Digital-конференция в регионе: как собирать ежегодно 300+ участников

Эта статья для тех, кто живет в относительно небольшом городе (как и я), и хочет раскачать местное бизнес-сообщество, привлечь внимание к интернет-маркетингу.

Изначально я предполагал написать что-то типа инструкции, но потом решил, что это личная история. За любой конференцией стоит идейный вдохновитель или 2-3 человека, которые являются «лицом» мероприятия.

Поэтому цифры и факты в статье будут, но это не главное. Я владелец агентства интернет-рекламы, живу в Пензе (население 500 тысяч) и много раз занимался организацией семинаров, конференций различного масштаба. Естественно, и поездил достаточно по федеральным и региональным мероприятиям.

Мы собирали разовые семинары и конференции. Но три года назад мне захотелось сделать ежегодное событие. Такое, которое будут ждать. Так появилась «Продвижение без пафоса» ― об интернет-маркетинге для бизнеса. Основные темы: SEO, PPC, SMM, кейсы и аналитика. Сейчас это 300+ участников из Пензы, Саратова, Саранска и Тамбова. 3 секции и 15 спикеров. В этот раз она состоится 21 февраля 2019 года.

В чем отличие «немиллионников» от крупных городов? Я часто в поездках слышал фразу: «Да что у нас тут [в Пензе] могут собрать?». В тексте менялся только город. Эта статья о том, что практически в любом городе независимо от его туристической привлекательности и размера можно собрать конференцию с участием несколько сотен маркетологов, предпринимателей и специалистов. В том числе из ближайших регионов. У нас радиус охвата 200-250 километров.

Есть несколько основных сложностей организации таких событий:

Это главный вопрос при создании конференции.

Зачем мне это было нужно? Я хотел сделать «вброс» и понять, как меняется бизнес-среда, чего предприниматели ждут от интернет-маркетинга. Сделать это точечно невозможно. Почему мы делаем это сейчас? Мы заработали известность и доверие, т.к. не только даем качественный контент, но и обеспечиваем хорошую организацию. И для участников и для спикеров. И если в первый раз мы с трудом подыскивали доклады, то сейчас специалисты сами отправляют заявки на выступление и даже не просят оплатить дорогу и проживание.

Еще один приятный бонус ― известность в профессиональной среде. На конференции Baltic Digital Days было удивительно, когда подходили знакомиться люди и спрашивали, тот ли я парень из Пензы, который собирает платно 300 участников.

Тогда я сделал вывод, что свой онлайн-сервис или мероприятие ―жирный плюс в карму агентства.

Про контент понятно. Только качественные и полезные доклады. С другой стороны, что-то действительно новое про интернет-маркетинг подготовить сложно. И конференций в год пруд пруди. Поэтому мы сделали ставку на:

1. Эксклюзивные доклады под «хотелки» наших участников. К примеру, в этом году мы сместили акцент в сторону кейсов и SMM. И спикеры готовят доклады именно под наше мероприятие.

2. Общение, новые знакомства и связи. По итогам поездки наши спикеры увозят 1-2 контракта, а участники получают качественную услугу.

3. Приемлемая цена при высоком уровне организации. Поездка на конференцию в Москву, к примеру, обойдется примерно в 30-40 тысяч рублей на одного человека (входной билет, дорога, проживание и питание). Мы даем начальную цену за билет 3 000.

На бизнес-конференциях обычно спикеры готовы выступать при условии оплаты дороги и проживания. А если мероприятие наберет «жирок» и известность, то и просто за возможность выступить. Для спикеров поездка в регион ― это возможность обкатать свой доклад, получить новые впечатления и связи, и в некоторых случаях получить заказ. Особенно это важно для начинающих докладчиков, чтобы пополнить «портфолио».

Одному сделать большое мероприятие не под силу. Мне повезло, и я в лице Рекламного Агентства «Белая Ворона» нашел надежных партнеров. Опыт проведения мероприятий у них просто огромный. Я со своей стороны занимаюсь всем, что касается сайта, программы и спикеров, продажи билетов. Коллеги из агентства ― оформлением и работой на площадке, размещением докладчиков, поиском волонтеров и всеми прочими функциями «эвентологов».

Партнеров ищем сообща. Всего в подготовке мероприятия принимает участие 5 человек и 15 (включая волонтеров) в день конференции.

Вот то, что составляет почти половину нашего бюджета:

Мы пробовали разные варианты. Коммерческие конференц-залы отличный вариант с точки зрения оборудования и комфорта гостей. Но дорого. Первое мероприятие мы провели в ресторане с условием выкупа обслуживания на определенную сумму.

Последние конференции мы проводим в областной библиотеке. Коллеги из IT-кластера помогли заметно опустить стоимость аренды. К тому же больших доступных залов с просторными холлами в нашем городе просто нет.

Если есть возможность заручиться поддержкой власти либо организаций поддерживающих предпринимателей ― обязательно воспользуйтесь. Сэкономит время и деньги.

Один из вариантов сэкономить ― пригласить выступить местных экспертов. Но тут есть один минус: как правило, все местные эксперты давно известны и доступны по телефону или на бесплатных мероприятиях. Поэтому большой вопрос, захотят ли люди платить за это?

Еще один лайфак: некоторые «гиганты» уровня ВКонтакте, Яндекса сами оплачивают дорогу и размещение своим сотрудникам. Это полезно и с точки зрения экономии, и участники теплее реагируют на громкие названия.

В регионе можно поискать партнеров, которые готовы будут привезти «плюшки» за рекламу на конференции, в соцсетях и на сайте.

Покормить одновременно 300 человек без очередей и негатива достаточно сложно. Плюс полноценный выездной обед обойдется в 350-400 рублей на человека. Причем, обедать хотят не все.

Мы для себя выбрали вариант рекомендовать участникам рестораны поблизости, а на площадке сделать кофе-брейк.

Качественные кофе и чай стоят дорого (даже если договориться с партнером по себестоимости). Но в перерыв напоить гостей горячими напитками необходимо. Мы решили для себя этот вопрос так: хороший растворимый кофе и пакетированный чай бесплатно плюс качественный вареный кофе от партнеров платно.

По опыту прошедших мероприятий стало ясно, что содержимое раздатки ― это первое, что летит в помойное ведро (я веду речь об эконом-мероприятиях). Все промо-коды и бонусы от партнеров оптимально высылать по электронной почте.

Наш сайт http://penza.marketing сделан на конструкторе. Главные его задачи ― описать, для кого конференция, где и когда она пройдет, показать программу и спикеров, дать возможность купить билет. Регионы не богаты на digital-события. И альтернативы у участников нет. Сайтом будут пользоваться, даже если он сделан «на коленке». Отображается корректно? Билеты онлайн купить можно? Факты не искажены? Вот и ладно.

О конференции начинают говорить после накопления «в эфире» достаточной информационной массы. Когда вы везде ― на радио, в журналах, местном ТВ, в интернете ― вас начинают узнавать. И относятся внимательнее. В случае с «Продвижением без пафоса» мне повезло с партнерами из «Белой Вороны». За плечами у коллег масса мероприятий, и огромное количество связей с инфопартнерами. Рекламный охват мы получаем от региональных СМИ, которых указываем в качестве партнеров на ресурсах конференции.

Что еще работает: email-рассылка по базам местных предприятий и обзвон участников прошедших мероприятий. Интернет-реклама работает слабовато.

Как я уже писал выше, сейчас мы выбираем спикеров по докладам с топовых конференций. И отсматриваем видео выступлений. Так становится понятным, будет ли докладчик интересен нашей публике, или нет.

Отбор спикеров мы начинаем за полгода до конференции. И заранее согласовываем тему выступления. К сожалению, я столкнулся на многих digital-мероприятиях с ситуацией «приедь, что-нибудь расскажи, на тебя народ придет». В итоге до события остается 2-3 недели, а в программе напротив большинства докладов стоит «тема уточняется».

Хедлайнер. Он должен быть. Я упоминал, что уровень знаний участников конференции имеет очень сильный разброс. Больше, конечно, начальный. Поэтому посмотреть на условного «живого ВКонтакте» желающих очень много. И это несмотря на то, что обычно доклад звучит не первый раз и описывает базовые вещи.

Кстати, многие докладчики приезжают из любопытства. Город посмотреть. Имеет смысл составить для них «туристическую карту спикера», а гостиницу снять в пешеходной части города.

Мы столкнулись с тем, что люди в массе боятся или стесняются задавать вопросы. Хорошо в плане раскачки действуют три составляющих:

Очень больной вопрос, когда заходит речь о партнерах-спонсорах. На первой конференции мы получили помощь только от одной организации. 10 000 рублей, которые мы заплатили ведущему.

Тема «просто прийти и попросить» умерла. Поэтому сейчас мы кроме информационного шума предоставляем партнерам место на выставке в день конференции и вариант короткого блиц-доклада со сцены на 15 минут. К примеру, это может быть кейс внедрения облачных технологий и автоматизации от партнера-провайдера.

Но и этого мало. Поэтому нужно рассчитывать бюджет и затраты так, чтобы зависеть только от себя.

В самом начале я написал, что в Пензе есть порог по числу участников, выше которого сложно прыгнуть: 300. Поэтому рост возможен либо за счет расширения географии, либо за счет другого типа аудитории. В этот раз на конфе будет три секции: две для бизнеса и одна для агентств/специалистов. Рассчитываем за счет партнеров-сервисов привлечь гостей из digital-сферы. Все-таки интернет-маркетологи мобильнее и легче на подъем, чем их клиенты-предприниматели.

Желательно, чтобы это были не просто профессиональные ведущие, но еще и люди «в теме». Это бывает полезно, когда спикер закончил доклад раньше, чем заявлено в программе, а вопросов из зала нет. Можно попросить модератора составить список вопросов от себя и задать их. Важно избежать ситуации, когда люди из одной секции приходят на окончание доклада из другой. Неудобно и спикеру и участникам.

На одной из конференций меня по ошибке заселили в номер с моим земляком (на самом деле, он собирался с женой поехать). Да еще и с двуспальной кроватью. Вопрос разрешился быстро (спасибо организаторам), но реально некомфортно. Не делайте так.

Это я про обзвон. Даже если вы уже в пятый раз делаете рассылку по базе зарегистрированных участников, они и половину информации не читали/не помнят. Звоните. Рассказывайте. Всегда.

Многие площадки либо не имеют своей кухни, либо не приспособлены для того, чтобы быстро накормить 200-300 человек. Мы от этой идеи отказались после разовой попытки. Лучше снизить стоимость билетов, рассказать, где ближайшие рестораны и организовать кофе-брейк. Так можно избежать очередей и ситуации, когда чей-то обед по ошибке съели и человек остался голодным. Да, я в курсе, что на CyberMarketing организаторы умудряются накормить 1000 человек. Но это реально боль.

Проблема многих мероприятий. Его соблюдение критически важно, когда у вас несколько секций. Кроме того, что описал выше в блоке про модераторов, некоторые участники и спикеры приезжают не к началу конференции. И если выступление, например, после обеда, а его задержали/закончили раньше, возникает не очень приятная ситуация.

На мой взгляд, допустимо менять доклады местами только в крайнем случае. И обязательно извещать об этом и участников и спикеров. Неприятно, когда ко времени ты приезжаешь на нужный доклад, а спикер его уже прочитал. Вдвойне неприятно спикеру в подобной ситуации выступать в полупустом зале.

Бомбануть может везде: спикер не приехал, кейтеринг подвел, аппаратура не готова и т.п. Поэтому все информационные потоки от спикеров, соорганизаторов, сотрудников площадки и прочего лучше замыкать на себя. Это позволяет быстро решать возникшие проблемы, грамотно перенаправив потоки и связав нужных людей.

Своими ногами. От входа (парковки или даже вокзала в случае гостей) на площадку по всем точкам, где будут находиться участники. И представить, что и где ваш гость будет делать, как будет двигаться поток на кофебрейке. Успеет ли участник за отведенное время дойти от секции до другой секции и так далее. Весь путь, который пройдут ваши гости, важно пройти самому. И будет счастье.

Надеюсь, вы не зря потратили время, и нашли для себя полезные моменты. Напоследок дам еще один совет: ездите по чужим конференциям. Внимательно наблюдайте и фиксируйте все плюсы и минусы. Кроме полезного опыта связи наработаете и вживую оцените интересных спикеров.