Культура текста: как писать, чтобы с вами хотели работать

Моя рабочая деятельность уже более пяти лет сводится почти исключительно к письменному общению. Сегодня я поделюсь тем, что понял о нём за это время, и расскажу, как нужно (и как не нужно) писать, а кроме того – как читать то, что написали вам (не удивляйтесь, если знаете, для многих это тайна за семью печатями).

I. КАК ПИСАТЬ НЕЗНАКОМЦАМ

Итак, вы предлагаете сотрудничество или партнёрство незнакомому человеку. Разложим процесс по полочкам, здесь нет мелочей.

1. Приветствие

Есть мнение, что здороваться в сети бессмысленно. Возможно, это так для тех, с кем общаешься постоянно, но для тех, кому пишешь впервые, приветствие, скорее всего, послужит показателем вашей общей воспитанности. Для кого-то его отсутствие вполне может служить причиной вообще не читать дальнейший текст (для меня, например, да).

2. Кто вы и откуда

Представляемся очень коротко, не перечисляя все свои многочисленные регалии. Упомянуть стоит лишь о том, что имеет отношение к делу: кто вы и откуда.

Пример:

«На связи Сергей Иннер, главред издательства Чтиво»

В соцсетях, где ваши имя и фамилия сразу видны, конечно же, их дублировать не нужно.

3. От общего к частному

В первом сообщении/письме никто не хочет видеть больше одного-двух абзацев. Вы сэкономите время собеседника и собственное, если опишете своё предложение максимально обще и только в случае заинтересованности адресата раскроете частности (причём тоже постепенно).

Пример:

«Мы занимаемся изданием современной художественной литературы в новом формате и давно любим Ваш портал. Хотели бы предложить сотрудничество»

4. Адаптация

Иногда я пишу талантливым подросткам-иллюстраторам с предложением работы, иногда – директорам музеев с предложением услуг контент-студии. В обоих случаях я начинаю общение одинаково: с приветствием, на «Вы», коротко, обще. Первые же ответные сообщения дают понять, какой стиль диалога приемлем для собеседника. Это не значит, что если вам отвечают, например, без больших букв и знаков препинания, то вы сразу же должны переключиться в аналогичный режим. Но от некоторых формальностей это вас может избавить, что проще для обеих сторон. Не бойтесь быть на равных с собеседником, не превозносите ни себя ни его – ни то ни другое не сделает общение более комфортным. Если интерес обоюден, то собеседник не прекратит общение из-за того, что вы написали «Вы» с маленькой буквы.

5. Интерес читающего

Чем раньше собеседник поймёт свой интерес, тем выше вероятность, что он дочитает послание до конца и ответит. Чтобы получить, сначала нужно отдать, так что лучше с этим не затягивать (не в ущерб здравому смыслу, конечно).

Пример:

«Мы предлагаем Вам получать 50% чистой прибыли от каждой книги, купленной на нашем сайте пользователями, перешедшими по ссылке с Вашего сайта (сверка по UTM-меткам)»

6. Побуждение к ответу

Старое как мир, но действенное правило. В конце послания уместно спросить, интересно ли собеседнику то, что вы предлагаете. Если нет, он всё равно, скорее всего, не ответит. Но если он заинтересован и сомневается, то вероятность ответа возрастёт.

Пример:

«Если это может быть Вам интересно, пожалуйста, напишите мне в ответ или на info@chtivo.spb.ru»

7. Ссылки

Ссылка в первом письме может считаться моветоном, но это зависит от того, как её преподнести. По моему опыту, уместно завершать ей послание – на случай, если собеседнику в общем интересно, но он хочет узнать больше, не утруждая себя вопросами к вам. Если есть возможность, то ссылку всегда лучше встраивать в текст, это красиво и облегчает восприятие.

Пример:

«Узнать больше о нас и ознакомиться с нашими книгами Вы можете на сайте Чтива»

II. КАК НЕ ПИСАТЬ НЕЗНАКОМЦАМ

Теперь поговорим о том, чего делать не нужно.

1. Много сообщений

Давайте признаем, всех бесит множество сообщений, отправляемых подряд. Уместите весь текст в одно сообщение и только потом нажмите «Отправить», это ведь так просто!

2. Голосовые сообщения

Пожалуй, худшее, что вы можете сделать, обращаясь к незнакомому человеку, – отправить ему голосовое сообщение. Едва ли кто-то оценит такое глубокое вторжение в личное пространство. Это практически то же самое, что подойти к незнакомцу на улице и обнять его. Если только он не держит табличку «Free Hugs». Но он не держит. Придётся поработать пальцами.

3. Самореклама

Времена агрессивного маркетинга проходят даже в B-to-C, не говоря уже о B-to-B, где рыбак рыбака знает наверняка. Будьте честными, но не напирайте на то, какие вы крутые. Если это действительно так, то собеседник и без вас разберётся.

Дурной пример:

«Мы сотрудничаем с лучшими авторами современности, непризнанными гениями, пока ещё недооценёнными Достоевскими, Джойсами и Вирджиниями Вулф! Торопитесь! Партнёрских позиций осталось не так много, это Ваш шанс вписать имя своей компании в основание потенциально величайшего издательства современности! Читатели в полном восторге, вот здесь Вы можете ознакомиться с их поистине лестными отзывами!»

4. Повторы

Если ваше сообщение прочитали и не ответили, значит, скорее всего, оно собеседника не заинтересовало. Если по какой-то причине вы всё же уверены, что оно должно его заинтересовать, то можно деликатно(!) напомнить о себе через какое-то время. Иногда это работает, но да не злоупотребим!

Добрый пример (через неделю):

«Здравствуйте снова! Просто хочу удостовериться, что Вас ничто не отвлекло от чтения моего предыдущего послания. Буду рад ответить на Ваши вопросы. Спасибо!»

Дурной пример (заразителен):

«Здравствуйте снова! Я писал Вам вчера, вижу, что сообщение прочитано, а ответа нет. Ну как так? Неужели Вы считаете, что моё предложение не достойно хотя бы письменного отказа? Я живой человек! Почему Вы все меня ИГНОРИРУЕТЕ???!!!1»

III. КАК ПИСАТЬ КОЛЛЕГАМ

Издательство Чтиво – детище команды, не со всеми участниками которой я встречался лично (мы работаем из разных городов). Однако наша коммуникация не перестаёт радовать, при том, что общаемся мы почти всегда текстом. Будучи перманентной, переписка выходит на другой уровень. Итак, как общаться с коллегами и аутсорсерами.

1. Коротко

Когда вы общаетесь сутками, здороваться, например, действительно уже не так важно – пожелание здоровья как бы есть по умолчанию. Может, раз в неделю, лишним не будет. Краткость становится на первое место в силу ценности общего времени.

2. Обоснованно, точно и тепло

Вместе с тем не стоит жалеть времени, чтобы чётко объяснить свою позицию или выразить отношение. В обратном случае вы рискуете стать в глазах коллег самодуром. Ничего не должно быть просто, потому что «я так хочу». А для поддержания тёплой атмосферы, когда не хватает слов, сил или времени, бесценны стикеры Телеграм.

3. Регулярно

Важно постоянно делиться с командой тем, что вы узнали, что планируете, о чём мыслите. Пока вы ничего не пишете, ничего не происходит, по крайней мере, в глазах коллег. Иногда кажется, что всё действительно застыло на месте, но стоит только начать писать, как вспоминается уйма важных новостей.

IV. КАК ЧИТАТЬ

То, как вы читаете входящий текст, не менее важно, чем то, как пишете исходящий. Тем более, что ваш ответ напрямую зависит от того, как вы прочитали сообщение. Текст не имеет эмоции, но, если вы устали или не в духе, то рискуете интерпретировать его неверно. Чтобы оградиться от этого, нужно воспринимать написанное:

1. Буквально

То есть буквально буквально. И ещё раз буквально. От слова «буква». Воспринимайте именно то, что написано, не домысливайте ничего от себя, даже если очень хочется. Если вы не в настроении, лучше не отвечайте, отложите чтение важного письма и тем более ответ на него до лучшего времени, от этого может зависеть всё.

Сократ говорил: «Никто не желает зла по своей воле». Время от времени я напоминаю себе об этом, чтобы не обмануться в переписке. Сам же нередко ловлюсь на том, что люди почитают мою краткость за грубость. Поэтому, прежде чем начинать совместную работу, я всегда стараюсь хоть раз встретиться лично или хотя бы переговорить по голосовой связи – это даёт понять взаимную расположенность. Когда контакт установлен, никакая краткость не помешает сотрудничеству. Впрочем, бывает, что и это не помогает.

В переписке выше я высказал просьбу соблюсти оговоренный при личной встрече порядок работы. Как видно, собеседник уже решил для себя, что порядок работы будет другим, вопреки устной договорённости. Ответом фотографа был отказ, а я, похоже, остался в его глазах малоприятным кадром. К сожалению, есть классные специалисты, которые считают, что можно сказать слово, а потом не отвечать за него, и для них это совершенно нормально. Есть и те, кто может написать слово и не отвечать за него, что, как по мне, вообще уже ни в какие рамки. Не надо так!

Постарайтесь взглянуть на полученный текст глазами отправителя. Скорее всего, он не хочет насолить вам или прекратить сотрудничество. Люди порой неаккуратно обращаются со словом в силу неопытности или в спешке. Но задача понимающего человека – помочь визави раскрыться перед ним с лучшей стороны. Бывает очень и очень непросто найти в полученном сообщении верный посыл и подобрать нужное словесное комбо для ответа. Но когда это удаётся, результат всегда стоит потраченных усилий.

Желаю успехов в применении материала на практике.