Как сохранить команду, когда сотрудники на чемоданах
Главное, что отличает офисную и удалённую работу — общение. На удалёнке нельзя выкрикнуть шутку в адрес соседнего стола или обсудить идею в очереди за кофе в обеденный перерыв. Кроме того, чувство принадлежности к команде больше не поддерживается играми в волейбол и походами в бар по пятницам.
Мы попросили партнёра в фонде Vox Capital и ведущего преподавателя продуктового направления ФРИИ Дмитрия Школьникова рассказать, как построить коммуникацию в удалённой команде, но усложнили задачу наличием «сотрудников на чемоданах».
Общаться в чатах, а не у кофемашины
Любой бизнес строится на последовательном рабочем процессе, который, в свою очередь, держится на коммуникации. Когда команда переходит из офиса на удалённую работу, всё рушится. Так происходит, потому что люди лишаются привычного нецифрового общения: подойти к столу другого сотрудника и спросить, подсмотреть у него в мониторе, постоять вместе у доски со стикерами и так далее.
Если руководитель плохо понимает, как именно люди взаимодействуют, с переходом на удалёнку рабочий процесс в команде ломается. Причина: он не предлагает новые инструменты для замены привычного нецифрового общения.
короткие вопросы соседу в офисе → личная переписка в телеграме, если вопрос можно решить за несколько сообщений
совместные обеды и неформальное общение → бот, в котором можно приглашать сотрудников на чай по Zoom
встречи у кофемашины на пять минут → коротки созвоны без видео по одному конкретному вопросу
шутяхи в курилке → неформальное общение в отдельном чатике-флудилке. Это может быть один общий чат и несколько по интересам, например, с мемами
- встречи в переговорке → планерка по Zoom с включенными камерами
одни и те же вопросы о бизнесе, продукте, технологиям и процессам → документация в Notion, где всё подробно описано.
Главное тут — описать все точки взаимодействия в офисе, не потеряв ничего, и придумать альтернативу им в цифровом мире. А ещё важно не думать, что вопросы из стола и общение у кофемашины — это ерунда, которая не требует оцифровки. Всё это способы общения и обмена информацией. Если их ничем не заменить, появятся пробелы в работе.
Предупреждать, когда на связи, а когда нет
Удалённая коммуникация сотрудников строится на принципах делового этикета — правил, которые помогают выстраивать общение.
Например:
приходить на встречи подготовленными
предупреждать, если опаздываешь на встречу
- сообщать, если не успеваешь сделать задачу в срок.
Эти правила становятся особенно важными, когда сотрудники находятся «на чемоданах» — переезжают в Армению, Грузию, на Кипр или куда-то ещё и работают в пути. У них пока нет постоянного рабочего места, интернет работает нестабильно, а голова занята мыслями, как жить дальше.
Вот несколько примеров, как деловой этикет помогает в удаленной работе на чемоданах:
→Продакт пишет команде, что сегодня у него перелёт и он будет на связи только вечером → команда записывает встречу и скидывает видео
→ Дизайнер заранее говорит, что на созвоне будет без камеры и сможет только слушать → Команда проводит встречу, а дизайнер отвечает на вопросы по своей части письменно
→ Разработчик не сможет прийти на встречу, но к нему есть вопросы — команда присылает их заранее, а он готовит ответы
Главное чтобы все в команде понимали, что у кого происходит и как это влияет на работу. Тогда руководители и команда смогут отреагировать и помочь.
Фокусировать работу на одной задаче
В сложное время руководитель может временно перестроить процесс так, чтобы всей команде было комфортно.
Например, фокусировать задачи «сотрудника на чемодане» на чём-то одном: пусть он временно занимается только документацией — пишет статьи в ноушене и прикладывает к ним артефакты.
Фокусировка на одной задаче, для которой не нужно постоянно общаться с командой, помогает: сотрудник сможет выполнять её в удобное время и не дергать других людей, а команда — оставлять комментарии и давать обратную связь в удобное уже для себя время.
Как поддержать эмоциональную связь в команде
На удалённой работе в какой-то момент начинает пропадать чувство общности между членами команды. Его можно поддерживать вот такими нехитрыми способами:
→ Делать корпоративный мерч и рассылать сотрудникам, чтобы они ощущали себя ближе к компании.
→ Уделять внимание простому человеческому общению. Например, сделать бот в Слэке, который будет случайно, согласно свободным окошкам в расписании, приглашать людей попить кофе и поболтать о жизни.
→ Проводить еженедельные челленджи. Например, в первую неделю вся команда присылает фотографии с домашними животными, во вторую — самые безумные фотографии из детства.
Такие мероприятия помогают увидеть друг друга не только с профессиональной стороны, но и с человеческой.
Сервисы для удаленного коннекта
Вот минимальный набор сервисов, который поможет быть на связи с командой не только по рабочим вопросам:
Slack – мессенджер для переписки и коротких созвонов
Zoom – для видеосозвонов
Miro – для совместной работы на онлайн-доске
Loom – для асинхронной коммуникации
Notion – для работы с документами (один из инструментов асинхронноцй коммуникации)
Haekka – для онбординга и обучения команды
Bob – для управления персоналом (отпуска, больничные и тд)
Все эти инструменты прекрасно интегрируются со Slack и тем самым создают атмосферу привычного офиса. Смело пробуйте и другие, подбирайте подходящие под нужды команды.
Резюме
Казалось бы, хорошая команда остаётся такой, даже разъехавшись на удалёнку. Однако не стоит пускать дело на самотёк и полагаться только на дисциплину и самоорганизованность сотрудников.
Если вы — руководитель, помогите им пережить этот непростой этап, понаблюдайте, как люди адаптируются, и постарайтесь сохранить чувство единения в команде. Вложеннные в это силы вернутся высокой продуктивностью и благодарностью каждого, кто работает с вами.