Как организовать учет движения денег в компании - 5 шагов

ОДДС - один из самых простых, и в то же время важных управленческих отчетов. И тут действительно все просто: деньги пришли - зафиксировали, ушли - тоже зафиксировали. В конце сверяем остаток. Это вам не ОПиУ, где надо рассчитывать прибыль, признавать расходы и все вот это вот непонятное.

Но тем не менее, и в ОДДС могут быть свои загвоздки. Поэтому в статье решили расписать конкретные шаги по правильному внедрению отчета, да еще и поделиться с вами шаблоном.

Полезно? Тогда поехали.

Собственно, отчет отвечает своему названию - он показывает нам Движение Денежных Средств. Откуда деньги пришли, куда ушли, на каких счетах хранятся, сколько именно их остается и так далее.

По ОДДС вы не оцените эффективность бизнеса и не посчитаете прибыль, что многие тем не менее сделать пытаются. Разумеется, ошибочно. Однако он даст вам четкое понимание, сколько в компании денег, прибавляются они или убавляются с каждым периодом, и, главное, за счет чего.

Справочник статей - это язык, объединяющий учет данных и непосредственно отчеты.

Как его составить? Вы просто садитесь и выписываете, откуда у вас деньги приходят и на что они уходят. Зарплаты сотрудникам, аренда офиса, клининг, расходы на трафик и так далее. По итогу получается значительный список.

Но это не все - теперь все эти статьи важно сгруппировать в более крупные мазки. Так ли вам важно видеть, что как вы тратили на интернет 1 000 рублей, так и тратите на протяжении года? Или что расходы на воду меняются на 300–500 рублей в месяц?

Берите похожие статьи и объединяйте их в одну группу. Например, бюджеты на рекламу в Инстаграме, Одноклассниках и ВКонтакте можно объединить в просто "Бюджет на рекламу". С детализацией разберется маркетолог.

Детализация расходов внутри групп никуда не денется — все равно будете указывать, на что именно ушли деньги или откуда пришли деньги при вводе цифр. Но если с группой все нормально, то эта детализация не будет вас отвлекать.

Вот тут начинается история важная, но не для всех понятная.

Все денежные потоки в компании делятся на 3 вида деятельности:

1. Операционная - все, что связано с основной деятельностью вашей компании: поступления от клиентов, закупка товара, зарплаты, аренда офиса, налоги и так далее.

2. Инвестиционная - вложения денег, которые приносят прибыль в долгосрочной перспективе: покупка оборудования, недвижимости.

3. Финансовая - это разные виды займов, вкладов и выплата дивидендов.

Соответственно, все ваши потоки и все статьи должны быть разбиты на эти 3 вида. Зачем это нужно? Чтобы видеть, за счет чего вам приходят деньги и на что вы их тратите.

Если операционная деятельность хронически в убытке, но при этом деньги поступают за счет финансовой деятельности - значит, компания живет на привлеченные средства, и закончиться это может не очень

Как правило, в компании может быть сразу несколько расчетных счетов, а к ним отдельно кассы, физические карты... Одним словом, пытаться это все контролировать больно, если не делать этого правильно.

Что вам нужно сделать:

- собрать список всех счетов, на которых хранятся деньги компании. Не важно, это РС, кассы, сейфы либо просто карточка, с которой платятся зарплаты (а-та-та).

- зафиксировать остатки по каждому счету, это будет вашей отправной точкой

- занести все счета с остатками в ОДДС

Поздравляю! Теперь вы знаете, сколько у вас денег и где они лежат.

За все в бизнесе должны быть ответственные. Ведение учета денег - не исключение.

В зависимости от размеров вашей компании, подход к делегированию может быть разный. На начальном этапе хватит обычного помощника, позже лучше брать финансового менеджера, чтобы тот вел цифры целиком. Важно, чтобы этим не занимался сам собственник - у него явно есть задачи поважнее.

Самое простое и одновременно самое сложное. Теперь вам остается лишь регулярно вносить цифры и сверять данные, чтобы сходились остатки.

Как правило, на начальном уровне заполнять ДДС достаточно и раз в неделю, потом можно уменьшать срок. Особенно, если есть возможность учет автоматизировать.

И еще возьмите за правило сверять цифры с действительностью. Именно для этого вы назначали ответственного. Если по ДДС в кассе 200 000 руб, а по факту 150 000, и ответственен за ведения отчета помощник Алексей, то пусть вот Алексей и поясняет, где деньги.

Вести учет денег важно, даже архиважно. Иначе не будете понимать, сколько вообще в компании средств и будет ли из чего платить зарплаты в следующем месяце.

Но при этом важно понимать, что ведение как ОДДС, так и других отчетов, а так же их аналитика - задача не собственника компании, а специалистов. Финансового директора и прочих. Поэтому, если вы уже выросли до оборотов хотя бы в миллион в месяц, то пора разбираться с учетом.

Чуть не забыли! Шаблон ОДДС:

Ну а если хочется найти себе специалиста-волшебника, который придет, все посчитает и скажет, что надо делать, чтобы были и деньги, и прибыль - записывайтесь к нам на консультацию. Она бесплатна и полезна. Успехов!

Ваш Финвед