ТОП-5 лучших систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – передовой стандарт, обязательная часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Такое решение повышает эффективность деятельности любой организации – коммерческой, промышленной, наконец, государственной. Благодаря СЭД быстро, удобно, корректно, с минимальным количеством ошибок решаются задачи внутреннего и внешнего управления. Это взаимодействие и с межведомственными подразделениями, и с вышестоящими инстанциями, и с поставщиками, и с ЦА.

Итак, что собой представляет система электронного документооборота? Это совокупность программных решений, что позволяют пользователю создавать, редактировать, разграничивать права доступа и распространять документы, сохраняя возможность контролировать эти документы на уровне организации.

Любая СЭД должна обладать как минимум следующими свойствами:

Совместима со всеми форматами документов, чтобы легко оформлять, редактировать, согласовывать, получать и отправлять, контролировать выполнение.
Грамотное распределение потоков. Это необходимо для решения таких задач как определение маршрутов внутри компании, разграничения доступа и прочего.
Создание архива. Хранение и быстрый, удобный поиск.

Пройдемся по общим преимуществам:

Ускорение работы с документами. Никаких почт и длительных пересылок. Пара кликов, и документ получен филиалом в другом городе.
Контроль. В любой момент можно узнать, где находится та или иная бумага, кто ее создавал, кто редактировал, когда и т.п. В случае необходимости документ можно восстановить.
Поддержка разных версий, сохраняющихся при редактировании.
Быстрый поиск по ключевым словам.
Автоматическое упорядочивание – нет повторов, ведь у каждого документа есть свой индивидуальный номер.
Удаленный доступ.
Возможность планировать отправку, задавая сроки.

Я внедрял более 10 разных систем, эксплуатировал – еще больше, и, опираясь на свой опыт, предлагаю пять, на мой взгляд, самых достойных вариантов. Разумеется, выбор стоит основывать на том, в чем именно нуждается ваш проект.

Предлагаю определиться, что точно должна “уметь” ваша СЭД:

удобный обмен между сотрудниками внутри отдела и между отделами;
стандартизация форм и реквизитов, единая схема работы во всех структурных подразделениях;
отчетность;
архивация с датами;
контроль согласования и процессов исполнения;
возможность вносить изменения, совместный и индивидуальный доступ;
регистрация любой документации, направление руководству.

На что рекомендую обратить особое внимание:

Совместима ли программа с другими приложениями, которые вы активно используете. Например, программное обеспечение, обрабатывающее счета-фактуры, накладные и прочее.
Работает ли программа согласовано с другими программами – она должна поддерживать онлайн-справочники, использовать ту же информацию, что и в остальных источниках.
Есть ли возможность надстраивать активно используемые модули.
Не конфликтует ли с внешними средствами и площадками.

Предлагаю рассмотреть следующие пять вариантов, которые, по моему опыту, оказались достойными, хоть и не без негативных нюансов.

С Битрикс24 удобно создать электронный архив документов и автоматизировать делопроизводство. Интерфейс достаточно сложный, но в этом продукте есть, пожалуй, все необходимое.

Плюсы Битрикс24

Несколько алгоритмов делопроизводства.
Удобная настройка цепочек согласования, определение полномочий, присвоение прав.
Система самостоятельно фиксирует входящие файлы, заносит их в соответствующие папки, оповещает сотрудников и предоставляет им доступы.
Возможность использовать разные сценарии согласования – двухэтапное утверждение, утверждение со статусами, голосование и проч.
Возможность одновременного редактирования файлов.

Минусы Битрикс24

интерфейс сложен для новичков, особенно для тех, кто не обладает продвинутыми навыками работы с ПК;
возможно долгое ожидание ответа от техподдержки;
достаточно сложная автоматизация документов слияния;
поддержка только через сайт или партнера.

Стоимость Битрикс24

Модуль ЭДО представлен только в тарифах “Стандартный” и “Профессиональный”. Стоимость “Стандартного” на 50 пользователей со скидкой составляет 4 790 руб. в месяц, “Профессионального” на бесконечное число пользователей – 9 590 руб. в месяц со скидкой.

amoCRM предлагает виджет “Документооборот”.

Плюсы amoCRM

Акты выполненных работ, товарные накладные, договоры, счета – все оформляется в два счета.
Не перегруженный функционал.

Минусы amoCRM

не предназначена для самостоятельной настройки и интеграции;
не самая сильная техподдержка.

Стоимость amoCRM

Отдельно приобрести модуль нельзя. “Базовый” – 499 руб./мес. за пользователя, “Расширенный” – 999 руб./мес. за пользователя, “Профессиональный” – 1 499 руб./мес. за пользователя.

Достаточно простая программа за демократичную цену.

Плюсы A2B

Корректно работает на всех устройствах, в том числе на мобильных. Функционал не страдает.
Не перегруженный интерфейс.
Удобный постоянный доступ к истории согласования документа.
Возможность последовательного и параллельного согласования.
Достаточно гибкие настройки типовых маршрутов и карточек документа.
Есть возможность взять пробный период на 7 дней.

Минусы A2B

“подвисает” комментирование в процессе редактирования.

Стоимость A2B

Стоимость онлайн-версии – от 200 руб./мес. за одного пользователя.

Стоимость коробочной версии – от 35 000 руб. единоразово за 50 пользователей.

Достойный, функциональный продукт от “Контура”.

Плюсы Контур.Диадок

Активная техподдержка.
Доступно неограниченное количество пользователей без доплаты.
Документы остаются доступны и после окончания оплаченного периода.
Есть роуминг – удобно работать с контрагентами.

Минусы Контур.Диадок

не самый удобный интерфейс, не очень комфортен для восприятия по сравнению с другими популярными системами.

Стоимость Контур.Диадок

250 исходящих – 1 900 руб. (7,6 руб./документ), 600 исходящих – 4 200 руб. (7,0 руб./документ), 1 200 исходящих – 7 800 руб. (6,5 руб./документ), 3 000 исходящих – 18 600 руб. (6,2 руб./документ).

Хороший вариант для крупных организаций с внушительным объемом документооборота.

Плюсы СЭД “Дело”

Система рассчитана на внушительные нагрузки.
Достойное мобильное приложение.
Удобная автоматизация закупочной деятельности, управление заседаниями и совещаниями.

Минусы СЭД “Дело”

несколько устаревший дизайн интерфейса.

Стоимость СЭД “Дело”

Цена одной лицензии Дело-WEB от 6 600 до 8 000 руб., в зависимости от количества рабочих мест. Коробка – цена одной лицензии от 11 500 до 14 000 руб. в зависимости от количества рабочих мест.

Чтобы не прогадать, не опирайтесь исключительно на отзывы и обзоры. Выберите 3-5 заинтересовавших вас систем и обратитесь к пробным версиям. К счастью, большинство разработчиков предлагают бесплатные версии или пробные режимы.

Тестируйте в течение недели, и по результатам теста выбирайте наиболее подходящий продукт.

7 комментариев

Антон Ермишин

28.08.2023

Статья не совсем соответствует названию. Здесь больше информации про CRM, а не про системы электронного документооборота. Всем кто ищет действительно хорошую СЭД - рекомендую обратить внимание на ТЕЗИС https://www.tezis-doc.ru/