DostaВизор или как сделать управляющую платформу для темной кухни, запустить ее на производстве и ничего не сломать

Первая подобная система в России: работает в блюдах, ускоряет работу кухни и сокращает IT-расходы

Dostaевский — фудтех-компания, которая работает в формате dark kitchen 10 лет. При такой модели ресторан готовит еду только на доставку. В нем нет посадочных мест или самовывоза.

В конце 2019 года Dostaевский начал расширяться за счет новых отделений в Москве и регионах. Нагрузка выросла, система перестала справляться с обработкой заказов, и Dostaевский решил полностью ее заменить.

Наша студия предложила вариант сотрудничества, в результате которого появился DostaВизор — IT-платформа для управления заказами, кухней и курьерами. Она повысила скорость обработки заказов в Dostaевском на 10%. А работа в формате выделенной командой помогла компании сократить IT-расходы в 1,5 раза.

В статье узнаете:

Внутренняя система Dostaевского состояла из отдельных сервисов. Каждый сервис обслуживала отдельная команда. Она что-то дорабатывала, но в целом ничего не меняла. Сервисы были слабо связаны между собой. А их множественная интеграция и поддержка масштабировались до бесконечности.

Подобная архитектура обходилась дорого и не приносила бизнесу ощутимых результатов. В случае ошибки в одном сервисе — обваливались остальные. А при высокой загрузке система могла оставить тысячи клиентов без еды.

Наша студия ощутила влияние сложной архитектуры на себе, когда делала мобильное приложение Dostaевскому для доставки еды. Мы отвечали только за мобильный фронтенд. Бэк связали с сайтом, который разработал другой подрядчик. Сайт постоянно выдавал ошибки. А они тянулись в наш продукт. Dostaевский такое не оценил и отказался от работы с нами.

В то же время CEO Heads and Hands Александр Семенов и CEO Endy Никита Юткин запустили дарк кафе Baristika. Кафе принимало заказы и координировало работу баристов и курьеров через управляющую платформу. Baristika провалилась из-за своей бизнес-модели, а цифровая платформа осталась.

Александр презентовал проект на технологической конференции Web Summit и встретился с генеральным директором Dostaевского Владимиром Овеляном. Они обсудили возможный рост компании и решили поддержать запуск новых dark kitchen за счет управляющей платформы. Так Baristika и потраченные на нее $300 000 помогли вернуть Dostaевского в Heads and Hands.

В рамках нового сотрудничества CEO студии отвечал за IT-продукты в Dostaевском. Он собрал команду внутри студии, которая работала только над сервисами Dostaевского. Продакт-менеджер и бэкенд-разработчики трудились постоянно, а дизайнеры и фронтенд-разработчики подключались при необходимости.

Такой формат работы мы назвали «выделенная команда». Она собирается под конкретный проект и занимается только им. Команда продолжает поддерживать проект после разработки и переходит в компанию заказчика при необходимости.

Dostaевский потратил на ИТ-отдел в полтора раза меньше, получил новую систему управления кухнями и доставкой еды и готовую команду профессионалов.

В результате сотрудничества появилась управляющая платформа DostaВизор, которая координирует заказы, кухню и логистику. Она предлагает веб-интерфейс для администратора кухни, планшетные приложения для поваров и шеф-поваров и мобильное приложение для курьеров.

Платформа считает время приготовления заказа и отображает блюда в порядке их приготовления, составляет маршрутные листы, считает зарплату за смену и многое другое.

Увидеть, как это работает можно на сайте студии.

При работе с выделенной командой заказчик открывает доступ к текущим бизнес-метрикам. Задача команды — повысить их и внедрить новые решения. Она сама принимает решения, пробует нестандартные инструменты, наблюдает за тем, как они меняют бизнес и легко отказывается от них, если что-то не сработает.

Команды пытается поднять показатели и заработать денежный бонус. А если что-то идет не так, заказчик легко расторгает договор. В любом случае риски для бизнеса ниже, чем при сборе собственной команды.

Чтобы разработать DostaВизор команда изучила разные системы управления кухнями: Dodo IS от «Додо Пиццы», систему автоматизации от FoodBаnd и несколько западных аналогов.

Производственные процессы Dostaевского отличались, поэтому готовые IT-решения не подошли. В Dodo и FoodBаnd был отдельный упаковщик заказов. А западные платформы просто переносили бумажные чеки с заказами в электронный формат.

Dostaевскому не подошли такие решения. Компания отказалась от отдельного упаковщика из-за того, что он простаивал при малом количестве заказов. Поэтому при малой загрузке повар сам собирал заказы после приготовления, а при большой — занимался только упаковкой.

Западные аналоги не подошли, потому что базовой единицей новой системы для Dostaевского было блюдо. Рассчитать загрузку кухни в блюдах получается точнее, чем в чеках. Потому что в одном заказе может быть одна пицца, а в другом — десять. А система с чеками это не учитывает.

DostaВизор отображает чеки только на этапе упаковки, чтобы сотрудник мог собрать заказ воедино. Повар нажимает на экран системы только после приготовления блюда. И это сильно отличает платформу от конкурентов, где нужно отмечать старт приготовления блюда и окончание. В цехах с высокой загрузкой дополнительное нажатие — это проблема.

Например, существующие системы хорошо подходят цехам с конвейерным производством — таким, где делают пиццу и пироги. Где блюда готовят одинаковыми этапами: раскатка теста, добавление начинки, выпечка.

В Dostaевском есть цех японских блюд с нестандартными процессами приготовления роллов и воков. Поэтому Dostaвизор настроен под каждое блюдо. Например, повар запекает одни роллы, а другие — нет. В некоторые кладет икру масаго и делает это на отдельной доске. Чтобы не запачкать остальные роллы и не смешать ингредиенты, нужно распределить роллы по разным рабочим станциям. А если повар готовит вок, то не продвинется дальше, пока не обжарит все ингредиенты. DostaВизор все это учитывает, потому что мы разрабатывали и тестировали интерфейс на производстве.

Команда тестировала интерфейсы платформы на производстве. Так она оценивала, как администраторы принимают заказы, как повара работают с чеками, а курьеры все развозят. Прототипы интерфейсов и идеи взяли из Baristika. Но затем поняли, что лучше проверять и дорабатывать идеи на месте. Так жизнеспособные решения появляются быстрее, на проверку остается больше времени, а в разработку идут только рабочие инструменты.

Например, изначально команда не планировала делать отдельный интерфейс для шеф-повара. Но когда на производстве появились планшеты с приложением для поваров, шеф-повар попросил личный инструмент для контроля загрузки. Прямо на производстве он расписал, за какими параметрами ему нужно следить. Поэтому сейчас шеф-повар контролирует загрузку цехов в интерфейсе Dostaвизора и решает, как распределять поваров.

Команда начала тестировать Dostaвизор на незагруженном производстве. Оказалось, что руководство и сотрудники не желают работать по-новому. На таком производстве они не видели пользу от новой системы: заказов было мало и повара спокойно работали с бумажными чеками. Они не понимали, зачем нажимать лишние кнопки на планшетах.

На загруженном производстве ситуация изменилась. Сотрудникам не хватало времени на чтение чеков и выстраивание последовательности приготовления блюд. Поэтому они оценили DostaВизор, который избавил их от лишней работы.

Команда понимала — перестроить многолетние процессы на кухне сложно. Поэтому внедряла DostaВизор постепенно. Сначала запускала его на несколько часов в день, в часы низкого спроса. Если число заказов росло, кухня переключалась на старую систему с чеками.

Когда сотрудники привыкли к новым процессам, а наша команда подстроилась под производство, система работала весь день. Но отдыхала в пятницу и выходные.

Команда тестировала систему три месяца на четырех производствах Dostaевского: собирала обратную связь от сотрудников, дорабатывала функционал и исправляла ошибки. После этого команда запустила 12 производств за 15 дней. А новое производство в Сочи открылось сразу с DostaВизором. Вскоре платформа заработала на всех 36 производствах.

Как DostaВизор упростил работу курьеров и администраторов смотрите в подробном разборе кейса.

DostaВизор повысил скорость обработки заказов на производствах на 10%. Избавил поваров, администраторов и курьеров от бумажной работы, от множества программ и объединил рабочий процесс в единую систему управления. Это помогло повысить общий оборот сети в 2021 году на 45% по сравнению с прошлым годом.

А если хотите узнать, какие еще лучшие практики работают в приложениях доставки еды — скачайте наш обзор.

Спасибо за ваше время

Редакция Heads and Hands