Почему не приживается удалёнка и на что она на самом деле способна

В последнее время появляется немало аналитики проблем, с которыми неизбежно сталкиваются компании, отказывающиеся от офиса. Одна из причин кроется не в самом факте работы онлайн, а в несоответствии системы управления и технического оснащения.

Меня зовут Андрей, я прошел путь от удаленной работы системным администратором в офисе до создания собственного цифрового стартапа с командой из инженеров, находящихся в 3-х странах мира и дистанционной работы с клиентами. Захотелось поделиться своим опытом организации удалённой работы.

Управленцы индустриальной эпохи привыкли к традиционным методам управления: переговорной с регулярными собраниями, многочисленными звонкам друг другу, встречам с партнерами в ресторане, сисадмину, который существует будто бы в своем мире, далеком от других сотрудников, к расходам на аренду, компьютеры, оргтехнику и так далее.

Сейчас появляется все больше предпринимателей новой волны, для которых технологии и автоматизация — ключевые бизнес-приоритеты. Такие люди своим примером показывают, что грамотная система позволяет создавать сложные продукты и большие компании, почти не выходя из дома.

Ниже я собрал список советов, которые помогли мне на пути построения виртуального офиса.

При переходе в онлайн может показаться оптимальным использовать личные мессенджеры и номера телефонов, обмениваться файлами по почте или взять с собой рабочий компьютер из офиса. Но для эффективной работы команды, в которой больше пары-тройки человек, этих инструментов наверняка окажется недостаточно.

Каждый не отлаженный процесс будет ежедневно отнимать время и нервы. А если вам потребуется «поднять» информацию задним числом или восстановить документ при поломке компьютера, то сделать это быстро будет затруднительно.

Осознанно выбранные инструменты для работы и общения команды экономят время и освобождают головы сотрудников для более важных вещей. Например, ИТ-компаниям и другим командам, ориентированным на технологичность, вовсе не нужны личные встречи, штатный бухгалтер и офисы в каждой из стран присутствия.

Составьте список рутинных операций, с которыми часто сталкивается каждый из отделов вашей компании. Подумайте, что требуется от технологий и руководителей, чтобы эти операции одинаково эффективно выполнялись, где бы не находились члены команды, без необходимости на каждом этапе устраивать совещания, многократно пересылать друг другу одну и ту же информацию и лично контролировать исполнение каждой мелкой задачи.

Скорее всего, вы поймете, что несколько небольших нововведений выведут компанию на новой уровень организации. А подобрать такие решения при понятном запросе не составит труда. Потратив немного времени на планирование и внедрение, вы сэкономите сотни часов себе и коллегам.

При традиционном подходе у каждого в компании есть свой блокнот, список задач или писем к исполнению, а передача информации выполняется путем прямой коммуникации. Такой подход хорошо работал в прошлом. Сегодня технологии для организации рабочего времени и передачи задач между сотрудниками сильно упрощают работу руководителей за счет перехода фокуса от коммуникации с каждым сотрудником в пользу изучения консолидированных отчетов о движении задач с привязкой к рабочему времени.

Вам не нужно регулярно держать человека «в тонусе» своим присутствием по телефону или в офисе, вы можете создать систему, при которой ответственность за выполнение задач будет прозрачно контролироваться с минимальным ручным вмешательством.

Создайте общий календарь, корпоративную телефонную книгу, трекер задач со статусами, приоритетами и ответственными лицами. Используйте подходящую методологию создания корпоративных спринтов и марафонов, которые обозначают важные вехи для всей команды, визуализируют эффективность и напоминают о дедлайнах.

В течение рабочего дня при появлении какого-то вопроса или неясности сразу возникает желание связаться с коллегами. Для сотрудников, работающих с клиентами или административного персонала моментальная связь может быть необходима, но для задач, требующих концентрации и тишины, взаимные отвлечения деструктивны.

Вместо того, чтобы звонить друг другу по каждому вопросу, создайте в календаре онлайн-встречу и заранее выпишите тезисы, которые нужно обсудить. Так вы будете общаться реже, но дольше и эффективнее.

Разделите личные и рабочие мессенджеры, почту и номера телефонов, чтобы сохранить границу между офисом и домом, не пропустив срочный звонок от коллеги и не теряя важные письма.

Речь идет не о сложных технических системах и серверных шкафах, а об удобном и качественном инструментарии для ваших сотрудников. Возможно, ваш секретарь каждый день тратит по 30 минут на занесение вручную информации из сканов в таблицы, хотя ПО умеет делать это автоматически. А может и вам приходится ездить в офис только потому, что ряд операций выполнить возможно только с рабочего компьютера.

Если вы регулярно сталкиваетесь с однотипными задачами или не можете удобно выстроить процесс, сформулируйте запрос и поищите ИТ-решения, которые, возможно, уже закрыли ваши потребности. Придется потратить немного времени на внедрение и выработку новых привычек, зато потом вы каждый день будете экономить время и деньги.

Когда вы работаете удаленно, вопросы защиты чувствительной информации и отказоустойчивости ИТ-инфраструктуры становится критически важными. Доступ через Интернет и хранение корпоративной информации на личных устройствах связаны с рисками.

Непродуманный с точки зрения информационной безопасности переход на удалёнку может привести даже к полному «параличу» компании. Часто компетенции офисного сисадмина оказывается недостаточно для построения надежной платформы. Рекомендуем обратиться за экспертизой к ИБ специалистам или использовать проверенные сервисы, предоставляющие защиту «из коробки».

Грамотный подход позволяет выстроить прозрачную для руководителя, но защищенную от внешнего мира корпоративную среду без оглядки на то, что сотрудники используют публичный Wi-Fi и личный смартфон.

Многие руководители противятся удалёнке по причине того, что она лишает их классических «живых» методов контроля эффективности, дисциплины и чувствительной информации. На деле же часто оказывается, что скептицизм связан с недостаточной осведомленностью о современных инструментах контроля и методиках организации и передачи задач.

Сегодня можно сохранять исключительный контроль процессов, нагрузки и «узких мест» в бизнесе, находясь на пляже со смартфоном в руках. В этом вам помогут, например, системы контроля рабочего времени и предотвращения утечек (DLP), которые можно внедрить централизованно для всей компании.

Когда вы находитесь в офисе, ваша корпоративная база знаний, советов и прошлых решений аналогичных ситуаций передается из уст в уста. Новый сотрудник может зайти в нужный кабинет и задать свои вопросы.

Однако при удаленной работе особую важность приобретают текст, картинки и видео. Чтобы сотрудники были в курсе поставленных задач, последней информации о решениях руководителя, новых продуктах и порядке собственных действий в разных ситуациях, следует структурировать информацию.

Рассылайте важную информацию в письмах, собирайте ее общих заметах или вики-статьях, чтобы каждый мог легко и быстро найти то, что ему нужно, чтобы можно было заранее подготовиться к онлайн-встрече и задавать коллегам только те вопросы, на которые в вашей базе знаний еще нет готовых ответов.

Когда люди не видят друг друга, не ездят в офис и потребляют информацию только с экрана, постепенно у них начинает появляться ощущение, что они находятся за стеклом. Мой коллега, с которым мы долго работали, но ни разу не виделись и не общались голосом или по видео, описал это так:

Однако тимбилдинг в режиме онлайн с каждым годом становится все удобнее и приятнее. Еженедельная видеовстреча и периодические «слёты» вашей команды повысят вовлеченность.

Представьте, что виртуальный офис такой же, как реальный. Вам нужно создать в нем аналоги кофе и печенек, корпоративных вечеринок и внимания к каждому сотруднику. Только не переусердствуйте. Если начинать каждый день с обзвона сотрудников с вопросами и мотиваторами — скорее всего это станет для них деструктивным раздражителем, как и ежедневные видеособрания с коллегами.

Для планирования используйте органайзеры, для рутинных вопросов — общий или личный чат, для важных вещей — почту, для обсуждений планируйте онлайн-встречи, для котиков и шуточек создайте чат с либеральными порядками. И не забудьте про разграничение личного и рабочего времени.

Влияние правильной виртуализации на бизнес может быть несравнимо больше, чем просто наличие возможности работать из деревни. Например, вы можете нанимать сотрудников из других регионов и стран, не ограничивая себя в требованиях к кандидату или сокращая издержки на зарплаты. Можете находить клиентов по всему миру, за один день открывать новые филиалы и масштабировать онлайн-проекты.

Построение глобальной компании без грамотного и комплексного внедрения онлайн-решений и автоматизации видится маловероятным, даже если у вас есть деньги на офисы в разных странах и организацию соответствующей системы управления.

Мы уже сегодня видим, как олдскульные руководители индустриального типа начинают сходить с гребня волны и отставать от более современных конкурентов.

У вас наверняка есть корпоративные привычки: устраивать очную встречу раз в неделю, обедать с партнерами или звонить друг другу на сотовый в любое время. Эти привычки могут создавать иллюзию эффективности или действительно обеспечивать ее в какой-то степени.

О новомодных темах, еще не ставших нормой, в массах чаще распространены клише и заблуждения: удаленная работа неэффективна, онлайн-встреча не может заменить личный контакт, организовать бизнес в регионе без физического присутствия не получится.

Причина таких установок — негативный опыт (собственный или окружения). Не стоит забывать, что если ваш пробный переход на удалёнку не состоялся, то проблема может быть не в ней. Учитывайте и то, что мир не стоит на месте, онлайн и офлайн активно сливаются воедино, а то, что вчера было неудобно делать без распечатки документа и курьерской доставки, сегодня выполняется в пару кликов.