Как мы искали тайм-трекер, а нашли свой первый продукт

Мы агентство аутсорс разработки, работающее с клиентами за пределами России с 2015 года. В предыдущей статье рассказывали о том, как решились стать продуктовой компанией, а сейчас делимся историей, как мы пришли к этому решению.

Проекты бывают как сдельные, так и с оплатой по времени, и если в первом случае сотрудники могут не включать трекер, то во втором, отслеживание времени становится необходимостью, о чем и поговорим в этой статье.

Зачем мы используем тайм-трекер

Отношение разработчиков к тайм-трекерам не однозначное и вызывает разнообразные ассоциации. Спроси разработчика, как он относится к отслеживанию времени, и слова «рабство, галера и т.п» будут далеко не на последнем месте, что прокрутятся в голове перед ответом.

Как мы искали тайм-трекер, а нашли свой первый продукт

Мы начали использовать трекер по инициативе заказчика. Опытные разработчики говорят, что если нет доверия между клиентом и исполнителем, то тут уже никакие отчеты-презентации не помогут, а что говорить о трекере-времени. И главное показать результат, тогда и не будут к команде лезть с трекингом времени и отчетами за каждые 15 минут работы.

Всё так, но заказы зарубежные клиенты размещают через сервис Upwork. А там свой трекер времени, по которому ты обязан отслеживать работу над проектом, если оплата привязана ко времени.

Upwork — крупная международная биржа для фрилансеров.
Upwork — крупная международная биржа для фрилансеров.

Upwork не платит денег за время бездействия. Например, если открыто было одно окно и не было переключений или нажатий клавиш, а ты только мышкой шевелил в течение пяти минут из часа, то тебе не заплатят за весь час. Upwork вычисляет не только частоту движения мыши, но и какие окна переключаются, сколько времени в каждом окне было затрачено, какие клавиши нажаты и т.д. Эта информация видна клиенту.

У работы по трекеру есть минусы, но она и не лишена преимуществ. Так мы использовали трекер, чтобы понимать трудозатраты каждого работника и улучшать процессы разработки. А в итоге так к нему привыкли, что когда в феврале 2022 года Upwork перестал работать с фрилансерами из России, стали искать другое решение.

Как мы выбирали себе трекер

Upwork ушел, а зарубежные клиенты остались. Мы начали подбирать сервисы для прямого взаимодействия с ними: трекер времени, выставление счетов и учет оплат. С точки зрения отслеживания рабочего времени, нашедшиеся решения мы условно разделили на дружелюбные и недружелюбные. Начнем с последних.

Недружелюбные - по своей сути похожи на Upwork. Фотографируют экран и предоставляют отчет по часам. По скриншотам можно посмотреть что человек делал в разные промежутки времени. Ярким примером такого сервиса является HubStaff.

Hubstaff — платформа для учёта времени.
Hubstaff — платформа для учёта времени.

Понаслышке, подобные решения используют некоторые агентства при найме на эпизодические проекты новых сотрудников, к которым еще не возникло доверие, на первых парах работы. Либо так складывается, что компании с давних времен продолжают использовать трекеры типа Hubstaff.

Также рассматривали Toggle, но в нем отсутствовал некоторый функционал, который нас интересовал, да и решение показалось дорогим, если переводить на него агентство полностью. Хотя Toggle не делает скриншоты, сервис может фиксировать активность (можно отключить).

Toggl Track - приложение для отслеживания времени.
Toggl Track - приложение для отслеживания времени.

Внутри агентства мы считаем, что если в команде доверия нет, то следует не работать на таких условиях. Иногда при написании кода нужно время, чтобы подумать. А осознание того, что сейчас будет сделан скриншот, а ты сидишь с пустым экраном, может мешать, а то и вредить рабочему процессу. Поэтому вариант с недружелюбными трекерами не устраивал.

К дружелюбным тайм-трекерам мы отнесли те, которые базово отслеживают время и интегрируются с task и project management приложениями, чтобы вся команда могла удобно использовать трекер.

К таким относятся, например, Harvest, Toggle (без отслеживания активности) и Bonsai. Тайм-трекеров много, но под наши задачи подходит всего несколько. Мы выбрали Bonsai, так как можно было еще оформлять коммерческое предложение, договор и рассчитывать оплату сотрудникам. Не смотря на то, что Bonsai многофункционален, он имеет ряд фундаментальных недостатков. Например, нельзя выставлять счета от различных компаний или устанавливать разные почасовые ставки для участников проекта — из-за этого, перед тем, как выставить счет, нам приходилось вручную редактировать десятки записей учета времени.

Bonsai— это универсальная CRM для фрилансеров
Bonsai— это универсальная CRM для фрилансеров

Какой трекер мы теперь используем

Намучившись с Bonsai, мы решили сделать сервис для таких же небольших фриланс команд, как наша.

Так появился Edens — сервис для учета времени и выставления счетов для фрилансеров. Вот как мы используем его в работе.

Как мы искали тайм-трекер, а нашли свой первый продукт

Трекинг времени. Понятный интерфейс с управлением через веб приложение и телеграм бот. Легко найти и включить, а также добавить в проект время вручную по факту и записать над чем работали. В скором времени выпустим интеграцию с удобным сервисом Linear, где мы отслеживаем задачи.

Как мы искали тайм-трекер, а нашли свой первый продукт

Выставление счетов клиентам. Как по отслеженному времени с разбивкой по проектам, так и по добавленному вручную. Если оплата сдельная, к счету добавляется услуга вместо времени. Опционально прикрепляется timesheet, либо выгружается отдельно - такая функция полезна тем, у кого с работодателем заключен договор и оплата происходит по предоставленному в конце месяца табелю. Шаблоны счетов настраиваются, что позволяет сформировать клиенту счет в разных валютах с реквизитами одного или разных юр. лиц любой страны.

Как мы искали тайм-трекер, а нашли свой первый продукт

Базовый интерфейс для организации команды, проектов и клиентов. Предусматривает разделение рабочих пространств для работы с несколькими командами над разными проектами. В зависимости от проекта, сотрудникам назначаются разные ставки (возможно даже в разных валютах), например, нулевая, если его время не тарифицируется. Сотрудники, добавляемые в проект, не видят ставки друг друга, и просто трекают время. Клиентам, которые хотят видеть сколько и на какой их проект вы тратите время, в один клик на почту направляется приглашение в клиентский кабинет Edens.

Edens получился гибким и сценариев его использования масса. Вот примеры:

Пример 1. Вы московская студия вебдизайна из пяти человек и ведете проекты с клиентом из Екатеринбурга. В этом месяце веб-дизайнер Настя разработала клиенту дизайн нового сайта, в то время, как программист Олег разрабатывал новый функционал и периодически подключался к другому проекту того же клиента, и занес в сервис 5 часов, когда закончил работу. Когда настает дата расчета с клиентом, вы добавите в счет услугу “Разработка дизайна сайта” и 5 часов времени по услуге “Поддержка сайта” и направите клиенту шаблон счета с реквизитами своего банковского счета.

Пример 2. Вы агентство аутсорс разработки из 10 человек. Работаете из Грузии с клиентом из США. Он просит отслеживать время и периодически высылать отчет. Чтобы сэкономить время на выгрузке отчетов, вы приглашаете его в личный кабинет Edens. Так как команда работает по трекеру, то клиент видит время, добавленное в инвоисы, и может посмотреть детализацию timesheet по проекту. В конце месяца вы формируете счет с реквизитами вашего грузинского банка, после чего клиент получает уведомление о счете на почту и видит Invoice в клиентском кабинете.

Пример 3. Вы фрилансер из РФ, предоставляющий услуги SMM. Работаете с работодателем РФ по договору ГПХ. Ваши услуги как со сдельной оплатой, так и почасовой. В конце месяца вместо счета вы формируете табель и отправляете работодателю, а он на его основании рассчитывает выплату и переводит деньги на банковский счет.

С Edens фрилансеры и небольшие команды могут гибко и удобно вести учет времени и формировать счета. Работая с Edens, команда испытывает меньше стресса, приносит больше результатов и оставляет клиентов довольными, а те приводят других клиентов.

Приглашаем вас попробовать Edens в действии!

2626
19 комментариев

микроменеджмент должен умереть. насколько нужно неуважать себя разработчику, чтобы позволять скриншотить свой экран и отслеживать свои шевеления мышью?

6
Ответить

Думаю баксов на 50-100 в час.

8
Ответить

Не свой, а рабочий. Врачи операции под запись делают, водители на регистратор пишут, какие тут проблемы если ты на рабочем месте работаешь?

6
Ответить

А скоро появятся AI надсмотрщики, я уверен.

3
Ответить

не думаю что скриншоты будет кто-то проверять
это будет или раз в неделю случайным образом или если возникнут какие-то вопросы, а так на работе с рабочего ноута понятно что ты будешь только работать и ничего такого в скринах нет
ну это чисто мое мнение

Ответить

Команда мечты

7
Ответить

Дотрекались.

2
Ответить