждой подзадаче. Цифра в кружке показывает количество потраченных часов, цвет кружка меняется от зеленого к красному по мере приближения фактической цифры отработанных часов к запланированной.

Удобно, что я, как руководитель, могу просто посмотреть на список подзадач и увидеть, что статью про онбординг пока писать даже не начали (нет кружка со временем, значит время на эту задачу еще не списывалось).

Все коммуникации по задаче мы ведем прямо в Asana. Не в корпоративных и личных чатах, а в комментариях к задаче. Есть строгое правило «Если что-то не зафиксировано в Asana, этого не существует».

На скриншоте видно, что оценку по часам производит сам сотрудник. Руководитель может не согласовать заявленное время на выполнение, но такое случается крайне редко, потому каждый в команде учитывает свое рабочее время и примерно знает, как быстро справится с конкретной задачей.

На четверых в нашем отделе приходится больше 20 активных проектов. Конечно, было бы неудобно каждый день открывать все 20 проектов и собирать оттуда список своих задач. Поэтому у каждого сотрудника есть личные списки задач.

Это отдельный проект, названный в честь сотрудника. Получая задачу сотрудник обязательно крепит ее в списки

Задачи в Asana можно крепить одновременно к нескольким проектам, поэтому, например, у нас есть возможность выделять из общего списка задач маркетинга задачи конкретных подрядчиков и создавать для них отдельные доски, фокусируя на том, что они должны сделать.

Каждое утро у нас начинается не с кофе, а с просмотра своих задач в Asana. Мы актуализируем статусы, дедлайны, пушим задачи, в которых являемся наблюдателями, отписываем комментарии в задачах, где требуется обратная связь.

Конечно, мне, как руководителю, нужно видеть, сколько всего задач сейчас в работе у отдела. И заранее планировать задачи на будущий месяц. Кроме того, нужно фиксировать запросы, поступающие из других отделов (как вы помните, у нас семь постоянных внутренних заказчиков), оценивать их по срокам и ставить в очередь.

Ни личные доски сотрудников, ни отдельные проекты не дают возможности оперативно анализировать состояние проектов и задач отдела. Поэтому мы придумали Общий список задач отдела маркетинга.

Здесь собраны все задачи маркетологов из всех проектов компании. Чтобы не шокировать вас сразу, мы временно свернули все секции.

В секцию Входящие попадают все задачи от других отделов, которые нам предстоит оценить по срокам. Раз в неделю на планерке отдела мы разбираем этот раздел, выставляем дедлайны. Горящие задачи и задачи, существенно влияющие на финансовый результат мы берем в работу сразу.

Секция Цели – это наша мотивация. Там зафиксировано 7 глобальных целей отдела маркетинга на 2021 год.

Секция Цели на июль – это ключевые задачи, на которых мы фокусируемся в этом месяце.

Дальше – спринты, соответствующие календарным месяцам. Можно посмотреть сколько задач было закрыто в прошлом или любом другом нужном нам месяце.

Перейдем к задачам на Июль.

На один скриншот они, конечно, не поместятся, но общий принцип вам будет понятен.

Задачи мы закрываем снизу вверх, словно поднимаясь по ступенькам к Целям на июль и Глобальным целям на год. Справа от названия задачи уже знакомые вам кружочки с часами. Правее – дедлайн, ответственный, статус задачи.

Далее идет поле «Фокус». Каждую планерку мы обозначаем фокусные задачи на эту неделю. Все мы люди, далеко не всегда получается закрывать полный объем запланированных задач. Тогда мы уделяем все возможное время задачам в фокусе.

Правее поле, в котором видно, к каким проектам прикреплена каждая задача.

На еженедельной планерке мы обсуждаем задачи, которые были в фокусе у сотрудников, а потом проходим по всем задачам в спринте, чтобы актуализировать по ним информацию.

И дальше начинается самое интересное.

Каждый четверг в отделе маркетинга проходит планерка. После нее сотрудники пишут отчет по каждому проекту, за который они ответственны.

Ответственный за Портфель собирает из отчетов по проектам общий отчет по Портфелю.

А руководитель отдела маркетинга собирает из отчетов по Портфелям общий отчет о работе, проделанной за неделю отделом маркетинга. И представляет этот отчет на планерке руководителей. Отчет выходит немаленький, в карусели показана логика
1. Отчет по проекту >
2. Отчет по портфелю >
3. Общий отчет отдела маркетинга

Уведомление об отчете получают все топ-менеджеры и собственник компании. Читают, охотно комментируют, задают вопросы. Деятельность отдела прозрачна и для руководителя самого отдела, и для руководителей других подразделений, и для генерального директора.

Возможно, сразу будет сложно понять и принять нашу систему проектного управления целиком. Но, честно говоря, всё устроено не так уж сложно. Мы просто фиксируем в Asana все задачи, включая идеи, появившиеся в ходе планерки, например. Ставим приоритеты, оцениваем сроки, время на задачу. И работаем.

Мы не пренебрегаем написанием отчетов, нас не угнетает необходимость запускать тайм-трекер или менять статус задачи. Когда начинаешь этим активно пользоваться, быстро осознаешь разницу. Одна из главных ценностей, которую дает такое управление проектами – это прозрачность. Я вижу, чем занимаются сотрудники. Другие руководители видят, когда и какие задачи мы выполняем. Собственник компании понимает, какие направления двигает отдел маркетинга.

Asana дает четкое понимание конечной и промежуточных целей. Сотрудник знает, какие задачи он должен выполнить сегодня, завтра или через неделю. Прозрачно и четко ведет свои проекты. Это, кстати, очень сильно помогло в первую волну пандемии, когда вся компания за несколько дней перешла на удаленку. Работа не остановилась, не было стресса, конфликтов. Мы просто продолжили делать свое дело.

Есть проекты, которые мы запускаем регулярно. Например, создание обучающих курсов. И нам не нужно каждый раз реализовывать проект, как в первый. Мы просто создаем копию проекта предыдущего курса, в которой уже выстроен нужный нам последовательный процесс.

Есть много других тонкостей вроде автоматизации постановки задач прямо из CRM-системы. Но статья итак вышла немаленькая. Буду рада вашей обратной связи, с удовольствием расскажу о каких-нибудь конкретностях поподробнее.