Недвижимость, передержка питомцев, онлайн-образование: как три бизнеса решили проблемы с удаленным подписанием договоров

Договоры с клиентами часто приходится подписывать удаленно, потому что они живут в другом городе, заказали услугу на дом или вообще получают ее через интернет. Но если просто скидывать подписанные сканы на почту или ватсап, могут быть проблемы — клиенты иногда не воспринимают такой договор всерьез и не всегда хотят соблюдать его условия. А в случае проблем в суде сложно будет доказать, кто именно подписал договор, и его могут признать юридически незначимым. Плюс такая схема удлиняет процесс закрытия сделки — клиенту приходится печатать и сканировать договор, он в итоге может просто передумать и вообще ничего не подписать.

Есть альтернатива — простая электронная подпись (ПЭП), созданная через специальный сервис.

Расскажем, как она работает, на примере трех реальных кейсов: компании перенесли весь документооборот с клиентами в сервис LightDoc, упростили заключение сделок и избавились от проблем с несоблюдением условий договоров.

Недвижимость, передержка питомцев, онлайн-образование: как три бизнеса решили проблемы с удаленным подписанием договоров

Кратко: что такое простая электронная подпись

Мы уже рассказывали про ПЭП в прошлой статье, но кратко повторим. ПЭП — это привычные нам пароли и коды доступа по СМС или email. Мы пользуемся ПЭП, когда авторизуемся в электронной почте, делаем перевод в приложении банка или забираем посылку на почте. Но можно пользоваться ей и для задач бизнеса — подписывать договоры с подрядчиками, сотрудниками и клиентами.

Чтобы пользоваться ПЭП, нужен только смартфон и интернет: никаких физических ключей, платы за обслуживание и специального ПО, как для УКЭП. ПЭП можно сделать за пять минут в одном окне, поэтому она и подходит для работы с клиентами, так как позволяет быстро закрыть сделку.

Простая электронная подпись обладает юридической значимостью и приравнивается к собственноручной подписи — это написано в статье 6 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи». Чтобы подпись была 100% безопасной и имела вес в суде, лучше подписывать ей документы в специальных системах документооборота, например LightDoc.

Расскажем, как трем компаниям наш сервис помог сделать документооборот с клиентами юридически значимым.

Агентство недвижимости: сделало договоры более весомыми для клиентов

Тюменское агентство недвижимости с несколькими филиалами активно работает с клиентами из разных городов. Человек может жить в Ханты-Мансийске, а искать квартиру в Тюмени. Или вообще искать через агентство жилье в Сочи. Агентство в этом случае оказывает услуги по поиску и подбору квартир, обычно с постоплатой. С клиентом нужно подписать договор, причем часто онлайн. Таких договоров с удаленными клиентами в день может быть несколько десятков.

Лично бумаги не подпишешь, поэтому приходилось обмениваться подписанными сканами в ватсапе или по электронной почте. Но некоторые клиенты не воспринимали такие договоры всерьез. После оказания услуг они говорили: «Я ничего не подписывал и оплачивать не хочу». Или оплачивали только часть, потому что им казалось, что агентство выполнило не все обязательства. Вопросы наверняка можно было решить в суде, но судиться с каждым затратно и отнимает много времени.

Тогда агентство обратилось к нам, в LightDoc. Мы предложили подписывать договоры с клиентами следующим образом:

  1. Агентство готовит договор.
  2. Вносит договор в сервис и подписывает его внутри с помощью ПЭП.
  3. Высылает клиенту ссылку на подписание договора.
  4. Клиент проходит по ссылке и регистрируется в сервисе, подтверждая свою личность, — фотографируется с паспортом.
  5. Клиент подписывает договор со своей стороны. Для него это бесплатно — платит только тот, кто отправил документ.
Клиент получает на почту такое письмо, переходит по ссылке и сразу подписывает документ. Либо можно отправить ту же ссылку лично в мессенджере, где вы общаетесь
Клиент получает на почту такое письмо, переходит по ссылке и сразу подписывает документ. Либо можно отправить ту же ссылку лично в мессенджере, где вы общаетесь

Подписание со стороны клиента занимает около пяти минут. При этом клиенты агентства недвижимости сразу почувствовали, что договор более значимый, — ведь он проходит через специальную систему и требует подтверждения личности для подписания. В итоге люди стали строже соблюдать условия, а количество отказов от оплаты сильно уменьшилось.

Сейчас агентство подключило к LightDoc все свои филиалы и ежедневно подписывает несколько десятков договоров. А еще помогает клиентам подписывать соглашения между собой. Например, покупатель и продавец квартиры хотят заключить договор задатка — с помощью агентства они могут сделать это через LightDoc, также удаленно. А вот договор купли-продажи так подписать нельзя — договоры с ПЭП не принимает Росреестр. Тут придется или пользоваться УКЭП, или встречаться лично.

Кроме того, агентство теперь может онлайн администрировать все договоры в едином электронном архиве компании: хранить, отслеживать подписанные, быстро формировать типовые документы. И все это стоит не больше 5 000 ₽ в месяц.

Агентство пробовало и другие сервисы ПЭП, но с ними были проблемы. Многие клиенты плохо умеют обращаться с компьютером: например, пожилые люди или просто те, кто не разбирается в технологиях. В других сервисах у клиентов возникали проблемы с подписанием — не получалось авторизоваться, было непонятно, куда нажимать и что делать. Интерфейс LightDoc в этом плане оказался гораздо удобнее и интуитивно понятнее.

На экране всегда написано, что именно нужно делать, и разобраться очень легко
На экране всегда написано, что именно нужно делать, и разобраться очень легко

Сервис ухода за домашними животными: ускорил процесс удаленного подписания бумаг

Сервис ухода за домашними животными предлагает людям няню для питомцев, пока хозяева в отъезде. Специфика сервиса такова, что в офис клиенты не приезжают — они общаются с сервисом онлайн, дистанционно заключают договор с сервисом, а потом няня приезжает и забирает питомца к себе.

При этом няни — не штатные сотрудники, а самозанятые. Сервис подписывает с ними договоры оказания услуг, причем тоже удаленно.

Раньше все эти удаленные договоры заключали через электронную почту и мессенджеры. Тут клиенты платили нормально, но сама схема была очень неудобной: подписанные сканы договоров лежали в разных местах, а клиенты иногда по несколько дней не могли распечатать, подписать и отсканировать документ — заключение сделки задерживалось либо люди вообще не доходили до подписания договора и оплаты.

Чтобы решить эти неудобства, сервис подключился к LightDoc. Теперь все договоры, как с клиентами, так и с подрядчиками, хранятся в одном месте, а их подписание занимает несколько минут.

Договоры можно рассылать массово, сразу нескольким людям. Это подходит для типовых бумаг, например если пришло сразу несколько заказов от разных клиентов
Договоры можно рассылать массово, сразу нескольким людям. Это подходит для типовых бумаг, например если пришло сразу несколько заказов от разных клиентов

Онлайн-школа чешского языка: решила проблемы с оплатой и закрывающими документами

С одной школой чешского языка LightDoc работает уже полгода. Это онлайн-школа — ее ученики находятся в разных городах России и странах мира. С каждым учеником нужно заключать договор на обучение. Раньше это также делали через мессенджеры и постоянно возникали проблемы. Кто-то оплачивал часть денег и не доплачивал остальное. Кто-то прерывал обучение в момент, когда это противоречило условиям договора, и отказывался вносить оплату. Кто-то не подписывал закрывающие документы, а для любого бизнеса это важно.

В итоге школа стала пользоваться сервисом LightDoc для подписания всех договоров и актов, и дело пошло на лад. Ученики стали относиться к документам серьезнее, и проблемы с неоплаченными семестрами решились. Акты тоже стали подписывать — теперь это занимает пять минут и не нужно ничего печатать и сканировать.

Еще через LightDoc школа подписывает договоры с преподавателями-самозанятыми.

Кто еще может использовать ПЭП для работы с клиентами

Практически любой бизнес, у которого есть удаленные клиенты.

Автодилеры. Салон в Москве, клиент из Ярославля хочет купить машину. Можно заключить договор, что салон поставляет конкретную комплектацию, а клиент платит за это предоплату. Тогда все будет зафиксировано — клиент будет по договору обязан купить машину в четко прописанной комплектации и точно заплатит.

Турагентства. Агентство в Москве, а клиент где-нибудь во Владимире покупает путевку с вылетом из Москвы. Если обмениваться договорами в мессенджерах, есть риск, что клиент в последний момент откажется от путевки или вообще не заплатит.

Другие сферы бизнеса. Юристы, дизайнеры интерьеров, организаторы концертов. И даже те, кто общается с клиентом лично, но берут предоплату удаленно, например за изготовление мебели или пошив одежды. Всем, у кого первый контакт с клиентом происходит через интернет, а условия оплаты важно оговаривать заранее, ПЭП поможет упростить обмен документами и избежать конфликтов с клиентами.

У вас появились какие-то вопросы по ПЭП? Задавайте в комментариях — ответим сразу или постараемся осветить сложные моменты в следующих статьях.

1414
14 комментариев

Ждем слитые фото с паспортом в даркнете

1
Ответить

Добрый день, в настоящее время, онлайн идентификация по паспорту и фото/видео является единственным методом позволяющим достоверно определить личность пользователя. Но в ближайшее время мы добавим возможность использовать сервис "Госуслуги" для удаленной идентификации. В сервисе LightDoc установлен ограниченный режим доступа к персональным данным пользователей в соответствии с законодательством РФ.

Ответить

А онлайн-школе с клиентами нужен прямо именно договор? Просто у многих онлайн-курсов галочку просто ставишь где-нибудь, платишь и типа все, готово. Или это разные форматы соглашений какие-то?

Ответить

Все зависит от формата обучения и возможностей организатора обучения. Можно самостоятельно сделать в образовательной платформе систему для оформления договора. Но сделать это правильно в соответствии с законодательством о ПЭП сложно и дорого. Мы предлагаем готовое решение, доступное по стоимости любому бизнесу. Для онлайн-школы заключающей до 100 договоров в месяц затраты не более 2 тысяч рублей. И еще сразу в LightDoc можно осуществлять документооборот с преподавателями-самозанятыми или фрилансерами.

Ответить

В каких случаях ПЭП может пригодится организаторам концертов? Не очень поняла, они бы с площадкой смогли так подписать договор? Или с билетным агрегатором?

Ответить

Добрый день, организаторы заключают онлайн договора с исполнителями, с сервисами оказывающими сопутствующие концертным мероприятиям услуги, да и с билетным агрегатором можно подписать договор и акт выполнения услуг.

Ответить

Классно! А клиенты не рассказывали потом, им помог ваш сервис среди конкурентов преимущество заполучить? Что у них удобный документооборот, клиентов больше стало из-за этого ?

Ответить