Новая реальность. Как эффективно освоить принципы удалённой работы?

Дальше о том, как найти дзен, если не получается организоваться.

Специалисты, которые только планируют перейти на удалёнку — чаще всего думают так: «не привязан к одному месту, смотришь на пальмы и параллельно отвечаешь коллегам, лежа на диване с ноутбуком»

Но удалёнка — это не только про поиск счастья в других странах с ноутбуком в руках. Это и про «задачи не делаются», «атмосфера не располагает», «интернет подвисает». Это вызывает раздражение, апатию и усталость. В таком настроение желание только саботировать рабочие задачи.

Однако удалённый формат работы бывает структурным, комфортным и эффективным. Перед тем, как написать статью, мы спросили специалистов с большим стажем дистанционнки — ну, а как справляться?

Если коротко: надо организовать рабочее место, научиться общению онлайн, настроить тайм-менеджмент. Как – написали ниже в статье.

Все эти нехитрые принципы помогают эффективно делать запланированные дела на день. Так вы сможете поддерживать продуктивность, балансировать между рабочими и домашними делами, да и вообще, меньше страдать и больше кайфовать от работы, коллег и пальм за окном.

Работать удалённо без комфортного рабочего места, качественной связи и прокачанной самоорганизации — затея странная и непонятная. Без всего этого вы обеспечите себе больную спину, расфокус, злых коллег и недосып. Но самое главное, вы не сможете полноценно работать без этих трех китов.

А теперь к делу — начнем с организации рабочего места

Частных советов от специалистов — миллион. Кто-то включает на фон медитативную музыку, кто-то покупает увлажнитель воздуха, кто-то кладёт кота на колени. Критерии комфортной рабочей зоны у каждого будут свои, поэтому расписывать их тут не будем.

Главное, о чем хочется сказать — вам должно быть комфортно работать. Проще всего этого добиться в отдельном и тихом помещении. Если есть возможность, выделите дома отдельную комнату под кабинет, где вас никто не будет беспокоить. Если лишних комнат нет — обустройте рабочее место, где будет удобный стул, стол, нормальное освещение и минимум посторонних звуков.

Проверяйте качество связи

Без стабильного интернета даже самый удобный стул и самый дорогой ноутбук не спасут рабочий процесс. Помимо роутера советуем иметь запасной интернет-канал (это может быть мобильный интернет) на случай, если провайдер устроит сервисные работы в самый неподходящий момент. Например, когда у вас важная встреча.

А если решили поработать в кафе или в коворкинге, то первое, что следует сделать — проверить качество сети и убедиться, что всё в порядке. Если не уверены — сидите лучше дома :) А чтобы проверить скорость — используйте https://www.speedtest.net/ .

На удалёнке будет много созвонов: с коллегами и заказчиками. Купите качественную гарнитуру. Важно, чтобы не только вы хорошо слышали коллег, но и они хорошо слышали вас. Треск, шум и всякое бульканье очень дурно влияют на нервную систему тех, кто это слушает. Важно беречь друг друга в эти непростые времена.

И напоследок: в zoom (да и в других инструментах) можно тестировать качество звука. Не забывайте это делать, особенно, если поменяли гарнитуру.

Самодисциплина

Это навык, который нужно нарастить, чтобы эффективно работать на удалёнке. Никто не будет следить, во сколько вы пришли на работу, во сколько ушли, что и в какое время вы сделали.

На удалёнке вам самим придётся подталкивать себя к работе, следить за дедлайнами и тормозить желание отложить работу на потом.

Самоорганизовать себя помогает график. Отведите на работа определенные дни и часы. В это время занимайтесь только задачами.

Соблюдайте утренние ритуалы. Для кого-то — это чашка кофе, для кого-то — макияж, для кого-то — зарядка, чтобы взбодриться. Всё это помогает настроиться на рабочий ритм.

Придумайте ритуалы и для завершения рабочего дня, чтобы разделять рабочее и личное время. Например, можно купить для работы отдельный ноутбук и закрывать его в конце дня. Если такой возможности нет, разделять рабочее и личное пространство помогают разные браузеры. Еще можно закрывать рабочие вкладки, попрощаться с коллегами в чатах или настроить разные рабочие пространства (на MacBook). Чтобы не работать бесконечно.

Если график налажен, а прокрастинация все равно есть — используйте разные техники для концентрации. Прочитать о каждой и выбрать одну под себя можно в интернете.

Если очень надо переехать в будний день, лучше взять day off, или предупредить, что в такое-то время время вас не будет.

Потеря живого общения — падение эффективности

Живое общение для многих специалистов — топливо, на котором они вывозили. Можно было обсудить внезапную идею, пойти вместе за кофе или запланировать совместную задачу. Для них — устно спросить коллегу за соседним столом легче, чем написать сообщение или позвонить. Поэтому на удаленке возникает кризис в коммуникации. Так как нет возможности крикнуть «Эй, Вова, ты доделал свою задачу?» и сразу получить ответ.

Как понимать друг друга без слов

Работа двигается круто и эффективно, когда налажена связь в команде. Но поскольку возможности дойти до коллег и быстро уточнить какой-нибудь вопрос больше нет — важно подготовить все для эффективных созвонов. Без подготовки может возникнуть и такой случай:

Коллега просит созвониться через пять минут, чтобы обсудить совместную задачу. А вы ушли в магазин, на телефон Zoom не скачали, да и вообще, не готовились к созвону. Частая ситуация на удаленке.

Что эффективнее: заранее создавать встречи в корпоративном календаре или дергать друг друга в любой момент? Ответ очевиден.

Грамотная коммуникация — двигатель всех рабочих процессов

Про созвоны

Считается хорошей практикой заранее обговаривать день и время для созвона. Это позволит вам и вашим коллегам планировать свое время в течении дня.

Сделать проще жизнь себе и коллегам помогает планирование онлайн-встреч. Заранее определитесь с повесткой: определите цель, напишите, какой нужен результат, а при необходимости — добавьте пару слов о контексте. Не забудьте указать, какие материалы нужны коллегам. Отправьте ссылки заранее.

Для самых замотивированных — накидайте примерный тайминг, чтобы было понятно, сколько времени уйдет на каждый вопрос.

Про шум и треск

Чтобы не бесить кото-то шумом и треском — важно найти инструменты для работы на удалёнке, с которыми будет комфортно, удобно и главное — эффективно. Zoom, Skype, Google meet, Discord, MS Teams — это неполный список имеющихся платформ для онлайн-встреч.

Очень полезная практика — мьютить микрофон, когда ничего не говорите. Тогда никакие фоновые шумы не мешают. Просто must, если созваниваетесь не из тихого места.

Про хорошие манеры

Многие специалисты, да и мы тоже, советуем включать камеру. Это создает ощущение живого общения и дает возможность слышать не только голос, но и видеть эмоции. Если смущаетесь демонстрировать личное пространство — можно использовать блюр или фейковый фон.

Если вы уже пришли на онлайн-встречу — не занимайтесь своими делами. Спросят вас что-то — а вы и не в курсе, что обсуждалось. Всем обидно: и коллегам, и докладчикам, и заказчиками. Ещё и время на разъяснения тратить. Сразу договоритесь, что на время созвона фокус всех участников только на вашей встрече.

И пару слов про мессенджеры

Slack, Discord, Telegram, MS Teams — популярные мессенджеры, которые используют в работе. Классный лайфхак в онлайн-коммуникации — ставить статус: на месте вы сейчас или куда-то отошли.

Еще можно завести отдельный канал, в который все будут сообщать о своих отсутствиях («ушел к зубному, буду после 15», «нужно пораньше забрать ребенка из садика, поэтому буду не доступен с 16 до 17», «сегодня заболел» и т.д.). Чем прозрачней общение, тем проще вам и коллегам.

Какая ловушка подстерегает удалёнщиков? На пике продуктивности хочется сделать все подряд: взять три проекта, накидать идей, созвониться с каждым коллегой. Заслуженный финал — мало сил, много раздражения.

Отдыхать нужно не когда устал, а регулярно. Делайте небольшие перерывы. Например, каждый час по 10 минут. Можно прогуляться вокруг дома, попить чай, а для тех, кто в ресурсе — сделать упражнения.

Обязательно выбирайтесь куда-нибудь из дома на обед. Смена обстановки повышает продуктивность. А свежий воздух улучшает деятельность мозга.

Если хотите, чтобы рабочий процесс на удалёнке не сломался — подготовьтесь заранее. Если придерживаться советов из статьи, то получится быть продуктивными, балансировать между рабочими и домашними делами, да и вообще, меньше страдать и больше кайфовать от работы, коллег.