Будет немного больно: как проходит вторая волна 54-ФЗ

По информации налоговой службы, 600 тысяч налогоплательщиков уже поставили на учет 1,8 млн ККТ нового поколения. Рекорд был установлен 30 июня, когда было зарегистрировано 47 500 онлайн-касс. Это был дедлайн — с 1 июля 2018 года их обязаны применять организации и ИП в сфере торговли и общепита, а также те, кто работает через вендинговые автоматы.

Вместе с нашим партнером Orange Data рассказываем, как проходит реформа и с чем сталкивается бизнес при подключении новых ККТ.

Онлайн-кассы изменили порядок взаимодействия бизнеса с налоговой. Реформа призвана сделать расчеты более прозрачными. Новая техника, снабженная фискальным накопителем и подключенная к интернету, в реальном времени передает данные об операциях в ФНС.

Покупатели обязательно получают чеки, причем не только бумажные, но и электронные — на email или в sms. О том, как все устроено, мы подробно рассказывали здесь, а ФНС сделала отдельный сайт со схемами и мультиками.

Реформа проходит в несколько этапов, в течение которых участники рынка обязаны внедрить у себя ККТ нового образца. Для разных налогоплательщиков, в зависимости от отрасли, способа ведения бизнеса и наличия штата, установлены свои дедлайны.

Часть бизнеса, в том числе интернет-магазины, перешла на онлайн-ККТ еще год назад. Ряд организаций и предпринимателей получили временную отсрочку.

Вторая волна подключения онлайн-касс охватывает до 1 млн компаний — почти 18% сегмента МСБ по данным НАФИ. С 1 июля 2018 года новая жизнь наступила для следующих категорий:

До 1 июля 2019 года могут повременить представители сегмента услуг населению, МСБ на «вмененке» или патенте, работающие без сотрудников в сфере общепита, торговли или вендинга.

Чтобы стимулировать бизнес к своевременному подключению онлайн-касс, ФНС придумала кнут и пряник. Тех, кто игнорирует закон, ждут штрафы: не менее 10 тыс. рублей для ИП, не менее 30 тыс. — для организаций, а дальнейшие нарушения грозят даже приостановкой деятельности.

А вот индивидуальные предприниматели, которые вовремя зарегистрировали ККТ или еще сделают это в рамках третьего этапа, могут получить налоговый вычет до 18 тыс. рублей за каждый кассовый аппарат. Из чего следует, что с переходом на онлайн-кассу не следует затягивать.

Год назад новые правила игры бросали бизнес в крайности — кое-кто даже отключал оплату на сайте. В феврале Magram Market Research выяснили, что сложности с переходом на онлайн-кассы возникли у четверти представителей «первой волны». Наибольшие затруднения вызвали установка ККТ, поиск и приобретение оборудования и процесс подключения.

Мы попросили партнеров, сервис по аренде онлайн-касс Orange Data, рассказать, какие подводные камни сейчас встречает e-commerce при подключении онлайн-касс. Коллеги рассказали 7 самых распространенных сложностей:

У предпринимателей часто нет опыта применения Электронной Цифровой Подписи и онлайн-работы с ФНС. Вопросы вызывает работа с программой КриптоПро и цепочками сертификатов при установке ЭЦП на компьютер, проверка готовности подписи и даже поиск необходимого раздела в личном кабинете ФНС.

Как показывает опыт, 90% вопросов способны снять удобные, интуитивно понятные инструкции по настройке ЭЦП и работе в ЛК налоговой. Также помогают онлайн-консультации со специалистами через личный кабинет, почту, телефон, в онлайн-чат на сайте или социальных сетях.

Несмотря на возможность регистрации онлайн, некоторые компании предпочитают взаимодействовать с ФНС по старинке — подавать бумажное заявление. В период «первой волны» процедура вызывала вопросы и недопонимание не только у налогоплательщиков, но и у некоторых сотрудников налоговой.

Онлайн-кассы, а тем более расположенные удаленно и не печатающие чек, были в новинку для всех, особенно в регионах. По просьбе клиентов менеджеры Orange Data общались с сотрудниками ФНС — например, однажды объяснили, как заполнять поле «место применения ККТ» при использовании онлайн-кассы для расчетов в интернете. Вместо привычного адреса и наименования магазина указывается адрес сайта пользователя.

На удивление часто возникают ситуации, когда сотрудники, занимавшиеся подключением к сервису, уходят из компании и недостаточно внятно передают свои задачи коллегам. Например, в одной небольшой организации после такого увольнения никто не знал, как работает касса и работает ли вообще.

Будьте внимательны при передаче дел увольняющихся сотрудников. Но в любом случае, все данные обычно есть в личном кабинете — история операций, чеки, статистика. Также проблему решает персональный менеджер со стороны сервиса аренды касс — помогает разобраться в настройках, обучить новых сотрудников и продолжить успешную работу.

Иногда бизнесу не подходит автоматизированное оформление чеков. Если операций немного, существуют технические трудности, товары или услуги специфичны, документы можно формировать вручную. Такая функция есть в Личном кабинете Orange Data.

Интересен кейс компании в сфере грузоперевозок, у которой возникли проблемы с подключением оплаты через мобильное приложение, а начать работу очень хотелось. На тот момент расчетов было немного и старт с «ручными» чеками произошел гораздо раньше, чем доработка приложения с автоматизацией. Клиент не потерял прибыль и выполнил требования закона.

Другой пример — компания, продающая дорогостоящее музыкальное оборудование. Магазин целенаправленно формирует чеки через ЛК, поскольку оплата совершается только после консультации менеджера. На сайте стоит ограничение на переход к форме оплаты, чтобы избежать спорных ситуаций, ведь товар нестандартный, хрупкий и дорогой.

Иногда индивидуальные предприниматели переводят свою деятельность на новый этап — открывают ООО. Процесс реорганизации юридического лица и перерегистрация кассового аппарата — несложная процедура и бояться ее не стоит. Пользователю предстоит снять с учета используемую кассу и зарегистрировать новую пару — ККТ плюс ФН.

Случаются и попытки обмана пользователей ККТ. Естественно, предприниматели теряются и обращаются к сервису по аренде онлайн-кассы.

Так, страховая компания получила претензию о непредоставлении услуг. Однако приложенный чек выглядел подозрительно. «Выяснили, что он не настоящий — собран из нескольких фискальных документов от разных компаний, не проверялся ни на сайте ФНС, ни в ОФД, — рассказывают в Orange Data. — Мы помогли нашему пользователю, пребывающему в небольшом шоке от происходящего, разрешить ситуацию и дать ответ на необоснованное требование».

Второй случай более глобальный — это был не один, а целых 16 чеков, предъявленных клиенту, занимающемуся пассажирскими перевозками. Проверка на фальсификацию доказала, что требования «покупателя» неправомерны. Возможность сравнить свои данные с ФНС — плюс использования онлайн-касс. Это помогает продавцу бороться с мошенничеством и улучшать user experience.

Иногда представители бизнеса не до конца осознают, какую роль играет онлайн-касса и как происходят расчеты с ее применением. Например, один ИП считал, что при использовании кассы не нужно подключать интернет-эквайринг и подавать налоговую отчетность. Другая клиентка пыталась добиться подключения кассы день-в-день, не имея регистрации на сайте ФНС.

В целом, практика показывает, что в любой ситуации можно найти решение — но, возможно, придется понервничать, потратить время на изучение инструкций и бюрократические проволочки. Поделитесь болью в комментариях, что было самым сложным для вас?