Работаем с самозанятыми: без головной боли, путаницы и устаревших бизнес-процессов
Сегодня самозанятые востребованы и в крупном холдинге, и в делающем первые шаги стартапе. Таких работников просто оформить, за него не нужно платить налоги и страховые взносы. А сам самозанятый может легко совмещать проекты с основной работой (разумеется, если речь не идет о конфликте интересов, но об этом в другой статье).
Несмотря на очевидные выгоды, многие компании категорически отказываются от выгодного сотрудничества, опасаясь сложностей с документами. Страхи таких работодателей похожи:
Нет понимания, какие документы нужны от самозанятого, когда в законе прописан только чек.
Исполнитель находится в другом городе, нет способа быстро получать документы.
Чек самозанятый может сформировать и отправить, используя приложение «Мой налог». Сложности начинаются, когда необходимо получить акт о выполненных работах и счет, дополнить договор допниками и пр. А на деле оказывается, что даже заключить элементарный ГПХ на расстоянии не так уж и просто.
Не тратить силы, время и деньги на пересылку бумаг позволяют сервисы электронного документооборота (ЭДО). Работать с ними может и самозанятый, и компания. Для последней этот способ наиболее выгоден, так как у юридических лиц более строгие требования к ведению документации, а это значит, что вовремя получать все «закрывашки» нужно именно работодателю. Самозанятому по закону достаточно и чека, но оперативный документооборот повышает прозрачность сотрудничества до уровня «кристально чистый», а это всегда приятно.
Всем ли выгоден электронный документооборот с самозанятыми: чек-лист для самопроверки
Менять устоявшиеся бизнес-процессы, а уж тем более для внештатников, спешат далеко не все. Но чтобы убедиться, что это стоит потраченного времени, достаточно честно ответить на несколько вопросов.
- Насколько вам важна скорость получения документов от исполнителей?
- Сколько вы тратите на бумагу и расходные материалы, обмениваясь документами с исполнителями? Не поленитесь, посчитайте, будет интересно.
- Сколько раз за последний год документы терялись?
- Сколько времени вы или ваши коллеги тратите на подготовку, распечатку и пересылку бумаг?
А теперь — время занимательных фактов про электронный документооборот. Обменяться документами с самозанятым по ЭДО можно за 30 секунд. И это будут юридически значимые документы, которые подойдут для проверок, в том числе, ФНС.
Пара слов про экономию: стоимость одного подписанного документа в ЭДО начинается от 20 рублей. Если посчитать все полиграфические и почтовые или курьерские расходы на отправку бумажного документа, получится сумма в 70-150 рублей.
И это только в одну сторону!
Электронный документ просто физически не может потеряться, а ошибку в нем можно исправить за пару кликов — без переписываний и перепечатываний. При этом поиск и выгрузка документов займут пару секунд.
Как выбрать сервис, когда рынок полон
При выборе сервиса для электронного документооборота обратите внимание на следующие моменты:
- Бесплатная настройка. Поддержка сервиса должна предоставлять возможность персональной настройки маршрутов согласования документов внутри компании-клиента, а также добавления контрагентов.
- Быстрое подключение. ПО должно быть полноценным, чтобы отправка электронных документов была возможной без установки дополнительного софта.
- Удобный поиск документов по запросу госорганов или при налоговой проверке.
Вместо заключения: советы и полезные файлы для работы с самозанятыми
Заключая договор с самозанятым, не забудьте проверить его на признаки подмены трудовых отношений. Сделать это быстрее поможет инструкция от наших специалистов. Шаблон договора с самозанятым, составленный юристами СберКорус, можно скачать здесь.
Если не знаете, с чего начать, то прочитайте наш разбор «Как организовать работу с самозанятым: инструкция для юридических лиц».
А здесь находится статья-шпаргалка по видам деятельности, разрешенным для самозанятых.
Если вы самозанятый или работаете с плательщиками НПД — поделитесь в комментариях, с какими трудностями вы сталкивались в процессе обмена документами?
Подскажите, а можно зарегистрироваться и начать работу без разговоров с менеджерами по телефону? Судя по сайту, без этого никак, а хотелось бы.
Илья, здравствуйте! Общение с менеджером необходимо для заключения договора и последующей настройки доступов. Уверяем вас, этот процесс не отнимает много времени.
Полезная статья, только жаль, что Примеры подписанных документов нечитабельны.
Добрый день! Благодарим за замечание — мы уже работаем над ошибкой. Обещаем обновить примеры в ближайшее время.
111