Управленческий учет и варианты автоматизации в 2022 году

Цель управленческого учета – обеспечить собственника и топ-менеджмент оперативной информацией, необходимой для принятия управленческих решений. В периоды кризисов и сложных изменений особенно важна грамотно настроенная «Управленка», которая позволяет избегать кассовых разрывов, делать выводы о рентабельности проектов и направлений бизнеса, управлять косвенными расходами и маржой, видеть точку безубыточности и выплачивать дивиденды без ущерба для бизнеса и многое другое.

"Каждый раз, когда кто-то из членов семьи берет мою машину, кто-нибудь обязательно забудет поднять спинку кресла или вернуть мой наклон руля".

С управленческим учетом в таблицах Эксель происходит то же самое. Пока они в одних руках - все предсказуемо и понятно. Как только к ним получает доступ кто-то еще - происходят метаморфозы: неожиданно добавили строку - не поменяли или стерли формулу, заменили значение, где-то забыли обновить и т.п. Чем больше пользователей работают с твоей таблицей - тем больше сюрпризов тебе достается. Когда терпение почти заканчивается, начинаешь задумываться о том, чтобы поручить все процессы, расчеты, сравнения «умной программе». Как ее выбрать?

Если у вас одно юрлицо, количество артикулов не ассоциируется с выражением Big Data и основная задача – видеть в режиме онлайн, откуда пришли деньги, куда они потрачены, и каков текущий статус долгов поставщикам и долгов покупателей – вполне можно ограничиться решениями типа «Финансист», План-Факт или аналогами для малого бизнеса. Продукт легко интегрируется с 1С, клиент-банком, можно подгружать файлы Excel и сравнивать план и факт бюджета движения денег и бюджета прибылей и убытков. Глубина аналитики ограничена, но многим вполне хватает, а быстрое внедрение (исчисляемое не месяцами, а днями) в совокупности с доступной ценой легко компенсирует ограниченные возможности.

Если же есть потребность консолидации денежных потоков по нескольким юрлицам, важно формирование финансового результата по отдельным продуктам и направлениям бизнеса, а также вы хотите разнообразить учет дебиторской и кредиторской задолженности аналитикам по внутригрупповым оборотам, срокам погашения и т.п. – то здесь уже не обойтись без более сложных и универсальных решений.

Из самых известных - 1С, разработал свой продукт Бит Финанс. Соответственно, для поклонников решений 1С Бит Финанс покажется достаточно комфортным, если вы хотите решить задачу полноценного управления казначейством с распределением полномочий, ролей и контроля бюджетов. Разумеется, вышеперечисленные опции формирования бюджета движения денег и бюджета прибылей и убытков с план-фактным анализом доступны в полном объеме.

Из недостатков – зависимость от программистов 1С и стоимость внедрения может составить от 450 тыс. руб. Ну и прочие присущие 1С сложности – не раскрывается сумма в отчете, себестоимость тянется из 1С (а это «посмертный» учет) без возможности маневров, регламент действий зашит в логику программы и изменению практически не подлежит.

Еще есть российская программа по управлению финансами «Финград». По сути, Финград – это другая логика учетной системы, основанная на гибкой настройке. Выражаясь языком пользователя – это конструктор, из которого пользователь, после настройки интеграции данных и короткого обучения или при поддержке эксперта, может легко делать с данными все то же самое, что и в Excel, но без последствий «поехавших» ссылок, «сломанных» формул, «тяжелого» файла.

В логике программы зашита двойная запись, поэтому управленческий баланс в нем всегда сходится, что является еще одним уникальным преимуществом Финград!

Соответственно, хочешь переоценить сырье и комплектующие по цене последнего приобретения, чтобы рассчитать актуальную себестоимость по сделке – пожалуйста! Лишь бы первичные данные кто-то ввел – хоть в 1с, хоть в Excel или CRM.

То же самое с кредиторской-дебиторской задолженностью. Компания «Х» работала с группой компаний, имея по факту дебиторку от одного юрлица этой группы и кредиторку другого юрлица. При этом менеджеры по закупке регулярно приносили в казначейство заявки на оплату товара, а менеджер по продаже не мог закрыть сделку: оплаты –то от покупателя нет. Настроив в Финград правила группировок контрагентов, компания «Х» получает сводную информацию о состоянии взаиморасчетов как с группой компаний, так и с отдельными юрлицами группы. В результате денег на расчеты с поставщиком тратится меньше без ущерба для бизнеса.

Обратная сторона свободы этого «конструктора» в том, что без продуманной и методологически выверенной учетной политики управленческого учета, Финград соберет данные из разных источников, но вам важно понимать, как их анализировать и проверять, чтобы они сходились.

Например, одной онлайн школе удалось быстро, в течение двух недель, настроить движение денег, а вот с выручкой для бюджета прибылей и убытков застряли. Акты выполненных работ не составляются, оплата и период оказания услуг отличаются существенно. Что делать? Создавать правила признания выручки – для бухгалтерского учета отдельно, для целей управленческого учета - отдельно. Зато, когда подключили методологов по учету, справились.

В целом, в стандартных случаях с проработкой методологии «Управленки» в Финград реализуются проекты по настройке трех базовых управленческих отчетов (CF, PL, BS) – за два-три месяца.

Разумеется, у такой системы тоже есть свои ограничения: производственный учет как блок в Финград не реализован, данные будут подтягиваться из той системы, в которой он у вас есть, либо настраиваться в версии нескольких таблиц, связанных между собой правилами, аналогично учету производства в Excel.

На верхнем уровне – 1С ERP. Если кратко - это для больших компаний, готовых вложить серьезный бюджет. Самое большое преимущество – это производственный учет. Но, опять же, при отсутствии грамотной методологии и контроля реализации задач – внедрение может растянуться на месяцы и годы и сразу не дать быстрых результатов.

Понимая размер, степень сложности взаимосвязей внутри и текущих задач бизнеса, можно выбрать подходящий отечественный продукт за адекватную стоимость.

Но успех автоматизации управленческого учета, в любом случае, будет зависеть от того, насколько глубоко вы заинтересованы и готовы погружаться в возможности каждого сервиса. Целесообразно определить сначала именно ваши пожелания и потребности бизнеса. В этом помогают независимые эксперты в области аудита и методологии управленческого учета, которые щедро поделятся опытом ошибок и внедрением лучших практик, что помогает повысить ваши шансы на успех, а также сокращает время и деньги на автоматизацию «Управленки».

Так именно в период кризиса наша компания запустила востребованную сейчас услугу постановки и автоматизации управленческого учета.