Как WiseAdvice-IT помогли «Мистралю» наладить бизнес-процессы холдинга

20-е годы еще не перевалили за половину, а уже подготовили полосу препятствий для бизнеса на десятилетие вперед. Одним из самых действенных методов оставаться на плаву и сосредоточиться на важном, а не на рутинных процессах – это автоматизация.

Да, автоматизация холдингов – процесс долгий и дорогой, и его принято откладывать в долгий ящик. Тем более, в условиях «новых реальностей».

Это неоправданный риск, потому что есть вероятность, что дальше будет дороже и дольше.

Мы в WiseAdvice-IT занимаемся автоматизацией с 2003 года и точно можем сказать – если сейчас у вас есть потребность в автоматизации, делайте. Кризисы приходят и уходят, а слаженные процессы останутся с вами. Делимся с вами кейсом, как «Мистраль» автоматизировали бизнес в эпоху перемен и победили.

Торговая компания «Мистраль» – это один из крупнейших производителей и дистрибьюторов продуктов питания в России. Производить рис под торговой маркой «Мистраль» начал в 1998 году, сегодня же бренды компании продаются в 50 000 точек в 86 городах России во всех федеральных и крупнейших региональных сетях. всего более 30 сетей, среди которых АШАН, METRO Group, X5 Retail Group и Магнит.

Заказчик пришел с целью обновить IT-структуру и создать единое информационное пространство для сближения всех контуров учета, автоматизации новых бизнес-процессов и оптимизации работы по всем направлениям деятельности. Для реализации было выбрано решение на базе 1С:ERP. Управление холдингом». При этом был приобретен пакет «1С:Корпорация» – он позволил развивать инфраструктуру системы в будущем, имея подстраховочный вариант систем – отдельно 1С:ERP, отдельно 1С:УХ.

Особым пожеланием клиента было минимизировать количество модификаций и использовать максимально типовую систему. Это помогает сократить сроки внедрения и затраты, а также упростить дальнейшее масштабирование.

Старая система на базе «1С:Управление производственным предприятием» не удовлетворяла требования «Мистраль Трейдинг». Она была уже столько раз переписана, что отследить какие-либо регламенты бизнес-процессов почти не представлялось возможным. Четкая методология тоже отсутствовала. А большому холдингу это просто необходимо – для прозрачности бизнес-процессов и качественной коммуникации.

Пообщавшись с заказчиком, мы определили цель нашего проекта – создание единого информационного пространства на базе «1С:ERP. Управление холдингом». Это поможет реализовать:

- сближение всех контуров учета,

- автоматизацию новых бизнес-процессов,

- оптимизацию работы по всем направлениям.

Также в наши задачи входила крупная задача: обеспечить максимальное покрытие требований, используя типовой функционал 1С для автоматизации холдингов. И вот, как мы это делали.

Шутки про гречку в 2020 году – не просто шутки. Действительно, спрос породил такое предложение, что объемы закупок и реализаций «Мистраля» в сутки достигали среднегодовых объемов (!). Но и это не все – в течение всего года в компании проводили модернизацию производственных площадок. Мы подстраивались, как могли.

Сначала коллеги из «Мистраль» хотели «1С:ERP Управление предприятием». однако после сбора информации и анализа мы совместно отказались от этой идеи. Дело в том, что одной из задач заказчика было организовать бесшовное сближение регламентированного, управленческого и оперативного учета. По сути, нужна была единая база, где данные всех учетов будут на виду, и их можно кросс-использовать, поэтому выбор в итоге пал на «1С:ERP. Управление холдингом».

Обилием сторонних систем похвастаться не сможем. С другой стороны, как показал 2022 – оно и к лучшему. Этап подготовки, сбор и анализ всех функциональных требований реализовали в Atlassian Jira, Confluence и с помощью СППР. Что касается 1С, то был использован следующий софт.

На стороне «1С:ERP. Управление холдингом»:

На стороне «1С:Управление холдингом»:

Выполнена интеграция со сторонними системами:

Для реализации мы использовали гибридный подход: основные этапы реализовывали по технологии «1С:ТКВ». Аббревиатура «ТКВ» расшифровывается как технологии управления проектами и представляет из себя уникальную разработку фирмы 1С. Это свод знаний по планированию, организации и контролю реализации проектов создания и внедрения информационных систем на базе программных продуктов фирмы «1С». «1С:ТКВ» использовался одновременно с широко известной классической каскадной моделью Waterfall.

Однако это не единственное, что использовали для планирования. Команды WiseAdvice-IT работают методом Agile и делят объем работ на спринты, как правило, двухнедельные. Для того, чтобы команда была в курсе того, что и кто делает, а также для промежуточных согласований с коллегами из «Мистраль» мы использовали Atlassian Jira и Confluence.

Перед тем, как приступить к работе, была создана дорожная карта проекта.

Для удобства, мы разделим сделанное на блоки и расскажем о каждом – какой был типовой функционал, какие нетривиальные доработки и для чего это собственно делали.

1. Блок «Управление НСИ»

Внедрили подсистемы УХ «Интеграция и управление мастер-данными» и УХ «Процессы и согласование», и:

- Доработали настройку и адаптацию маршрутов согласования заявок на изменение НСИ

- Внедрили кастомизацию механизмов управления НСИ: заявки на изменение НСИ, поиск и слияние дублирующихся элементов, синхронизация эталонных элементов.

В результате ключевые объекты НСИ, такие как договоры, контрагенты, подразделения и статьи ДДС были нормализированы. Также удалось полностью отказаться от конфигурации «1С:Документооборот» в качестве инструмента согласования, что заметно упростило и ускорило этот процесс.

2. Блок «Казначейство»

Внедрили две подсистемы – УХ «Казначейство» и а УХ «Процессы и согласование». В рамках этого блока доработали интерфейс отчета «Платежный календарь», расширили функционал механизма «Шаблоны аналитик платежей», кастомизировали «Разнесение банковской выписки» и адаптировали маршруты согласования заявок и реестров.

Благодаря этому удалось оцифровать процедуры согласования платежей, 90% выписок по входящим платежам разносится автоматически, а также появилось формирование заявок на расходование ДС и реестров платежей.

3. Блок «Маркетинг и Продажи»

Внедрили подсистемы ERP «CRM и маркетинг», ERP «Продажи» и УХ «Процессы и согласование». Доработали следующее: новый документ «Паспорт акции», интеграция с EDI и веб-порталом и настроены маршруты согласования.

Это дало возможность управлять акциями и маркетинговыми мероприятиями, оценивать их эффективность, согласовывать и определять целесообразность их проведения.

4. Блок «Склад и Производство»

Внедрили подсистемы ERP «Склад и доставка» и ERP «Производство» со следующими доработками: интеграция с WMS, новый АРМ «Управление производством: Начальник смены», отчет «Сравнение фактического выпуска с производительностью оборудования» и АРМ «Доставка товаров».

Это позволило анализировать выполнимость производственного плана, оптимизировать управление производством и процессы управления транспортной логистикой.

5. Блок «Закупки»

Внедрили подсистемы ERP «Закупки» и «Планирование». В рамках данного внедрения разработали документ «Расчет цен замещения и проработали интерфейс документа «План закупок», а также новый отчет «Расчет стоков». Это дало возможность «Мистралю» применить комплексный подход и обеспечить оперативный мониторинг и управление запасами.

6. Блок «Бюджетирование»

Внедрили подсистемы УХ «Бюджетирование, отчетность и анализ», УХ «Планирование и контроль» и УХ «Процессы и согласование». В рамках этого блока доработали механизмы настройки правил распределения доходов и расходов по статьям БДР.

7. Блок «Управленческий учет»

Внедрили подсистемы ERP «Финансовый результат и контроллинг» и УХ «Бюджетирование, отчетность и анализ». В рамках блока доработали механизмы распределения доходов и расходов по настраиваемым правилам, добавили новый документ сбора факта по доходам и расходам и управленческие отчеты.

На выходе получили возможность анализа себестоимости реализации продукции и анализа финансового результата по регионам, сегментам продаж, клиентам, маркам и SKU.

8. Блок «Регламентированный учет»

В этом блоке внедрили две типовые подсистемы «Регламентированный учет» и «Внеоборотные активы» и обошлись без доработок. Это решение позволяет оперативно обновлять систему на актуальные релизы от 1С. В результате получили оперативный, управленческий и рег. учет в едином контуре.

Ключевой результат – это оптимизация проекта по бюджету и срокам на 25-30%. Так как мы пересматривали существующую ИТ-архитектуру компании, из эксплуатации некоторые компоненты были выведены. Это связано с тем, что они дублировали новый функционал. Что получилось в итоге.