Считаем прибыль компании. Пошаговое руководство и шаблон для работы

Представляю вашему вниманию простое пошаговое руководство, которое позволит считать точную прибыль вашей компании. А значит, вы, как предприниматель, можете решать, сколько вывести на дивиденды, а сколько потратить на развитие. Файл также позволит планировать затраты и избегать кассовых разрывов.

В своей бизнес-практике я видел не меньше сотни различных систем учета и могу с уверенностью сказать, что разбираемая мною система – одна из самых простых и надежных.

В большинстве компаний, которые мы сопровождаем в бизнес-акселераторе, уже есть бухгалтерский учет. Однако вы понимаете, что бухгалтерия ведется в интересах государства для правильного начисления налогов. И часто на бухгалтерские данные нельзя положиться, т.к. используемые статьи неудобные, а данные вносятся так, как удобно бухгалтеру, а не как нужно собственнику.

Поэтому приходится вводить дополнительные инструменты учета.

Вот шаблон управленческой отчетности: https://docs.google.com/spreadsheets/d/14G9kc9LWjT1DBBs48FK2JBwm9AaK3ix7ednhcewknxk/edit#gid=251305389

Скопируйте его на свой гугл-диск, и я покажу, как за 3 шага внедрить его в свою компанию, чтобы точно знать прибыль.

В управленческом учете применяются всего 3 отчета: ДДС (движение денежных средств), ОПиУ (отчет о прибылях и убытках) и Баланс.

Если говорить коротко, то в ДДС и ОПиУ учитываются денежные средства, а Баланс также включает оценку оборудования и склада, которыми располагает компания, остатки на счетах, и все типы задолженностей: сколько нам должны клиенты, задолженности по зарплате, по налогам, поставщикам, кредиторам и так далее.

ДДС — это отчет о фактическом движении денежных средств. Обычно он есть в большинстве компаний. Например, вчера пришло 10 000 рублей и вчера же мы потратили 5000 рублей. Осталось 5000 рублей. Кажется, что все просто и понятно. Мы имеем остаток на счете, и есть соблазн его потратить. Однако из этих данных мы не знаем, 10000 рублей – это уже наши деньги? Или это аванс, который клиент может потребовать назад? А 5000 затрат – это мы за какой период расплачиваемся? Может быть, у нас задолженность по зарплате за прошлый месяц и нам необходимо погасить еще 100 000?

Именно для этого вводится второй отчет, который называется «Отчет о прибылях и убытках» (ОПиУ). Для этого отчета важно указывать не только фактическую дату оплаты, но и месяц, к которому эта операция относится. Если мы расплачиваемся за прошлые периоды или нам заплатили аванс, то это нужно будет указать.

Приведенные правила предназначены в первую очередь для вашего бухгалтера, помощника или учетчика, который будет работать с файлом. Каждое правило важно.

В своем файле скорректируйте, когда точно он должен заполняться. Также обозначьте штраф за отсутствие цифр. Даже если вы не используете штрафы, я рекомендую оставить это правило, т.к. вы можете всегда обратиться к пункту со штрафом, чтобы призвать вашего бухгалтера к порядку.

Обратите внимание также на 3-е правило. Оно очень важно. Для многих новым является то, что пришедшие деньги или расходную операцию нужно разделять при учете, чтобы вы точно знали, на какой период отнести ту или иную сумму. Это вводится в первую очередь для отчета ОПиУ. Поэтому, если для вас это в новинку, значит, вы до сих пор живете по модели ДДС.

Перейдите в этот раздел и заполните его, исходя из вашего бизнеса. Во-первых, нужно указать список кошельков, которые вы используете. Здесь укажите все юридические лица и все счета, которые вы используете в работе. В том числе это могут быть счета банковских карт и наличные деньги. Слева от кошелька должна быть указана сумма остатка на начало ведения файла. Это важно, т.к. в разделе «Контроль» вы будете сверять остатки на счетах.

Во-вторых, нужно скорректировать список статей доходов и расходов, которые важно учитывать в вашем бизнесе. В файле уже приведены универсальные статьи и разбиты на группы: «Доходы», «Коммерческие расходы», «Переменные расходы» и так далее. Уточните у своего бухгалтера, какие еще статьи вам важно указать.

Обратите внимание, что слева каждой статьи должна быть указана группа. Это важно, т.к. отчетность автоматически формируется по этим группам.

Также в справочнике есть возможность указывать список проектов и контрагентов, если вам важно формировать отчеты по ним и, например, считать маржинальность проекта или контрагента.

Это ключевая закладка в файле, туда должны быть внесены все операции. Данные вводятся один раз, а все отчеты формируются автоматически.

Обращаю ваше внимание, что каждая операция имеет 2 даты. Это ключ к пониманию файла. Первая дата – фактическая, она используется, чтобы сформировать отчет ДДС. А вторая дата — учетная. Она определяет, на какой месяц мы должны отнести эту операцию. Если это аванс от клиента, то мы не указываем дату, пока не будет получен акт выполненных работ. Если это возврат долга, то мы указываем месяц этого долга.

Если это инвестиционные затраты, которые нужно разбить на несколько месяцев, или налоги, которые платятся 1 раз в год, то операция разбивается на нужное количество частей и по каждой их них указывается правильная дата учета.

Таким образом, с помощью всего 1 дополнительной даты мы легко можем формировать отчет ОПиУ.

Обратите внимание, что справа в таблице есть 3 столбца, выделенные серым цветом, которые заполняются автоматически и в которые не нужно вносить данные.

В файле предусмотрены 2 способа контроля данных, которые может использовать бухгалтер для самопроверки:

1) на вкладке «Контроль» остатки на счетах должны всегда совпадать с реальными остатками на счетах. Если это не так, значит, цифры нужно перепроверить;

2) В отчете ДДС статья «Между своими счетами» равна нулю.

Если вам важно планировать затраты, то создайте правило, что все оплаты месяца (или недели) заранее заносятся бухгалтером в реестр операций без указания даты фактической оплаты.

Таким образом, в закладке «Планирование затрат» вы автоматически будете видеть, какую сумму в этом месяце еще необходимо заплатить, а также остатки на счетах.

Информация приведена на вкладке «Пример схемы кодирования».

Если в вашем бизнесе несколько направлений деятельности, одновременно ведутся несколько проектов или операций слишком много, то я рекомендую вводить кодирование. Таким образом бухгалтер будет точно знать, на какую статью или проект нужно относить операцию.

Для правильного учета всех приходов вводятся коды в нумерации договоров и счетов. Таким образом, сразу становится понятно, кому принадлежит оплата.

Также вводится кодирование затрат. На каждом счете ответственный указывает код, который бухгалтер прописывает в назначении платежа при оплате. Это простое правило позволяет до минимума снизить процент ошибок в учете.

Мы разобрали с вами шаблон управленческого учета и 3 простых шага, чтобы внедрить его в свой бизнес. Используйте файл с умом и системно проводите анализ затрат. Следующим шагом для вас будет создание ежемесячного бюджета затрат.

Делитесь обратной связью. Буду рад вашим комментариям.