Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний

С российского рынка уже ушли многие ИТ-продукты: кто-то с концами, как Miro и Slack, где больше нельзя оплатить подписку, кто-то наполовину, а некоторые сервисы будут сворачивать свою деятельность в ближайшие месяцы. Самое сложное — предсказать, какие из них прекратят деятельность полностью и сломают отстроенный за несколько лет воркфлоу команды.

Чтобы не проснуться в один день у разбитого корыта, нужно искать и тестировать альтернативы.

Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний

Например, сейчас еще можно пользоваться Jira, но что случится, если и эти ребята попадут под санкционный комплаенс? Важно уже сейчас создавать бекапы и резервные копии по итогам рабочего дня. Если какой-то из сервисов уйдет внезапно, то бекап останется, и вы сможете восстановить все свои процессы.

Бекапируем каждый день, воспользуемся единожды.

Если в один прекрасный день мы проснемся без зарубежного сервиса, то у нас все равно останется самое ценное — наши данные.

Привет, меня зовут Владимир Малов, CEO Malov.Tech. Более 12 лет я работаю в ИТ-сфере: запускаю цифровые продукты, строю команды и настраиваю процессы внутри компаний. За это время я успел использовать в работе много инструментов, которые помогают повысить личную и командную эффективность. И, конечно, у меня появились свои сервисы-любимчики. Но сейчас приходится адаптироваться, так что я отбросил предубеждения и начал искать оптимальные альтернативы уходящим сервисам. И даже открыл для себя более удобные инструменты.

Критерии выбора

В первую очередь стоит посмотреть на то, как устроены рабочие процессы в вашей команде, какими инструментами вы пользуетесь и для каких целей. Замену стоит найти как минимум критически важным, а лучше — выбрать аналоги для всех сервисов.

Мне было важно следующее

  • Иметь два инструмента для переписки — формат живого чата-потока, в котором не фиксируется серьезных договоренностей, но он заменяет рабочие обсуждения, обмен мемасиками; плюс почта для официальной переписки и закрепления договоренностей.
  • Я привык, что любая активность оформлена в виде задачи. Значит, нужен хороший трекер задач.
  • Календарь, чтобы поддерживать в актуальном состоянии график и возможность встретится или созвониться, чтобы обсудить рабочие вопросы.
  • На личном компьютере не должно храниться никаких документов и лишних файлов — все в облаке, доступно везде и со смартфона в том числе, чтобы можно было делиться большими файлами.
  • Должен быть инструмент для лонгридов (аналитика, бизнес-требования), минуток со встреч, где можно оформлять таблицы, сноски, вставлять блоки кода, заголовки, выделять важное.
  • Поскольку мы разработчики, нам важно где-то хранить код и работать по Gitflow.
  • Занимаемся интерфейсами — значит, нужен визуальный редактор.
  • На удаленке невозможно обойтись без созвонов, так что сервис наподобие Zoom или Google Meet.

Раньше мы с командой были более чем довольны стеком для хранения задач и документации в виде Jira+Confluence. Прекрасно чувствовали себя с пакетом Office 365 с точки зрения почты, календаря и сетевого диска (OneDrive) — это было полноценное рабочее пространство. Код мы хранили в Gitlab, а мемами обменивались в Slack.

В марте появилось ощущение, что нас отключат от всего, и я выработал критерии выбора новых инструментов. Мы отдали предпочтение продуктам, которые не зависят от внешнего мира: их исходный код можно взять, сбилдить и развернуть в собственной среде. Не хотелось рассматривать зарубежные решения, которые из-за комплаенса фаундера, инвестора или других внешних сил в один момент могут прекратить работу с нами.

Управление проектами и задачами

Atlassian — австралийский разработчик Jira и Trello еще 2 марта предупредил, что остановит продажу продуктов в России. На замену Jira я подобрал Redmine. Это открытое веб-приложение для управления проектами и задачами и фиксацией ошибок. Сервис написан на Ruby и распространяется по открытой лицензии.

В начале 2010-ых в моей жизни уже был Redmine. Забавно, но тогда он казался мне немного старомодным, а спустя 10 лет пришлось пересмотреть свои взгляды)

Плюсы

  • очень шустро работает,
  • имеет внутри все сущности полноценного трекера задач (задачи, тайм–трекинг, настраиваемые поля, воркфлоу, разграничение доступа),
  • достаточно гибкий инструмент, может подстроиться под ваши задачи

Главный минус, который я вижу после нескольких месяцев использования: это зрелый и стабильный проект, который остановился в своем развитии, в отличие от Jira, которая проходит сейчас этап роста. Зрелость в данном случае означает отсутствие нововведений — все стабильное и предсказуемое. Здесь не чувствуешь изменений, а в Jira постоянно придумывают что-то новенькое. Ребята из Redmine будто уже сделали бриллиант (зачеркнуто) рубин и не спешат вперед.

Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний
Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний

Рабочее пространство

В качестве воркспейса команда раньше использовала Outlook. Но Microsoft приостановил новые продажи ПО, с подписками ситуация подвешенная. Как альтернативу сразу решили попробовать Яндекс 360.

Плюсы: недорого.

Огромный минус: чем дальше пользуемся, тем больше ощущаем, насколько продукт сырой. Например,

  1. Встречи, когда падают в почту, не проваливаются в календарь до того, как вы их подтвердили — есть риск не заметить письмо и пропустить важный созвон. Например, Outlook сразу подсвечивает все приглашения в календаре и прямо оттуда встречу можно принять/отклонить.
  2. В Телемосте нет блюра фона через веб-интерфейс. Возможно, раньше на эти вещи я бы не обратил внимание, но есть понятие минимально удовлетворяющего продукта — пользователь быстро привыкает к хорошему: например, если Телеграм сделал реакции на сообщения, а WhatsApp еще нет, то клиент сразу ощутит неудобство.
  3. Я.Документы даже не хочется комментировать. Можно закрыть глаза на вайб Word’97, но уведомления о принудительной перезагрузке странички от продуктов Яндекса — это не уровень 2к22, особенно для Яндекса.

Если меня читают ребята из Яндекса, буду очень рад поделиться развернутым фидбеком. У решения есть большой потенциал, но многое следует подтюнить. Мы в вас очень верим и ждем доработок ❤

А читателей прошу поделиться в комментариях, куда вы мигрировали почту/документы/календарь. У нашей команды тут явно незакрытый вопросик.

Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний

База знаний

Ранее мы использовали Confluence для создания единой базы знаний в компании и хранения всех данных. Пришлось найти альтернативу и ему — мы выбрали Outline, который во многом похож на Notion. Чтобы не зависеть от решений фаундеров, его можно развернуть самостоятельно. Подробнее о том, как это сделать на собственном сервере, мы скоро расскажем и поделимся ссылкой — stay tuned.

Плюсы

  • На мой взгляд, Confluence стал слишком перегруженным и медленным. Хотелось чего-то попроще, а в Outline Markdown (облегчённый язык разметки) развернется в любой читалке и редакторе.

Минусы

  • Не хватает инструмента комментирования для обсуждения "на полях".
  • Есть история документа, но уведомления о changelog-е весьма неинформативны.

Серьезных минусы для себя пока не нашел, кроме детских болячек, которые НОРМАЛЬНЫ для версии 0.6*.

Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний

Чат

Я всей душой люблю Slack — раньше намеренно изгонял из рабочих процессов Telegram, но еще 7 марта ребята написали, что прекратят работать с российскими клиентами. Теперь мы используем Rocket.Chat: его можно развернуть в облаке и сразу начать использовать. Rocket.Chat — аналог Slack, но с открытым исходным кодом. В нем есть личные сообщения, каналы, треды, реакции, форматирование и интеграция звонков.

Из плюсов: многие паттерны используются как в старом-добром Slack, местами даже удобнее.

Пока пользуюсь, и все нравится, так что минусов не обнаружил. Код всегда под рукой — удобно.

Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний

Конференц-связь

Инструменты для групповых созвонов пока не покинули российский рынок, но как мы помним — работать стоить на опережение. Для конференц-связи мы выбрали Jitsi — систему онлайн-звонков, которая написана на популярных современных языках и поддерживает множество протоколов. Решение полностью развернули у себя.

Звонок на 20 человек выдерживает сервер за 200 рублей. Считаю, это адекватное решение, которым к тому же можно полностью управлять.

Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний

Разработка интерфейсов

И еще одно решение, которое пока, кажется, незаменимо — Figma, которую мы используем для создания дизайнов и передачи макетов в разработку. Команда сервиса твердо и четко выразила свою позицию.

Из альтернатив есть Photoshop и Sketch, но думаю, к такому откату мы еще не готовы) Так что продолжаем использовать этот инструмент. Стараемся все бекапировать в собственное облако, чтобы в один момент не потерять все макеты.

А вот у Miro, которые прекратили обслуживание российских клиентов, есть альтернативное решение — это Draw.io.

Плюсы: у сервиса открытый формат xml.

Минус: не такой удобный и юзерфрендли интерфейс как в Miro, но с задачами вполне справляется.

Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний

Пока готовили статью, наткнулись на отечественный сервис Sboard (http://vc.ru/479452). Мнения пока не сложили, но будем активно пробовать!

Облако и обмен файлами

Сегодня мы пользуемся Яндекс.Диском. Возможно, со временем пойдем в сторону протокола S3 — это протокол передачи данных, разработанный компанией Amazon, которая предоставляет возможность хранения и получения любого объёма данных в любое время из любой точки сети. S3 подойдет для хранения больших файлов в рамках корп.использования.

Вместо итогов

Сложно подвести итоги этого материала: думаю, многие сейчас исследуют новые инструменты, меняют привычки, с чем-то примиряются, от чего-то сразу отказываются, а где-то стараются довести продукт до крутого решения вместе с отечественными разработчиками. Некоторые начали создавать свои продукты, и я надеюсь, что из этого выйдет что-то интересное.

В любом случае, будет надежнее собрать пул аналогов привычным сервисам, если еще не сделали этого. Предлагаю в комментариях делиться своими альтернативами и рекомендациями инструментов.

3434
34 комментария

В качестве альтернативы MS Office используем китайский WPS.com. Вполне довольны.

5
Ответить

Спасибо за наводку!
Попробуем-с.

Ответить

Полноценной заменой Эксель может являться?

Ответить

Спасибо, надо будет посмотреть

Ответить

Слишком много инструментов на мой взгляд. Как понял из статьи, команда не очень большая, поэтому не понял, зачем так усложнять процессы. Как вы объясняете новичкам что к чему? У вас есть какой-то регламент?
Ещё в начале было про бекапы, вы правда делаете каждый день бекапы всех этих пространств?

1
Ответить

Инструментов действительно много, но это выработанная с годами привычка и понимание, что развивающиеся проекты в итоге приходят к такой "обвязке" из инструментов.

Как пример, я раньше проекты начинал в трелло, но через несколько месяцев становилось понятно, что нужно переезжать в Jira. В итоге, на новых проектах я сразу заводил проект в Jira, а теперь в Redmine.

Так же и с документацией и постановкой задач. Сразу лучше писать в соответвующем инструменте (confluence / notion / outline). Чтобы потом не заниматься археологией.

2
Ответить

Gitlab / Redmine / Rocket.Chat автоматически каждый день
Jira / Confluence раз в неделю, потому что там только ручная выгрузка + ограничение от платформы.
Figma реже

Ответить