ATS ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА

В последние пару лет пандемия и глобальные политические изменения затронули практически все сферы жизни и отразились на всех отраслях бизнеса. Эти изменения привели к дефициту квалифицированных кадров и значительной ротации персонала, в том числе из-за ухода с российского рынка крупных технологичных компаний в течение 2022 года. До пандемии только часть российских компаний полностью оцифровала процессы управления персоналом.

Автоматизированные HRM-системы позволяют прогнозировать потребность в персонале и оптимизировать внутренние процессы управления персоналом, оказывают помощь HR-службам в привлечении и удержании ценных специалистов, помогают находить кандидатов для распределенных проектных команд. Из-за перехода к удаленной/гибридной работе необходимость автоматизации базовых HR-процессов к концу 2020-го года стала очевидной для большинства руководителей.

"Не просто автоматизация процесса подбора персонала, а полная цифровизация найма" – так ставится задача многими российскими предприятиями. Решение этой задачи позволит:

ATS (Applicant Tracking System или система управления кандидатами) – система, которая помогает всем 3м сторонам процесса подбора экономить ресурсы: рекрутеру сократить время и ресурсы на подбор кандидатов, менеджеру получить как можно быстрее требуемого специалиста в команду, а соискателю – повысить комфорт прохождения конкурсного отбора и трудоустройств. Согласно исследованию, благодаря ATS у рекрутеров и HR-менеджеров появляется больше времени для решения новых задач. Благодаря автоматизации отбора резюме с работных сайтов, возможностям онлайн-переписки в соцсетях, прозрачному контролю «воронки подбора», проведению онлайн видеоинтервью без участия рекрутера и функционалу КЭДО для оформления трудоустройства. Кандидаты при этом гарантированно получают обратную связь и оффер при согласовании кандидатуры нанимающим менеджером.

С начала 2022 года российский рынок вакансий и кандидатов остается турбулентным. Весной прошлого года рынок вакансий по данным исследования hh.ru стал постепенно расти. После этого в сентябре HR-аналитики прогнозировали значительное сокращение вакансий. И оно действительно произошло, но в меньшем объеме. Пандемия научила управленцев мыслить стратегически даже в нестабильных условиях: вследствие массовых увольнений на рынке появились релевантные кандидаты под конкретные временные проекты. По данным исследования компании Antal Talent в планах на 2023 год 41% российских предприятий планируют активно нанимать сотрудников. Это значит, что руководителям, как высшего, так и среднего звена потребуются соответствующие инструменты.

Получая запросы на автоматизацию подбора персонала, мы часто сталкиваемся с просьбой рассказать об основных преимуществах «ТопФактор:Управление подбором персонала». Поэтому в статье мы решили поделиться критериями, по которым продукт отличается от других решений для автоматизации процесса подбора (1С:ЗУП КОРП и E-staff).

1С:ЗУП КОРП — программное решение от фирмы «1С». Позволяет автоматизировать не только кадровый учет, расчет зарплаты, но и подбор персонала. Хранит информацию о кандидатах и действующих сотрудниках.

В продукте доступна история работы с кандидатом, если он вновь оставил отклик и пришел на собеседование. Также поддерживается создание, ведение и публикация вакансий на работных сайтах. Для каждой вакансии создается собственная воронка подбора, но при этом переходы между этапами никак не автоматизированы, рекрутеру необходимо самостоятельно вручную назначать кандидату следующий этап.

Система поддерживает интеграцию с наиболее популярными работными сайтами для загрузки кандидатов и публикации вакансий, также есть отдельное расширение для браузера Google Chrome, позволяющее сразу загружать в систему понравившихся кандидатов.

1С:ЗУП хоть и выполняет функции для обеспечения процесса подбора, но в большей степени является именно учетной программой, то есть все события заполняются постфактум.

Программа позволяет назначать задачи сотрудникам, которые помогают готовить рабочее место и адаптировать нового работника. Для него формируется программа обучения, но зачастую, это не находит отражения в реальных бизнес-процессах организации. Дело в том, что кандидаты и сотрудники большинства подразделений (например, нанимающий менеджер, СБ, АХЧ) доступа в систему не имеют.

E-staff — существует на рынке автоматизации рекрутинга с 2000-х годов. Функционал системы позволяет вести не только эксклюзивный подбор, есть отдельный блок для массового подбора. Данный блок включает интеграцию с телефонией и проведение массового интервью. Также E-staff оснащен функционалом для проведения видеоинтервью с кандидатами в асинхронном формате (без участия реального рекрутера).

Программа по аналогии с 1С:ЗУП обладает интеграцией с широким выбором работных сайтов, расширение для загрузки кандидатов поддерживает 5 различных браузеров.

Функционал для работы с соискателями позволяет рекрутеру коммуницировать с использованием различных мессенджеров, отслеживать этапы подбора кандидатов. Поддерживает использование шаблонов для рассылки, как при достижении какого-то этапа, так и для отложенных действий. Но настройка происходит вручную для каждого конкретного кандидата и каждого конкретного этапа. В том числе, для коммуникации с кандидатом обязательно наличие на устройстве клиента соответствующего мессенджера, иначе работа невозможна.

Работа с внутренними заказчиками не позволяет согласовать кандидата сразу с несколькими лицами (например, со службой безопасности, затем по маршруту согласования с нанимающим менеджером и директором), все этапы жестко «зашиты» в систему и меняются только доработкой под конкретный запрос.

ТопФактор:Управление подбором персонала – как и E-staff, это специализированное решение для автоматизации процессов подбора персонала.

Система предназначена для службы рекрутинга, позволяет выстраивать омниканальное взаимодействие не только с кандидатами, но и с различными внутренними службами в ходе согласования кандидатуры соискателя. В программе можно отправлять карточку кандидата на рассмотрение сразу нескольким согласующим лицам или делать это поэтапно.

Рабочий стол рекрутеров и всех участников процесса подбора представляет собой персональную «канбан-доску», на которой отображаются задачи, распределенные по приоритетам и срокам.

Воронка подбора настраивается самим рекрутером «под себя», есть интеграция с календарями для планирования собеседований и встреч с внутренними заказчиками и кандидатами. Взаимодействовать с соискателями можно в режиме «одного окна» с использованием мессенджеров, электронной почты, соцсетей, делать звонки кандидатам, отправлять СМС. Рекрутерам доступен конструктор бизнес-процессов, есть сервис видеоинтервью с роботом (без участия рекрутера), поддерживается оценка кандидатов с использованием искусственного интеллекта по заданным критериям.

Поскольку 1С:ЗУП КОРП ориентирована на решение кадровых задач и расчета заработной платы сотрудников, то доступ для широкого круга пользователей к системе будет ограничен. В то же время функционал 1С:ЗУП КОРП обладает гибкими возможностями в части создания и разграничения доступа к объектам системы с участием программиста.

Кроме стандартной для 1С:ЗУП роли пользователя «Сотрудник кадровой службы», модуль подбора персонала позволяет добавлять роли для сотрудников HR-отдела. Таким пользователям становится доступен раздел «Подбор персонала». Программа 1С:ЗУП не поддерживает возможность разграничения доступа к определенным вакансиям или кандидатам, добавление и настройка прав для новых пользователей требует участия специалиста.

E-staff предоставляет только два вида клиентского доступа – версия для рекрутеров и версия для внутренних заказчиков. Все остальные участники процесса подбора будут работать только в рамках данных ролей. При этом, например, сотрудники службы безопасности видят в системе те же данные, что и менеджеры по адаптации. Стоит также отметить, что каждый рекрутер имеет возможность посмотреть результаты своих коллег, «перехватить» у них кандидатов, что может вызвать конфликт при использовании программного решения в кадровом агентстве.

В программном продукте ТопФактор:Управление подбором «из коробки» доступны несколько типов пользовательских ролей: рекрутер, руководитель подбора, внутренний заказчик, сотрудник службы безопасности, согласующий менеджер (можно присвоить эту роль, например, тимлиду, который участвует в процессе технического интервью кандидата). Также доступна отдельная роль, предусмотренная для сотрудников кадровых агентств. В отличие от привычного разграничения ролей в 1С, в решении ТопФактор каждая роль имеет свой набор функций и интерфейсов, что позволяет быстро настроить доступ для всех участников процесса подбора. Также есть возможность определять конфиденциальные вакансии (например, для топ-менеджмента), доступные не всем сотрудникам. Это повышает безопасность данных для доступа не только извне, но и внутри программного продукта для кадровых агентств или разных юридических лиц группы компаний.

1С:ЗУП обладает широким инструментарием для формирования отчетов. Есть базовый набор, включающий в себя отчеты по анализу стажа, оценке эффективности каналов продвижения вакансий, текучести. Однако аналитическая отчетность в системе, как и вся программа, направлена в первую очередь на кадровый учет и расчет зарплаты. Этим объясняется, например, отсутствие отчета по воронке подбора и отслеживания конверсии на каждом из этапов, что, зачастую, является одним из KPI (ключевых показателей результативности) рекрутеров.

Estaff предоставляет пользователям «из коробки» большое количество отчетов по процессу подбора (воронка, отказы в разных разрезах), отчеты по самим вакансиям и кандидатам, а также отчеты по бюджету, выделяемому на подбор сотрудников. Также программный продукт позволяет отслеживать результативность, как всей команды рекрутеров в целом, так и отдельных сотрудников в разрезе этапов воронки подбора, типов вакансий или отдельных клиентов (для кадровых агентств).

ТопФактор:Управление подбором персонала предлагает пользователям аналитику в различных разрезах, в том числе, возможность получить информацию по конкретной вакансии или кандидату: аналитика по воронке подбора (конверсия, отказы на каждом из этапов), отчеты по загруженности каждого из рекрутеров и срокам закрытия вакансий, отчет по источникам привлечения кандидатов. Для руководителей службы подбора также предоставляются отчеты по активным действиям в системе, то есть можно отследить, какой рекрутер провел наибольшее число взаимодействий с кандидатами.

Интерфейс 1С:ЗУП каждый пользователь настраивает для себя с учетом необходимого функционала и прав доступа в системе. Например, в системе есть возможность вывести список «любимых команд», которые используются ежедневно. Также, в зависимости от предпочтений пользователя можно изменить отображение и место расположения основных блоков – панели инструментов, панели разделов, основного окна, панели избранного.

Программа E-staff работает, как из клиентского приложения (отдельной программы, устанавливаемой на рабочем месте рекрутера), так и с помощью веб-интерфейса через браузер. С 2020го года интерфейс для разных видов подключения пользователя разработчики сделали одинаковым. Ненужные в определенный момент времени окна программы рекрутер может свернуть, также есть возможность просмотра данных без открытия карточки кандидата (предпросмотр). Пользователь может выбрать «тему оформления» рабочего стола: светлая, темная или загрузить свой вариант.

Дизайн программы «ТопФактор:Управление подбором персонала» учитывает данные анализа пользовательского опыта работы в специализированных HR-программах. Для разработки интерфейсов использовался пятнадцатилетний опыт компании по реализации проектов HR-автоматизации с использованием html-верстки. Интерфейс может быть адаптирован корпоративному стилю. Взаимодействовать с кандидатом и заказчиками можно в режиме одного окна. Лента событий кандидата представлена в виде «чата мессенджера», из этой ленты сразу можно написать сообщение кандидату.

Платформа 1С:Предприятие широко распространена на российских предприятиях. На специализированных площадках можно найти программиста 1С для доработки программы 1С:ЗУП. Однако доработки конфигурации в части процессов подбора персонала могут вызвать противодействие со стороны кадровых работников и расчетчиков. Кроме этого, нетиповая конфигурация может усложнить и удорожить обновление системы, которое необходимо для поддержания регламентированного учета и расчета зарплаты.

E-staff одна из тех систем, которые не осуществляют доработку под каждого конкретного клиента. Доработать собственными силами данный продукт не получится, в отличие от 1С, E-staff не предоставляет исходный код своих программ.

ТопФактор:Управление подбором персонала также, как и 1С:ЗУП разработан на платформе 1С:Предприятие. Кастомизация может осуществляться под конкретные требования бизнес-заказчика, как со стороны разработчика, так и собственными силами – код системы открыт для адаптации и развития функционала. Запуск в работу на практике реален с первого дня за счет использования облачной версии продукта. При установке системы в корпоративной сети, есть возможность интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой (например, настроить загрузку принятых на работу кандидатов в 1С:ЗУП).

Помимо описанных выше функций подбора и учета, в 1С:ЗУП КОРП возможно также проведение оценки персонала. Например, формирование адаптационного трека для новых сотрудников, фиксирование задач на испытательном сроке, проведение обучения и инструктажа. Также 1С:ЗУП позволяет заполнять показатели результативности сотрудников для расчета заработной платы.

В E-staff хранятся данные об организационной структуре и сотрудниках компании, что помогает вести в системе кадровый учет. Хотя список штатных должностей не используется явным образом в процессе подбора, он позволяет видеть статистику по количеству вакантных должностей в каждом из подразделений. Также, в дополнение к процессу подбора, доступен функционал адаптации сотрудников с назначением адаптационного плана, в том числе подключение к сторонним LMS-системам (системы для обучения и развития сотрудников).

Компанией ТопФактор на платформе 1С создано несколько продуктов, которые можно назвать экосистемой HR-автоматизации.

На базе программного продукта «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» у отдела кадров появляется возможность подписать с будущим сотрудником трудовой договор удаленно, без посещения офиса с помощью внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО). Также в систему можно сразу или поэтапно добавить функциональные блоки «ввод в должность и адаптации (onboarding)», «управления оценкой и развитием персонала», «KPI/OKR-управления» и «управления вовлеченностью сотрудников». Личный кабинет сотрудника позволяет добавлять различные HR-сервисы компании по мере необходимости. Сотруднику такие сервисы будут доступны по запросу в формате «одного окна».

Если Вас заинтересовал продукт «ТопФактор:Управление подбором персонала», приходите на вебинары, где можно узнать про развитие возможностей решения: https://topfactor.pro/calendar-of-events/

Также вы всегда можете заказать индивидуальную презентацию по продукту: https://topfactor.pro/others/form-podbor-personala.php

Авторы: Александр Белов - директор компании «ТопФактор», Максим Ермаков - технический консультант по продукту ТопФактор:Управление подбором персонала.