Почему списки задач никогда не приведут вас к результатам

За последний месяц я задал вопрос “в чем разница между продуктивностью и эффективностью” двадцати разным людям: предпринимателям, руководителям и их сотрудникам. Получил два десятка непохожих друг на друга ответов. Меня такое разнообразие, признаться, расстроило и побудило к написанию статьи.

Не будет преувеличением сказать, что выбор между продуктивностью и эффективностью определяет успех бизнеса, карьеры, самореализации и в целом качество жизни.

Словом, разобраться что это за понятия и в чем их отличия, как минимум, не помешает.

Изящнее всего разницу между этими двумя терминами сформулировал Питер Друкер:

Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things

Продуктивность – это умение делать вещи правильно, а эффективность – это умение делать правильные вещи

Удивительным образом, быть одновременно продуктивным и эффективным не получится.

В реальной жизни это редкое пересечение, которое случается в области механического труда. Например, при ручной упаковке бутылок в коробки. Во всех остальных случаях, и особенно при умственном труде, надо будет выбирать: или эффективность или продуктивность.

Продуктивные люди редко бывают эффективными, а эффективные люди нечасто могут похвастаться большими объемами выполненной работы

Для того чтобы выяснить почему так – разберемся со способами достижения эффективности и продуктивности.

Для достижения высокой продуктивности надо обеспечить себя понятными и однотипными задачами с известным решением.

Тогда мы будем тратить минимум усилий и времени на выполнение одной задачи и логичным образом получим высокую производительность труда.

Для достижения высокой эффективности потребуется выполнить правильную последовательность задач.

Задачи скорее будут разнообразными и чаще всего без очевидного решения. Эффективность легко измерить в количественном и качественном изменении, которое стало результатом решения последовательности задач.

Принципиальная разница таким образом заключается в стратегии выбора задач:

Выбираем то что просто и понятно – получаем продуктивность, выбираем правильную последовательность задач – получаем эффективность

Проблему же с выбором понятных и простых задач также метко сформулировал Питер Друкер:

Nothing is less productive than to make more efficient what should not be done at all

Нет ничего более бесполезного, чем продуктивно делать то, что делать вообще не нужно

Поэтому злейший враг эффективности – это списки задач. Ничто не делает человека менее эффективным чем to-do лист.

Думаю все согласятся с тем, что задач всегда будет больше чем сил и времени для того чтобы их сделать. Очевидный вывод: сделать все задачи не получится. А значит, мы будем приоритезировать и выбирать: что взять в работу в первую очередь, а что можно отложить на потом.

Будьте уверены – прежде всего в работу будут взяты самые простые и понятные задачи.

Мозг — лентяй. Не потому что он плохой, просто он так устроен. Занимая в среднем 2% массы тела мозг в состоянии покоя расходует около 20-25% всей энергии (а если точнее, то RMR) организма. А активный мысленный процесс разгонят расход несколько раз, что крайне не нравится нашему экономному организму, который за тысячи лет эволюции приучился экономить силы.

Для экономии энергии наш мозг по умолчанию будет отдавать приоритет задачам, для решения которых потребуется минимум затрат

Возможно кто-то возразит, что можно расставить приоритеты и брать задачи в работу в соответствии с их важностью? Ок, давайте разберемся и с этим тоже.

Ежедневно человек принимает порядка 35 000 решений. Это довольно много, примерно две тысячи решений каждый час или одно решение каждые две секунды. Абсолютное большинство решений принимается быстро и неосознанно: какие носки одеть, зайти или нет в кофейню или что выбрать на обед.

Безусловно, вы сможете время от времени приостанавливаться и волевым усилием направлять внимание на решение наиболее приоритетной из задач. Но системно поменять подход к выбору решений — не получится. На это есть много причин, но ключевая — количество решений которые вы принимаете каждый день.

Все слышали про технику «поедания лягушек» и более-менее согласны, что начало рабочего дня надо посвящать самым сложным и неприятным задачам. Но много ли людей следуют этой практике?

Окей, автор, допустим я тебе поверил и захотел стать эффективным, а что делать-то надо?

О, тогда у меня для вас хорошие новости. Лекарство для превращения продуктивности в эффективность существует и более того – оно доступно каждому желающему и не требует каких-то особых условий, подготовки или затрат.

Обратите внимание как вы эффективны в выборе последовательности задач, когда хорошо понимаете конечный результат.

Если у вас есть образ результата “хорошо провел время с друзьями” вы не будете составлять список задач, а сразу приступите к действиям и спустя некоторое время скорее всего попадаете на веселую встречу с друзьями.

Когда вам захочется поесть — вы также не начнете выписывать список задач, планируя в какой последовательности будете исследовать холодильник с морозилкой. Более того, в зависимости от контекста, вы автоматически выберете разный набор действий. Если вы на даче — сходить в магазин, в походе — открыть консервы, а в городской квартире воспользуетесь услугами доставки. Нужны вам для этого списки задач? Конечно нет.

Как только вы ясно представляете себе результат – ваш разум мгновенно выстраивает цепочку задач, учитывая множество мельчайших факторов которые ускользают от вашего внимания.

Мозг принимает 35 000 решений в сутки и отлично справится с выбором правильной последовательности действий, особенно если ему не мешать, подсовывая списки задач.

Почему же в тогда в работе, вместо того чтобы ясно представить образ результата, мы пытаемся добиться “правильного” списка задач? Почему становимся уставшими, продуктивными и неэффективными?

Потому что плохо понимаем, что нам нужно получить и зачем.

Именно поэтому мы начинаем день со списком задач (того что надо сделать), а не со списком результатов (того что надо получить).

Выход из этой ситуации очень простой и, надеюсь, уже очевиден уважаемому читателю: надо перестать фокусироваться на том что надо сделать и начать фокусироваться на том что надо получить

Знаю, звучит подозрительно просто, но за годы практики я убедился в том, что навык работы с результатами относится к категории «легко понять, но сложно применять».

По большому счету все что нужно для эффективности — это каждый день, до начала работы планировать результаты и каждый день после работы рефлексировать полученные результаты.

Вышеизложенное — не какая-то теория или академическое умозаключение

Смещая фокус с выполнения задач на достижение результатов я за последние 5 лет помог осуществить множество переходов от продуктивности к эффективности, как в корпоративном управлении так и в личной жизни.

Александр Серебряков
CEO TextBack

Раньше: недельные планерки проходили всегда так: каждый приносил пачку выполненных задач в разрезе план/факт. Показывали сделанные задачи и ждали социального одобрения «как ты классно поработал». При этом бизнес стоял на месте: роста почти не было, динамика удручающая. И самое главное – был диссонанс, как так: смотрите как много все работают, устают, а результата нет.

В процессе: было супер тяжело справиться с казалось бы тривиальным заданием — планировать и фиксировать результат, а не задачу. Тяжело было всем: и руководителям, и мне самому. Адаптация заняла где-то 3-4 месяца.

Сейчас: главная ценность — это то что появилось единое пространство, где еженедельно собираются все результаты компании. Причем в разрезе отделов. При этом руководители приносят те результаты, которые считают самыми важными. И каждый результат можно оценить: количественно (на сколько увеличилась выручка или прибыль, сократились расходы) и качественно (сильный/слабый).

Что еще: работа с результатами автоматически показывает слабого руководителя. На контрасте с сильным. Если менеджер спустя 2-3 месяца по прежнему не понимает, чем результат отличается от задачи и продолжает притаскивать на планерки выполненные задачи, то можно не рассчитывать, что что-то поменяется. Да и сам человек это тоже видит и чувствует.

Воля Антонов
Head of Growth Educate Online

Для меня, как для руководителя компании, всегда было важно каскадировать глобальные цели компании, которые в основе своей про результаты, на всех сотрудников.

На первом этапе никогда не возникало сложностей — большая цель декомпозировалась на цели поменьше и распределялась среди мидл менеджмента. Но на следующем шаге, когда небольшие цели разбивались на задачи и передавались в непосредственное исполнение сотрудникам — постоянно возникала проблема.

Суть проблемы заключалась в том, что в моменте когда мы переходили из формата эффективности (сформулированного результата) в формат продуктивности (конкретные действия и задачи) происходила потеря изначального посыла и смысла. Выполнить задачу становилось важнее, чем понять зачем она вообще нужна, и в какой-то момент выполнение задач превращалось в самоцель, в некую главную метрику того, насколько ты хорош.

Саму проблему мы увидели когда по итогам квартала получили большой гэп, между тем что планировали и фактическими результатами. Для нас было очевидно, что причины проблемы точно не в команде — у нас очень компетентный и заряженный коллектив. Мы видели, что каждый участник процесса вовлечен, продуктивен и проделывает огромную работу. Однако, по итогам ретроспективы, оказалось что эта работа, по большей своей части, была механической, и не приносила финального результата.

В этот момент мы сильно задумались о нашей эффективности и нам очень помогла система работы с результатами Дмитрия.

Конечно в процессе перестройки работы нам пришлось пройти через этапы отрицания и торга. Было сложно в масштабе компании перестать мыслить в формате “надо сделать Х”, и выработать привычку думать о том, что нужно получить и самое главное почему для нас это важно.

Однако постепенно, шаг за шагом, мы научились концентрироваться на результатах, после чего для нас изменилось и само понятие продуктивности — теперь для нас это не объем выполненных задач, а количественные или качественные изменения.

Постепенно эффективность превратилась в ценность компании, а мышление результатами стало культурой компании.

Именно тогда наши результаты полетели вверх: нас стали замечать на рынке, мы вошли в топ 100 tech проектов СНГ, выросли с 30 до 150 человек в штате, вышли на 5 стран, заработали за год более 3 000 000 $ и масштабировали наш бизнес из локального в международный.

Самое важное, что мы не стали вкладывать больше усилий, мы просто стали более правильно расходовать свои ресурсы

И прежде всего мы выросли в эффективности за счет того что каждый сотрудник стал понимать зачем он делает свою работу и какой конечный результат он должен получить.

Спасибо Диме и его системе 3 результатов, которую мы взяли за основу. Да, мы прошли огромный путь, нам было сложно, мы приложили много усилий – но это того стоило.

Алексей Кириллов
CEO SurfVan

Мы перепробовали много систем управления бизнесом: Basecamp, Мегаплан, Планфикс и так далее. В итоге везде приходили к тому, что появлялся какой-то ворох задач и непонимание, куда эти задачи ведут. Сконцентрироваться на чем-то не получалось, фокус съезжал от недели к неделе. К тому же регулярно приходилось упахиваться в процессе приоритезации и перелопачивания этих задач.

Какой-то момент мы решили подняться над мелкой работой с задачами и пошли по пути внедрения OKR. Попытались на верхнем уровне понять где наша путеводная звезда и куда мы идем. Но для нас это не сработало, потому что не произошло очищения от вороха задач. Не появилась какая-то связь между текущей деятельностью и глобальными целями, и в принципе OKR скорее сбивал фокус.

Все изменилось после того как мы перешили на управление по результатам. Ощущения — как будто пространство очистилась от всего лишнего и появилась ясность

Теперь у нас есть результаты на 3 месяца. Из результатов квартала понятно какой результат на текущей неделе надо получить. Из результата недели становится очевидно какой результат нам нужен сегодня, чтобы продвинуться к достижению цели.

Отдельно отмечу что для нашего творческого коллектива было очень важно, что система работы с результатами не давила большим количеством инструкций, обязательных встреч, правил и прочих методичек.

А самое ценное — что работа с результатами позволила увидеть, как наши действия приближают нас к запланированным результатам и сотрудники почувствовали взаимосвязь между текущей работой и вернеуровневыми целями компании.

По итогу думаю, что основная причина почему система у нас взлетела — это ее простота. Результатами легко управлять через одну доску в Миро или один гугл документ. Для небольших команд — лучше не придумать.

Егор Гапанович
Маркетолог

Когда находишься в тумане неопределенности, то привыкаешь к нему и думаешь, что это нормально. И даже не понимаешь что находишься в тумане.

А откуда появился туман? Из огромнейшего количества задач, которые появляются даже не ежедневно, а ежеминутно. Задач становится все больше и больше, количество листочков постоянно увеличивается.

Постоянно растет объем информации и растут трудозатраты на работу с задачами. Дела надо обработать, собрать, отсортировать и по каждой задаче вычленить самое важное — что нужно сделать чтобы поставить галочку перед решением этой задачи.

Все это отнимает невероятное количество сил и погружает в совершеннейшую неопределенность, когда нет сил и непонятно за что хвататься в первую очередь.

К счастью Дима помог мне обрести ясность, раскрыв источник моей неопределенности вопросами: “Егор, а ты вообще куда ты идешь-то? Вот сделал ты тонну задач, а что получил? Какое состояние, что чувствуешь? Тебе это вообще комфортно? Вижу что не комфортно, что не так?”

Когда я нашел ответы на эти простые вопросы, то дорога из тумана неопределенности в ясную и солнечную область сознания для меня стала очевидной.

Более всего в состояние ясности и безоблачности мне помогло попасть понимание, что все начинается с результата. Путь начинается не с перебора задач и поиска «правильных» конкретных действий — а с понимания результата и причин его ценности. После этого открывается простая дорога.

Оказалось, что для того чтобы обрести состояние ясности и безоблачности не надо больше работать — нужно просто фокусироваться на результате, а не на задачах

Очень приятно, когда вечернее утомление от суеты и количества дел сменяется на приятную усталость от достижений.

Во всех историях ключевую роль сыграл поставленный навык работы с результатами.

К моему сожалению мало где помогают овладеть этим полезнейшим навыком и я хочу это исправить

На моем канале я выложил инструкции по работе с результатами в видео, аудио и текстовом формате, а также шаблон недели.

Еще раз подчеркну, что для достижения результатов — не нужно прикладывать больше усилий. Взаимосвязь «больше усилий — больше результата» присуща только механической работе.

Эффективность придет к вам в тот момент, когда вы ясно поймете, что вы хотите получить и почему для вас это важно.

Поверьте, как только вы начнете работать с результатами трансформация продуктивности в эффективность не заставит себя ждать.

А я желаю вам успехов на этом пути и покорения самых заоблачных вершин эффективности.

115115
120 комментариев

никогда не понимал этой гонки за продуктивностью
я не хочу работать больше, я хочу работать меньше
я ленив, а лень двигатель прогресса, лень тошнит от заданий, лень хочет получить желаемое приложив как можно меньше усилий
а продуктивность хочет пахать, хочет ишачить и потеть, поглощать сырье и выплевывать отходы, работа это и есть цель продуктивности

28
Ответить

👏 это чистейшая правда

Ответить

Удивительный мир вокруг, всё так не однозначно и уживается друг с другом, ваша мысль верна на 100%.

Ответить

видимо, в желаемом только основные инстинкты, раз хочется так мало .. )

Ответить

По мне, так смысл продуктивности как раз в этом и состоит: повышение кпд, больше результата при меньших усилиях.

А пахота - это не продуктивность, а работоспособность, наверное

Ответить
Комментарий удалён автором поста

35000 решений в день;
35000 / 60 (мин/ч) * 24 (ч/сут) = 24,3 решения в минуту
24,3 решения в минуту / 60 (сек / мин) =~ 0.4 решения в секунду, или 1 решение за 2.5 секунды (~3 секунды)

2
Ответить