Как своими силами организовать площадку на конференции и не умереть

Опыт LiveDune на Суровом Питерском SMM, перепечатка с Cossa

У нас было полтонны песка, три бутафорских камня, 6 VR-шлемов, 96 пробирок со специями, одна ракета из картона и 30 вариантов визуализации площадки различных видов и расцветок. Не то чтобы всё это было необходимо для конференции Суровый Питерский SMM, но если увлёкся event-маркетингом, трудно остановиться.

Единственное, что вызывало у нас опасение — это песок. Доставят ли нам тот самый оттенок, на котором строится вся концепция с отсылкой к «Дюне»? Не растащат ли его по отелю Park Inn by Radisson Pribaltiyskaya? Иначе нам просто-напросто закроют площадку.

Бюджет: 175 тысяч рублей. Размер площадки: 18 квадратных метров. Цель: достигнуть вау-эффекта, примелькаться в лентах, собрать несколько сотен контактов клиентов.

Для нас было очень важно построить эффектную площадку. «Суровый» — главное событие в мире отечественного SMM и вся наша ключевая аудитория планировала быть в конце октября в Санкт-Петербурге.

Фирма, которая строит площадки для больших конференций, запросила только за часть работы почти полмиллиона, так что мы решили обойтись собственными силами. Пиар-отдел сервиса аналитики LiveDune на месяц превратился в event-агентство. Мы много креативили, едва не профакапились и уложились в сравнительно небольшой бюджет.

Самое главное в таких проектах — это бюджет и планирование. Обязательно составляйте смету, иначе легко не просто выйти, а вылететь из бюджета. И важно психологически готовиться к тому, что суммы будут меняться.

Сначала мы накидали примерные цифры и они, конечно, были далеки от действительности, порой на 50%. Мы ориентировались на 100–120 тысяч рублей, но с каждым этапом расходы росли в геометрической прогрессии. Особенно сложно было организовать просмотр нашего VR-видео с хуманизированной нейросетью прямо на площадке.

Мы оживили фичу нашего сервиса — нейросеть, которая оценивает комментарии. Её зовут Ольга Станиславовна. Она была капитаном космического корабля, который бороздил просторы маркетинговой галактики, попутно выполняя квесты планетарного масштаба с помощью возможностей LiveDune. Таким образом мы достигли двух главных целей: организовали необычную активность, на которую стояла очередь из желающих, и нативно рассказали про свой сервис.

Сценарий ролика написала глава пиар-отдела Наталия Туйгунова, наш дизайнер Андрей Митюшкин отрисовал и смонтировал видео с дополненной реальностью. Из сторонней помощи — нам пришлось искать подрядчика на лицевую анимацию (10 тысяч рублей) и рендер-ферму (6200 рублей) . Озвучила видео автор статьи, так что в целом мы здорово сэкономили (от 50 тысяч рублей) на производстве видео. Шесть комплектов беспроводных VR-шлемов нам обошлись в 20 900 на два дня. Пришлось потрудиться, чтобы найти фирму, которая работает без залога.

На подхвате у нас был питерский декоратор за небольшую оплату (7 тысяч рублей) и проект для портфолио. Декораторы — обычно хрупкие девушки, которые умеют и в прораба. Нашу Вику мы нашли через знакомых, она лично ездила на строительный склад и отбирала 100 кг камней песчаника для дорожки. Камни с транспортировкой обошлись нам чуть больше 3 тысяч рублей. Камни не только украсили площадку, но и выручили: гости площадки воспринимали их как квест, прыгали по ним и не уносили песок на обуви. Прожектор (3000 рублей аренда + 2000 залог) позади ракеты и неоновая надпись (6 200) сгладили неудачную покраску реквизита.

Особенно сложно было с логистикой при сборе площадки — никто из команды не живёт в Питере. Две пиарщицы и одна маркетологиня приехали за три дня до события, чтобы всё подготовить и забрать посылки: мерч (45 000 рублей, считали отдельно) ехал из Краснодара, камни из Москвы, декор из Астрахани, а часть мелочей типа фольги, бахил и так далее (почти 4 000 рублей) мы заказали на маркетплейсе.

Дороже всего нам обошёлся баннер с установкой (40 950 рублей) . Монтажник построил и импровизированную песочницу с бортами и поддоном из коричневого геотекстиля. В поисках геотекстиля нужного оттенка обзвонили половину Питера. Оказывается, раньше производился именно коричневый, сейчас подход поменялся и строители используют белый или серый. В итоге узкий и дешёвый (896 рублей) нашли в Леруа Мерлен.

Бутафорские камни из пеноплекса приобрели через знакомых. Оказывается, с помощью нетворкинга можно найти всё. Кинодекоратор «Чёрной молнии» и сериала «Эпидемия» продал нам их по 2000 за каждый, перевозка 3639 рублей. И это нереально дешево. Если делать на заказ, то каждый вышел бы от десяти тысяч рублей. Мы только сняли мох и блёстки — до этого на них сидели роскошные русалки. Гостям ивента понравилось сидеть на камнях. На подушки, которые мы специально арендовали (900 рублей) в обычном event-прокате товаров для праздника, им садиться было не так интересно.

Важно продумать всякие мелочи, например, где вы будете хранить мерч, чтобы его не разобрали любопытные зеваки. Для пробирок со специями для глинтвейна и мармеладных червячков (бесплатно от наших партнёров) мы купили пластиковые контейнеры (900 рублей) , а под арендованные VR-шлемы попросили у отеля стол и волонтёра, который всё это караулил. Нам повезло, что у нас была угловая площадка, и баулы мы спрятали за баннером-книжкой.

На самом деле полтонны прокалённого песка для песочниц — это немного. Всего лишь 15 бумажных пакетов. Но есть одно, но — песок нужного оттенка нам везли из Москвы от производителя. По двойному прайсу: 1100 рублей за мешок в 30 кг. Вместе с транспортировкой и подъёмом на этаж вышло 16 760 рублей.

Казалось бы, проще заказать песок со строительной площадки, но поставщики могут привезти его только в кузове самосвала. Перспектива пересыпать его в вёдра и везти по ковролину даже в багажной тележке через половину отеля не радовала. Вдобавок, такой песок небезопасен, и сммщики всея Руси могли получить кишечную инфекцию, а бренд LiveDune был бы подпорчен.

Представители отеля были, мягко говоря, не в восторге от нашей идеи. Организаторам конференции стоило огромных усилий согласовать полтонны песка, при этом изначально мы хотели завезти тонну. У песка большая плотность и в итоге мы покрыли площадку тонким слоем в 1,5 см. Для разравнивания песка мы купили садовые грабли и рисовали рябь как в пустыне.

Мы как кошечки копались в песочке, пока распределяли его по площадке. Волонтёры Сурового шутили и прогнозировали, кого первого придут закапывать после события.

Мы дважды чуть не облажались с самым важным — с расчётами. Для точного замера песка гуманитариям пришлось привлечь отдел разработки. Перерасчёт коснулся и отправленного на печать баннера, так что советуем все задачки по стройке отправлять на чекап технарям.

Ракета и её перевозка (10 000+1800 рублей) стоили нам килограмма убитых нервишек. Мастер задержал работу, и чтобы сэкономить, искал курьера через дешёвое приложение. В итоге мы оплатили экспресс-такси, и водителю пришлось пересаживаться на электричку, чтобы успеть с доставкой. Как в кино он привёз руководителю отдела пиара картонную коробку за минуту до отправления Сапсана.

А вот транспортировка перекати-поля (1000 рублей) , к сожалению, не удалась. Автор статьи собирала его вручную в астраханских степях. Оказывается, сезон (да-да у него есть свой сезон) перекати-поля наступает в ноябре, когда корни высыхают и выскальзывают из грунта. Удивительно, какое количество необычных и иногда бесполезных знаний ты получаешь в таких проектах.

Нас подвела упаковка — не успели найти коробку нужного размера. Пришлось отправить его в мешке Почтой России. Несмотря на отметку о хрупком грузе доехала только треть куста, остальное превратилось в труху.

Важно не борщить с креативностью. Мы накидывали и накидывали идеи: мастер-класс по лепке песка, сборка шапочек из фольги. Рук, чтобы воплотить всё это, в итоге не хватило. В кинетический песок (1113 рублей) играл сын одной гостьи, а автор видео и sales-manager два дня конференции настраивали шлемы для гостей и раздавали подарки.

Наше наблюдение: на площадке нужна одна основная активность — у нас это было видео про компанию в VR-шлемах и, возможно, лотерея. Например, розыгрыш лам от платформы Elama собирал вокруг их стенда сотни людей.

Срочный клининг в воскресенье вечером вместе с грузчиками, чтобы вывезти камни из отеля — это очень дорого. Мы нашли бесплатный, но трудозатратный способ — выложили объявление на Авито и предложили забрать весь песок за демонтаж.

Афёра удалась — в назначенный час приехал Олег на четырёхметровом Ford и забрал всё, что мог увезти. Однако у Олега оказалась больная спина и помогать с переноской ему пришлось нашему сейлз-менеджеру, а песок мы сметали всем коллективом. Зато покатались на отельной тележке.

Мы сэкономили несколько сотен тысяч рублей и собрали больше 200 контактов через регистрацию на космолёт: выставили стойку с qr-кодом как в аэропорту. Площадка выглядела настолько необычно, что люди сами оставляли свои данные.

Было опубликовано больше 50 отметок с фотографиями. Но их точно было больше — на площадке работали пять фотографов. Удачно расположенная неоновая вывеска с названием компании смотрелась органично, не рекламно и не вызывала отторжения, с ней хотелось фотографироваться.

Чего нам не хватило, так это справочной информации, и можно было бы добавить какой-то розыгрыш.

Из минусов такого подхода — мы действительно выдохлись за этот месяц. Но мы довольны результатом и сплотились как команда. Ещё один плюс — у нас есть опыт создания успешной площадки и часть реквизита. Так что в будущем мы можем собрать даже улучшенную версию площадки и в несколько раз дешевле.

Автор статьи — PR-manager сервиса аналитики и управления соцсетями LiveDune Мария Чашникова.