PM системы или как успевать контролировать продукт и не сгореть
Как успевать придерживаться плана, следить за всем в продуктах, что может привести к проблемам и пользе, и вовремя это улучшать? Хочу рассказать как мне в этом помогла PM-система.
Меня зовут Александр Ефименко, я руководитель продуктов CloudFox VPS и Monitoring. Обычно после создания MVP и вывода продукта на рынок, вы начинаете получать задачи в безумном потоке. Все эти задачи необходимо быстро куда-то заносить, постоянно отсортировывать по приоритетам, отдавать в работу коллегам, но еще и умудряться не отходить от изначального плана с учётом ограниченных ресурсов.
Далее расскажу вам, какие могут быть проблемы со временем в команде, если использовать только маркерную Канбан доску, как они решались, и что подтолкнуло к началу использования PM системы. Какие плюсы и минусы можно выделить после 2-х лет использования такой системы.
Проблемы маркерных Канбан досок
Есть ощущение, что даже первоклассники уже слышали про Agile и магическую Канбан доску, настолько они стали популярными. Доходили слухи, что ее уже начали применять там, где даже не могли раньше задуматься, например, для тендеров, строительства или организации мероприятий. Ничего не могу сказать про не IT-продукты, но предполагаю, что это правда, как минимум она может быстро отразить проблемы в процессах, своего рода элементарный дашборд для руководства.
В офисе мы использовали обычные маркерные Канбан доски для 3-х отделов: разработки, технической поддержки и маркетинга.
Основные проблемы, замеченные мной при работе с ними:
- Дублирование данных. Вы уже где-то храните все эти задачи, в блокноте или где-то еще. Мы использовали для записи и хранения внутреннюю базу знаний формата wiki, отчасти чем-то похожую на Notion. Выходило так, что изначально мне необходимо записать задачу туда, при составлении спринта взять стикер и выписать задачу на него, после того как спринт закрыт, занести обратно в список как закрытую. На элементарный перенос задач с инструмента на стикеры и обратно, по ощущениям, тратилось по 10 минут еженедельно.
- Составление спринта. Самое трудозатратное занятие. Необходимо было найти все задачи, освежить их в памяти, выбрать самые необходимые, ещё и не забывая про задачи из плана. Пока проведешь все эти действия, перенесешь задачи в список, а потом на стикеры напишешь, выходит около 1-1,5 часов работы в неделю по одному спринту. При этом спринт для разработки обычно составляется с тимлидом, а по маркетингу с главным маркетологом. По моим подсчётам, траты времени 3-х человек в неделю составляли около 4 часов.
- Сотрудники на удаленке. Сейчас это уже является нормой, но тогда всё было по-другому. Если сотрудник работал из дома или из другого офиса, то возникали другие приключения. В таких случаях приходилось созваниваться, настраивать положение телефона так, чтобы была видна доска, при этом отсутствующий слышал нас, а нам было слышно его. Чудо-изобретение — подставка из икеи, она помогла хотя бы избавиться от создания разнообразных “инженерных” конструкций для телефона. Но всё равно было необходимо переспрашивать или говорить громче, что придавало дискомфорт абсолютно всем.
- Задачи на потом. Такие задачи больше всего загружали «оперативную» память на постоянной основе. Приходилось держать их в уме, что какого-то ноября нужно сделать то и то, ибо все равно есть страх не зайти в список с этими задачами или попросту их случайно пролистать.
Пандемия и поиск решения
И вот пришла пандемия, все на удаленке. Мною быстро был взят Trello, как доска-заменитель и Zoom для общения. В принципе, проблема с пунктом работы из дома уже была закрыта. Но проблемы с дублированием данных и составлением спринта никуда не ушли, всё также работа с двумя инструментами тратила много времени, но меньше, чем выписывание задач на стикеры.
Фактически нужна была связка, типа Confluence и Jira. На тот момент я знал, что их используют большие компании, поэтому эти продукты мне показались достаточно долгими для интеграции в нашей компании, что даже не стал узнавать об их внедрении. Нужен был очень простой инструмент уровня Trello. К этому моменту коллеги уже создали PM-систему для этих целей.
Коллега помог мне со всеми вопросами по системе и объяснил, как перенести всё необходимое. Потестировал вечерок и понял, она идеально подходит под все наши потребности. Больше не нужно было дублировать задачи для доски, но самое главное, очень удобно создавать списки, раскидывать по ним задачи и приоритезировать их. Коллеги также быстро разобрались, как работать с ней. Создание спринта теперь занимает не более 20-ти минут. Есть возможность создания «Задач на потом», ставишь будильник на необходимую дату и забываешь о них, а после они тебя уведомят. Но самое крутое, это отсутствие дублей задач в разных списках, закидываешь на спринт, закрываешь ее, и она закрывается сразу и в другом списке, а приоритеты выталкивают эту задачу выше, чтобы вы ее точно не потеряли. Теперь не приходится переживать, что что-то забудешь.
Из дополнительных плюшек, которых не ожидал, общий диск, теперь не страшно, если жесткий диск опять умрёт. Также круто, что есть возможность создания периодических и приоритетных задач, всплывающих на экране исполнителя. Больше задач появилось и от команды, видимо раньше им тоже было неудобно их создавать, и они не хотели тратить на это время. Ну и конечно же, теперь никто не привязан к офису и может работать из любого места.
Из минусов, за 2 года могу отметить отсутствие мобильной версии. Иногда приходит идея в голову, а записывать на сайте с телефона неудобно, но всё равно лучше, чем было. Обещают сделать. Удаленная работа, даже с веб-камерой, к сожалению, не передает присутствие людей на дейли-митинге, что не особо приятно психологически, невербальное общение всё-таки нам необходимо.
Раньше, до пандемии, видя такое в сериалах, я смеялся, а сейчас уже не смешно. Интересно, голограммы смогут решить проблему невербального общения?
Вывод
Не тратьте время, это самый ценный ваш ресурс и ресурс компании. А ваше спокойствие позволяет не сгореть. Проанализируйте те места, куда тратите его вы и ваша команда, для них 100% есть более удобный инструмент, JTBD в действии. Если бы я знал о подобном инструменте раньше, то точно бы перешел на него. Интеграция в итоге заняла не более 3-х дней с полным переносом всего необходимого. А экономия времени и сил будет постоянной, в нашем случае это более 2,5 часов в неделю 3-х человек, в год это почти 3 с половиной рабочих недель. Спасибо вам, EvaTeam, за такой продукт.
Не представляю, как я до Жиры вообще жил и работал с проектами. Тут тебе и релизы, и разбивка по проектам, и возможность делать доски, и куча вариантов как планировать свои активности как продакта (в отдельном проекте верхнеуровнево) и командами внутри командных досок (а у меня 4 команды и 40+ человек). Единственное, что планирование с учётом ограничения часов и планирование активностей в часах с выводом в дашборд не реализовано, но это такое.
А тут читаю про какую-то доску с листочками и офигеваю, как в 2022 году это вообще возможно, не говоря уж про удаленку, географически распределённых сотрудников. По цене та же облачная жира не встанет как-то дороже, но уж точно закрывает потребности айти команды лучше. Если уж хочется чего-то более мелкого, всегда есть асана.
Ну и пилить что-то своё при текущей стоимости разработки - это такой провал бюджета и времени, конечно :///
Артур, абсолютно согласен, вспоминать больно об этих временах. Все описанное выше было, примерно, до начала пандемии. Решил написать эту статью для тех, кто вдруг еще пользуется "аналоговыми" досками или заменителями типа Trello, и тратит своё время и силы на лишние действия. Может сподвигну их хотя бы попробовать PM-системы. Jira-ой я пользовался только на время предоставления демо-периода, и мне она показалось достаточно сложной не для IT-шников, это было критично, так как план был переехать всей компанией в одну систему, в компании есть бухгалтера, hr, офис-менеджеры и т.д. А если рассматривать только для IT команды, тогда Jira предполагаю закрывает все потребности, но не все компании в IT и даже не все сотрудники в них IT-шники =)
Добрый День, работаю в Юр.компании в программе црм по созвону с клиентами, могу ли я автоматически созваниваться с клиентом, нажимая на заявку, а не набирая номер телефона.
Если да: можно скрыть информацию о клиенте (все, кроме имени) для менеджера при звонках из заявки?
Добрый день, Каролина! Я видел, что многие CRM-ки предоставляют PM-модуль из коробки, но в нашем случае, мы используем только PM. В CRM-модуль не заходим, так как используем самописную CRM, поэтому подсказать не смогу. Я думаю, об этой фиче вам с радостью ответят менеджеры по интеграции CRM-систем.
можно скрыть информацию о клиенте (все, кроме имени) для менеджера при звонках из заявки?
—- а с чем это связано? боитесь что базу похитят?
Сколько уже пользуетесь системой? Что вас в ней привлекает? Какие она имеет преимущества по отношению к jira и asana? Есть ли смысл переходить с них на данный продукт?
Используем 2 года, я доволен, как слон.
По задачам нравится возможность просто отслеживать критические задачи, ставить крайние сроки на задачи, которые точно не пропустит коллега (всплывает окно с возможностью несколько раз пододвинуть на 15 минут, но не более), ставить переодические задачи с разными циклами (еженедельно, ежемесячно, ежегодно и т.д.), архивация списков и задач (удобно для ретро, хотя не знаю как это работает у других). Еще удобно писать документы, есть общий чат на компанию и миничаты, недавно они добавили ленту, теперь пишем статьи и все могут их посмотреть в ленте. А если обобщить, для меня это стало чем-то таким же простым как google docs или notion, всё необходимое под рукой и в одном окне, но возможно я просто привык.
Когда тестировал, в Asana нельзя было назначать задачи нескольким пользователям сразу и отслеживать время исполнения задачи, но возможно за 2 года уже добавили. Jira, как по мне, показалась сложной не для "технарей", которая отлично подходит под задачи для IT, но не для компании в целом. В Eva мне еще специалист помог настроить систему и объяснил всем нам как и что работает, что очень круто, такого в Asana и Jira не видел, ковыряйся сам так сказать.
Зависит от потребности, если у вас нет проблем, то зачем искать что-то другое. Но попробовать стоит, вдруг увидете что-то чего вам не хватало, но вы не могли это сформулировать.