Пять лайфхаков для оптимизации офиса в период локдауна от UnSpot

Пока учёные исследуют новые штаммы коронавируса, а политики всего мира вводят ограничения, бизнес продолжает искать оптимальные способы организовать работу команды в ситуации неопределённости. Последние полтора года наша команда успешно применяет систему бронирования рабочих мест UnSpot. Сегодня поделимся опытом и лайфхаками, которые помогают сохранять продуктивность сотрудников, снижать риск заражения и экономить на обслуживании офиса.

Удалёнка — не панацея, особенно для сотрудников с детьми. Да и содержать пустой офис, в который уже вложено столько ресурсов — не самое рациональное решение. Поэтому мы выбрали гибридную модель, предоставив сотрудникам возможность самостоятельно определять режим работы и график посещения офиса.

Упорядочить этот процесс нам помогает система бронирования рабочих мест UnSpot. Как это работает:

Уже через полтора месяца мы накопили достаточное количество данных о загруженности офиса, чтобы перейти к следующему шагу — оптимизации пространства.

В панели администратора UnSpot можно увидеть, как сотрудники взаимодействуют с офисным пространством: в какие дни и часы приходят на работу, какие места бронируют. Эти данные позволяют определить и оптимизировать рабочие места и целые локации, которыми люди пользуются реже всего.

Например, если офис разделен на зоны или кабинеты с автономными системами освещения и вентиляции, то неиспользуемые пространства можно отключить от этих систем и таким образом снизить расходы на энергопотребление. А вместо неиспользуемых столов поставить пару кресел-мешков, в которых можно отдохнуть и расслабиться.

В эпоху пандемии важно не только поддерживать работоспособность команды, но и заботиться о здоровье. Во время пиков заболеваемости мы настраиваем в системе бронирования доступность рабочих мест и переговорных комнат, чтобы естественным образом создать дистанцию между сотрудниками, которые посещают офис.

Так, столы в опенспейсе можно открыть для бронирования в шахматном порядке, а также задать интервалы, во время которых производится санитарная обработка рабочих мест.

Ещё один вариант использования системы UnSpot — чередование времени посещения офиса между командами. Например, для команды А открыто время бронирования в первой половине дня, для команды Б — после обеда. К слову, руководитель команды может самостоятельно забронировать нужные места для своих сотрудников с учётом выбранного графика работы.

Если вы попадаете под требование перевести на удалёнку не менее 30% персонала, то благодаря системе UnSpot вы сможете гибко управлять посещением офиса, не нарушая привычные для вашей команды процессы.

Например, закрепить в системе определенные дни посещения для разных отделов или сделать недоступными для бронирования 30% рабочих мест. Автоматические отчеты помогут вам отслеживать наполняемость офиса, а при проверке — доказать, что вы строго следуете установленной норме.

Ещё одна важная в условиях пандемии опция, доступная в системе бронирования — возможность быстро определить, кто находился в офисе одновременно с заболевшим сотрудником.

Вместо того, чтобы писать в рабочие чаты и просить коллег проверить в своём календаре, где они были в прошлую среду, вы можете просто открыть историю бронирований, составить список людей и индивидуально оповестить их о вероятности контакта.

При этом стоит учитывать, что человек, вероятно, уже был инфицирован за 2-3 дня до появления первых симптомов. Если он в этот период ходил в офис, то в группу риска попадают все, кто находился на соседних рабочих местах.

Итак, используя приложение для бронирования рабочих мест UnSpot вы сохраните возможность посещения офиса для тех сотрудников, у которых отсутствуют условия для работы из дома. И в то же время сможете рационально управлять офисным пространством с учётом актуальных потребностей команды и рекомендуемых эпидемиологами мер безопасности.