Как сотрудники обманывают системы учета рабочего времени

До сих пор существуют компании, которые отмечают время выхода на смену вручную. Обычно этим занимается директор магазина или сотрудник службы безопасности. Очевидные минусы такого способа учета – личные договоренности отмечать в табеле плановое время, а не фактическое; ошибки в табеле из-за невнимательности; «мертвые души», заработную плату за которых получает директор и т. д. Очереди на кассах, пустые полки, неактуальные ценники – каждый сталкивался с такими ситуациями, приходя в любой розничный магазин. Обычно это связано с опозданиями и невыходом сотрудников на смену.

Получается, что бизнес бьется за повышение качества обслуживания, но не понимает и не контролирует, как работает его персонал. Чтобы повысить дисциплину и прозрачно контролировать выход сотрудников по планируемому графику, компании внедряют различные системы учета рабочего времени. Но даже внедрение подобных систем не гарантирует точность отметок о фактически отработанном времени – сотрудники находят способы фрода.

Фрод (fraud с англ.) – любой вид мошенничества или махинаций.

Разберемся, какие технологии применяются в системах учета и как сотрудники их обманывают:

Самая распространенная технология учета, принцип работы которой заключается в прикладывании магнитной пластиковой карты к считывателю, который затем формирует отчет. Очевидный минус такого способа – производство карт, которые теряются или приходят в негодность. Учитывая, что штат даже одной торговой точки может достигать 100 человек, постоянная замена карт для компании выливается в крупную сумму каждый месяц.

Помимо неудобства использования и стоимости, в этом способе учета больше всего вариантов фрода. Выделим основные, которые встречаются везде:

- передача карточек: сотрудники внутри одной смены могут обмениваться карточками, чтобы отмечать время прихода и ухода коллег при их фактическом отсутствии

- обман со стороны руководства: директор магазина может сам отмечать сотрудников, чтобы не создавать «лишние проблемы» и избегать штрафов от территориальных менеджеров; директор отмечает несуществующего сотрудника и получает за него заработную плату

- умышленная потеря или неисправность: сотрудники специально забывают или теряют карточки, чтобы директор магазина вручную заносил отработанные часы в систему, обычно закрывают глаза на опоздания и проставляют полную смену

Учет по отпечатку пальца – технологичное решение, которое на первый взгляд кажется простым и удобным. Приходя на смену, сотрудники прикладывают определенный палец на устройство, который находит в базе нужный отпечаток и фиксирует отметку с конкретным человеком. Метод плох контактностью – стекла со временем затираются и приходят в негодность. С финансовой точки зрения это самый дешевый способ учета, но ненадежный.

Кажется, что обмануть такую систему невозможно, каждый палец индивидуален. Но лазейки нашлись:

- повреждение пальца: сотрудники могут нарочно порезаться, чтобы не отмечаться на устройстве, так как процесс регистрации нового пальца может занимать несколько дней или неделю, все отметки об отработанном времени фиксируются вручную директором

- обман со стороны руководства: как и в случае с карточками, директор магазина регистрирует на все свои пальцы разных сотрудников и отмечает их, включая «мертвые души»

- нестабильность распознавания: сотрудники специально прикладывают палец некорректно, и система их не считывает

Оптимальное соотношение стоимости и точности учета. Простой принцип работы: приходя на смену, сотрудник фотографирует свое лицо на специальном устройстве, во время отметки селфи сотрудника отправляется в облако и обрабатывается алгоритмами на основе нейронных сетей. Технология Liveness, используемая в таких устройствах, проверяет, настоящий ли человек изображен на фотографии.

Если проверка пройдена, то система преобразует фотографию в биометрический шаблон и ищет совпадения в загруженной базе. Если оно найдено, то платформа передает сигнал в систему для фиксации времени.

Для некоторых сотрудников внедрение самой надежной и точной системы учета стало вызовом – найти любой целой способы фрода. Вот, что встречается на практике:

- отметка через фото: сотрудники пытаются отмечать своих коллег, подставляя их фотографию к камере

- отметка через видео: если первый вариант не прошел, используют записанное видео с телефона, чтобы доказать системе, что это живой человек

К несчастью сотрудников и наоборот для бизнеса, обмануть лицевую биометрию невозможно. Такой способ учета фиксирует фактическое отработанное время и выплачивает по отметкам заработную плату. Установка устройств в каждом магазине кажется невыгодной инвестицией, но, если подсчитать, сколько теряет бизнес из-за несвоевременного выхода сотрудника на смену, подобные проекты окупают себя за несколько месяцев.

Внедрение подобных систем дает бизнесу больше, чем просто учет рабочего времени. Компании получают в режиме онлайн статистику по выходам сотрудников в разрезе дня, недели и месяца в каждом магазине. К тому же, автоматизированный процесс значительно сокращает время менеджмента на ручные операции, исключает оплату опозданий и ранних уходов и в среднем по рынке экономит до 1.5% фонда оплаты труда. При высокой численности штата экономия составляет миллионы рублей ежемесячно.