Как организовать настоящий хакатон в пандемию. Руководство по реализации от AppFollow

Два дня работы в офлайне, 60 человек, 33 идеи, 18 проектов в разработке, 13 проектов, представленных в демоверсии в финале. Как мы организовали невиртуальный хакатон для команды во время пандемии.

О нас

AppFollow — это App Review Management & ASO Platform. С помощью платформы можно следить за показателями приложений, улучшать конверсию в установку и средний рейтинг, работать с отзывами пользователей, подбирать ключевые слова и улучшать ASO. Можно работать со своими приложениями и даже отслеживать показатели приложений конкурентов.

С момента основания компании, а это более шести лет назад, вся команда работает удаленно. При этом несколько раз в год мы обязательно собираемся на офлайн встречи, хакатоны и митапы в разных городах и странах: Санкт-Петербург, Рига, Тула, Подмосковье, Репино. Юбилейный пятый хакатон мы провели в Петергофе, но о нем чуть позже.

Хакатон как традиция

Для AppFollow хакатон — это не просто мероприятие, это то, с чего началась компания. В 2014 году на одном из хакатонов Анатолий Шарифулин (сооснователь и CEO) и Павел Власов (сооснователь и CTO) создали прототип продукта, который стал отправной точкой для платформы и компании AppFollow. Поэтому для нас хакатон — это одна из самых важных традиций, которую мы обязательно будем продолжать. В 2020 году мы успели провести хакатон перед началом пандемии, а потом больше года встречались только небольшими группами в коворкингах в тех городах, где у нас живет много сотрудников.

Зачем нам хакатон сейчас?

Самая важная цель хакатона для команды, работающей удаленно на постоянной основе — это возможность познакомиться в офлайне и наладить связь друг с другом. Ничто так не сближает, как совместно разделенные эмоции. Помимо этого хакатон — это возможность сгенерировать новые фичи для продукта, реализовать кросс-командные проекты и обсудить возможные вопросы. Тут важно сказать, что проекты на хакатонах AppFollow не обязательно должны быть связаны с кодом или программированием. Команды снимают видео, собирают базы данных, прорабатывают новые варианты интеграций и т.д. Можно заявить и реализовать любой проект, который нацелен на то, чтобы принести пользу компании.

10 базовых советов при организации хакатона

Если вы впервые собираетесь организовать хакатон в офлайне — вот несколько советов, которые помогут в его организации и сэкономят вам время и средства.

1. Планируйте заранее

Собрать всех в одной точке больше чем на рабочий день — крайне тяжело, даже если вы работаете в одном офисе. В нашем случае команда включала людей из более чем 10 стран и 12 часовых поясов. Исходя из нашего опыта, рекомендуем объявлять о выездном мероприятии хотя бы за 2-3 месяца, чтобы все члены команды могли спокойно подготовиться к поездке: спланировать отпуск и командировки, выбрать билеты, сделать загранпаспорта и визы.

2. Если есть бюджет — наймите профессиональную помощь

Почти любое мероприятие можно организовать своими силами, но все, кто вовлечен в подготовку и организацию, в конечном итоге вряд ли смогут качественно провести время, пообщаться с коллегами и отдохнуть. Решить эту проблему может профессиональное event-агентство, которое возьмет организацию на себя, а также поделится экспертным опытом и подскажет, на что обратить внимание. Вам не придется самим разбираться со множеством организационных вопросов и «тушить пожары», когда что-то пошло не по плану.

Если есть возможность, лучше доверить организацию мероприятия агентству или привлечь подрядчиков на отдельные задачи. В последнем случае с вашей стороны должен быть человек, который будет координировать все процессы. В идеале, это человек с профессиональным опытом в организации мероприятий.

Если нет возможности привлечь подрядчика, можно собрать рабочую группу из сотрудников компании. Это не обязательно должны быть только ваши коллеги из HR и Event-команды. Не бойтесь просить о помощи.

3. Проверяйте сметы и списки услуг

Мы всегда надеемся на честность выбранного подрядчика, но от ошибок никто не застрахован. Поэтому мы настоятельно рекомендуем проверять сметы: в формулах могут быть опечатки, а в позициях (особенно технических) — ненужное вам оборудование или услуги. Или их стоимость может быть завышена. Если у вас в команде есть человек, который разбирается в организации мероприятий и знает, чем отличается портретная съемка от репортажной, и какое оборудование должно быть на площадке для качественной работы — привлеките его к проверке сметы.

4. Вся информация в одном месте

У участников будет много организационных вопросов. Лучше сразу создать отдельный канал в рабочем мессенджере, где будут все новости о мероприятии. Обязательно пропишите программу с таймингом, чтобы люди не терялись на месте и понимали, какие активности их ждут в течение дня.

5. Помогите с идеями проектов

Вряд ли у каждого сотрудника найдется своя идея для реализации в рамках хакатона, но у многих будет желание помочь и принять участие. Поэтому полезно иметь файл с проектами, где уже будет внесено несколько идей, готовых к реализации (это могут быть идеи от бизнеса, проекты с прошлого хакатона, проекты, до которых никак не доходили руки и т.д.). Участники смогут либо присоединиться к уже существующим проектам, либо по такому же шаблону внести свою идею и собрать для ее реализации команду.

6. Пространство для работы и проживания должно быть удобным

Внимательно выбирайте конференц-зал или другое помещение, где будет проходить хакатон. Помещение должно быть просторным и хорошо вентилируемым. В прошлом у нас были ситуации, когда на выбранных площадках было душно, и люди уходили работать в свой номер или лобби отеля.

Также стоит продумать, где участники хакатона будут жить. Мы обычно выбираем отель или базу отдыха, где есть конференц-зал и высокоскоростной доступ в интернет. Если жилье будет далеко от рабочей площадки, люди будут больше уставать и придется тратить время на дорогу.Площадку, где вы планируете проводить мероприятие, тоже нужно проверить заранее: решить, как лучше расставить рабочие столы, где расположить фотозону, продумать логистику. Если вы живете в другом городе и у вас нет возможности познакомиться с площадкой до мероприятия, постарайтесь получить ее фото и видео.

7. Разный тайминг под разные цели мероприятия

За прошедшие годы мы организовывали разные по продолжительности хакатоны, включая двухдневные и даже трехдневные. Планируйте тайминг исходя из того, какая у вас цель. Классический 24-часовой формат подходит для решения задач, которые уже давно «на повестке», и осталось только максимально оперативно все обсудить, наметить следующие шаги и сделать небольшой рабочий прототип. Также это отличный вариант, когда бюджет относительно небольшой.

Чтобы команда смогла пообщаться в спокойном режиме, поделиться идеями и успеть реализовать задачи помасштабней, нужно планировать минимум двухдневные, а лучше трехдневные мероприятия. Бюджет увеличится, но будет больше живого взаимодействия и эмоций, а проекты получатся более проработанными.

Так как мы полностью удаленная команда, наши цели как раз из второго блока. Поэтому мы всегда четко делим время на рабочее и время для отдыха и общения с командой. Приезд и отъезд мы советуем планировать отдельными днями. День приезда лучше потратить на то, чтобы отдохнуть и пообщаться с коллегами, а не сразу садиться за проект. В день отъезда также лучше убедиться, что вся работа уже закончена, а люди могут выспаться и спокойно собрать чемодан.

8. Продумайте, чем занять людей в свободное время

Важная цель хакатона, помимо работы над проектами — дать участникам возможность пообщаться. Если не продумать неформальную программу, то возникает вероятность того, что после рабочего дня люди небольшими группами разойдутся по ближайшим барам или по номерам. Лучше выбирать локацию, где есть чем заняться, и предложить участникам общие активности в свободное время.

На последнем хакатоне мы организовали приветственные коктейли в баре в день заезда, барбекю на крыше отеля во второй день, а в последний день — ужин в ресторане за городом. Помимо этого мы выбрали отель, где можно было поиграть в бильярд и сходить в СПА — там тоже почти всегда можно было встретить коллег и поговорить.

9. Участвовать веселее, если есть призы

Продумайте поощрение для участников, чтобы добавить азарта. Мы постарались наградить максимальное количество команд, чтобы в следующий раз еще больше проектов дошло до финала. У нас было два приза зрительских симпатий по итогам общего голосования, а также по призу от каждого из трех фаундеров. Итого пять победителей. Каждой команде, которая ничего не выиграла, но дошла до финала и презентовала проект в демоверсии, мы также выплатили небольшие бонусы.

Денежные бонусы в этом случае — это скорее игра, которая добавляет драйва. Кроме них можно придумать и другие «плюшки», например, дополнительные дни отпуска для выигравшей команды, «виртуальный кофе» с фаундером и т. д.

10. Не скупитесь на мерч, но помните об экологии

Здорово, когда участники события увозят с собой не только воспоминания, но и что-то осязаемое и полезное. В нашем случае это были холщовые сумки, в которых лежали многоразовые маски для лица, красивые бамбуковые блокноты, ручки и корпоративные футболки, в которых сотрудники ходят на мероприятия, дают интервью и выступают на конференциях. Мы стараемся не вредить природе и обходиться без одноразовых атрибутов праздника, которые выкинут через 10 минут. Советуем покупать качественные вещи, которые можно использовать долго.

Возможно, на мероприятии вам понадобится пресс-волл или фотозона — их тоже можно постараться сделать экологичными. Нам нужна была зона для общих фото и записи интервью. Почти весь реквизит (мебель, книги, настольные игры и т. д.) после мероприятия разъехался по домам участников, что-то подарили отелю, а фон будет принимать участие в следующих мероприятиях.

И еще 3 совета для организации хакатона в пандемию

11. Ориентируйтесь на запросы от коллег

Наша команда не встречалась уже больше года и многие новые сотрудники не видели никого из коллег вживую. Все очень ждали хакатон. При этом часть коллег предпочла воздержаться от поездок во время пандемии — их мы подключили по Zoom.

12. Проверяйте распоряжения

Пандемия внесла свои ограничения в организацию любых событий, поэтому теперь нужно регулярно перепроверять: можно ли организовывать мероприятия на территории конкретного региона и города; какая максимальная численность людей может быть на ивенте; какие меры безопасности должны соблюдаться и т.д.

13. Безопасность прежде всего

Стоит предпринять все меры, которые вам доступны, чтобы обезопасить участников мероприятия.

Вот, что сделали мы:

По итогам хакатона никто из наших коллег не сообщал о том, что заболел Covid-19.

Что еще можно учесть

После хакатонов мы собираем обратную связь от участников и отмечаем для себя моменты, которые можно улучшить. Вот несколько наших выводов после хакатона в Петергофе, которые, возможно, будут полезны и вам:

Организация мероприятия во времена пандемии — процесс сложный и нервный. Вместе с тем возрастает запрос на то, чтобы хотя бы изредка возвращаться к атрибутам «обычной жизни». Зная, что нужно предусмотреть, вполне реально организовать мероприятие, которое принесет пользу компании и сотрудникам.

#appfollow #хакатон #инструкция #мероприятие #советы