Учёт рабочих на строительном объекте

Когда на стройке занято 2250 человек, а ты находишься за тысячи километров, отследить реальное присутствие сотрудников — задача почти невыполнимая. Кадровики собирали данные из Excel — прорабы скидывали по 20 таблиц с разных участков, мы суммировали цифры и верили, что всё верно. Пока заказчик не приехал с проверкой и не выяснил, что 150 человек значатся на объекте, а фактически их нет. Мастера не обновляли информацию, чтобы избежать лишней работы.

Тогда я внедрила единую форму учёта в закрытой папке на сервере, куда имели доступ только диспетчеры, старшие прорабы и их руководители. Это решило проблему с разными версиями и защитило персональные данные. В форму встроили справочник с кодами статусов — выбираешь нужное из списка, ничего не печатаешь. И мы начали отправлять уже заполненный файл с прогнозируемыми статусами: прибыл, ушёл в отпуск, в дороге, отгул. Прорабу оставалось только проверить, нет ли больничного или прогула, и при необходимости подправить.

Каждый день ответственный сотрудник вносил актуальную информацию: кто на больничном, кто застрял в рейсе (сейчас это часто), кто в отпуске, кто уехал в командировку, а кто пропал без объяснений — к сожалению, такое тоже встречается.

СКУД автоматически передавал данные на дашборд — мы не заполняли их руками. Система видела, кто прошёл через турникет. Вручную оставались только статусы, которые турникет не фиксирует.

На базе двух потоков данных я построила дашборд в Power BI, который обновлялся в реальном времени. Руководитель видел: сколько людей сейчас на площадке, как меняется картина по бригадам, причины отсутствия и прогноз на завтра. Заказчику дали ограниченный доступ — он сам мог проверить обеспеченность стройки людьми без наших звонков.

Это сняло вопросы и укрепило доверие. Мы перестали платить 150 «мёртвым душам», заказчик перестал требовать отчёты, мы научились быстро реагировать на сбои — заменяли застрявших в пути сотрудников, беседовали или расставались с теми, кто систематически исчезал.

Но не обошлось без сложностей. Первые недели прорабы сопротивлялись: «ещё одна бумажка, работать некогда». Тогда я провела онлайн-встречи, наглядно показала, что это экономит их время: один общий файл вместо кучи мелких, начальство меньше дёргает. Для самых недоверчивых закрепили кураторов, которые помогали освоить форму.

Затем мы устроили пилот на 4 месяца на участке из 400 человек. На старте выяснилось, что таблица громоздкая, заполнение отнимало 40 минут — мы её доработали. Через месяц обнаружилось, что сотрудники службы безопасности вручную задерживают передачу данных из СКУД — автоматизировали выгрузку. Только к концу четвёртого месяца система заработала без сбоев. Мы проверили все варианты: болезни, задержки, отпуска, командировки. Убедились, что дашборд показывает корректно, и только тогда расширили на все 2250 человек.