PM системы или как успевать контролировать продукт и не сгореть
Как успевать придерживаться плана, следить за всем в продуктах, что может привести к проблемам и пользе, и вовремя это улучшать? Хочу рассказать как мне в этом помогла PM-система.
Меня зовут Александр Ефименко, я руководитель продуктов CloudFox VPS и Monitoring. Обычно после создания MVP и вывода продукта на рынок, вы начинаете получать задачи в безумном потоке. Все эти задачи необходимо быстро куда-то заносить, постоянно отсортировывать по приоритетам, отдавать в работу коллегам, но еще и умудряться не отходить от изначального плана с учётом ограниченных ресурсов.
Далее расскажу вам, какие могут быть проблемы со временем в команде, если использовать только маркерную Канбан доску, как они решались, и что подтолкнуло к началу использования PM системы. Какие плюсы и минусы можно выделить после 2-х лет использования такой системы.
Проблемы маркерных Канбан досок
Есть ощущение, что даже первоклассники уже слышали про Agile и магическую Канбан доску, настолько они стали популярными. Доходили слухи, что ее уже начали применять там, где даже не могли раньше задуматься, например, для тендеров, строительства или организации мероприятий. Ничего не могу сказать про не IT-продукты, но предполагаю, что это правда, как минимум она может быстро отразить проблемы в процессах, своего рода элементарный дашборд для руководства.
В офисе мы использовали обычные маркерные Канбан доски для 3-х отделов: разработки, технической поддержки и маркетинга.
Основные проблемы, замеченные мной при работе с ними:
- Дублирование данных. Вы уже где-то храните все эти задачи, в блокноте или где-то еще. Мы использовали для записи и хранения внутреннюю базу знаний формата wiki, отчасти чем-то похожую на Notion. Выходило так, что изначально мне необходимо записать задачу туда, при составлении спринта взять стикер и выписать задачу на него, после того как спринт закрыт, занести обратно в список как закрытую. На элементарный перенос задач с инструмента на стикеры и обратно, по ощущениям, тратилось по 10 минут еженедельно.
- Составление спринта. Самое трудозатратное занятие. Необходимо было найти все задачи, освежить их в памяти, выбрать самые необходимые, ещё и не забывая про задачи из плана. Пока проведешь все эти действия, перенесешь задачи в список, а потом на стикеры напишешь, выходит около 1-1,5 часов работы в неделю по одному спринту. При этом спринт для разработки обычно составляется с тимлидом, а по маркетингу с главным маркетологом. По моим подсчётам, траты времени 3-х человек в неделю составляли около 4 часов.
- Сотрудники на удаленке. Сейчас это уже является нормой, но тогда всё было по-другому. Если сотрудник работал из дома или из другого офиса, то возникали другие приключения. В таких случаях приходилось созваниваться, настраивать положение телефона так, чтобы была видна доска, при этом отсутствующий слышал нас, а нам было слышно его. Чудо-изобретение — подставка из икеи, она помогла хотя бы избавиться от создания разнообразных “инженерных” конструкций для телефона. Но всё равно было необходимо переспрашивать или говорить громче, что придавало дискомфорт абсолютно всем.
- Задачи на потом. Такие задачи больше всего загружали «оперативную» память на постоянной основе. Приходилось держать их в уме, что какого-то ноября нужно сделать то и то, ибо все равно есть страх не зайти в список с этими задачами или попросту их случайно пролистать.
Пандемия и поиск решения
И вот пришла пандемия, все на удаленке. Мною быстро был взят Trello, как доска-заменитель и Zoom для общения. В принципе, проблема с пунктом работы из дома уже была закрыта. Но проблемы с дублированием данных и составлением спринта никуда не ушли, всё также работа с двумя инструментами тратила много времени, но меньше, чем выписывание задач на стикеры.
Фактически нужна была связка, типа Confluence и Jira. На тот момент я знал, что их используют большие компании, поэтому эти продукты мне показались достаточно долгими для интеграции в нашей компании, что даже не стал узнавать об их внедрении. Нужен был очень простой инструмент уровня Trello. К этому моменту коллеги уже создали PM-систему для этих целей.
Коллега помог мне со всеми вопросами по системе и объяснил, как перенести всё необходимое. Потестировал вечерок и понял, она идеально подходит под все наши потребности. Больше не нужно было дублировать задачи для доски, но самое главное, очень удобно создавать списки, раскидывать по ним задачи и приоритезировать их. Коллеги также быстро разобрались, как работать с ней. Создание спринта теперь занимает не более 20-ти минут. Есть возможность создания «Задач на потом», ставишь будильник на необходимую дату и забываешь о них, а после они тебя уведомят. Но самое крутое, это отсутствие дублей задач в разных списках, закидываешь на спринт, закрываешь ее, и она закрывается сразу и в другом списке, а приоритеты выталкивают эту задачу выше, чтобы вы ее точно не потеряли. Теперь не приходится переживать, что что-то забудешь.
Из дополнительных плюшек, которых не ожидал, общий диск, теперь не страшно, если жесткий диск опять умрёт. Также круто, что есть возможность создания периодических и приоритетных задач, всплывающих на экране исполнителя. Больше задач появилось и от команды, видимо раньше им тоже было неудобно их создавать, и они не хотели тратить на это время. Ну и конечно же, теперь никто не привязан к офису и может работать из любого места.
Из минусов, за 2 года могу отметить отсутствие мобильной версии. Иногда приходит идея в голову, а записывать на сайте с телефона неудобно, но всё равно лучше, чем было. Обещают сделать. Удаленная работа, даже с веб-камерой, к сожалению, не передает присутствие людей на дейли-митинге, что не особо приятно психологически, невербальное общение всё-таки нам необходимо.
Раньше, до пандемии, видя такое в сериалах, я смеялся, а сейчас уже не смешно. Интересно, голограммы смогут решить проблему невербального общения?
Вывод
Не тратьте время, это самый ценный ваш ресурс и ресурс компании. А ваше спокойствие позволяет не сгореть. Проанализируйте те места, куда тратите его вы и ваша команда, для них 100% есть более удобный инструмент, JTBD в действии. Если бы я знал о подобном инструменте раньше, то точно бы перешел на него. Интеграция в итоге заняла не более 3-х дней с полным переносом всего необходимого. А экономия времени и сил будет постоянной, в нашем случае это более 2,5 часов в неделю 3-х человек, в год это почти 3 с половиной рабочих недель. Спасибо вам, EvaTeam, за такой продукт.