SRP Продуктивность. Планирование

Материал из серии рекомендаций, направленных на повышение личной продуктивности по методологии SRP Продуктивность.

Планирование – это способ делать будущее предсказуемым.

Планирование состоит из следующих этапов:

У человека ограниченное количество ресурсов в один момент времени. Ресурсами являются:

Первый вопрос, который стоит себе задать – каково состояние моих ресурсов? Ответ на этот вопрос влечет за собой выстраивание приоритета ценности имеющихся ресурсов: чего у меня больше и что я готов тратить, чтобы увеличить иное – например деньги, чтобы улучшить здоровье и освободить время.

В каждый момент времени, человек обменивает один или несколько из этих ресурсов на получение другого ресурса. «Другой ресурс» может быть ценностью для человека, а может быть привычкой, имеющей своё основание в инерционном движении.

Вы можете проанализировать как тратите свои ресурсы с помощью техники детального самонаблюдения. Для этого создайте таблицу, в которой строки – это блоки времени в 15/30/60 минут (в зависимости от потребности «глубины» анализа), а столбцы – даты. Вносите в таблицу все действия: получили уведомление и ответили на сообщение, почитали новости, приготовили обед, позвонили другу и т.д. Можете использовать в качестве «инбокса» отправку сообщений самому себе (например в Телеграм), чтобы не открывать каждый раз таблицу, а уже в конце дня заносить все таблицу.

Далее, ваша задача – проанализировать свои действия на паттерны поведения:

Определив расходуемые ресурсы, стоит задать себе серию вопросов:

Пример применения этого метода:

По результатам прошлого раздела, мы определили текущий «экономический статус» ресурсов. Это позволит нам трезво взглянуть на актуальное состояние и на основе него, сформировать представление о желаемом состоянии, то есть поставить себе цели.

Для начала, мы используем метод брейншторма для поиска всех возможных целей и желаний. Я рекомендую отложить технику и вооружиться бумажными стикерами и листами А4, но можно пользоваться и электронными средствами, например сервисом Miro. Наша задача на данном этапе – установить число целей/желаний, которые мы бы хотели реализовать, не менее 100 (чтобы запустить творческий процесс). Далее, каждую входящую идею записываем на стикер. После какого-то числа идей будет казаться, что вы вспомнили или придумали все, что хотели, но не спешите заканчивать – сверьтесь с установленным в начале числом и подумайте еще.

По результатам брейншторма, перед вами расположено большое количество стикеров. Ваша задача – приоритизировать эти идеи по срокам их реализации:

Далее, ваша задача – сгруппировать идеи из списка «Год» по общим категориям – «проектам», а объемные задачи отделить в самостоятельные проекты. Например, «купить телефон» и «купить автомобиль» – это цели проекта «покупки», а «создать приложение» – отдельный проект.

Также, при проектировании задач можете опираться на методологию SMART, в рамках которой ваши задачи/цели должны быть: конкретными, измеримыми, реальными/достижимыми, значимыми для вас, ограниченными во времени.

Теперь, для каждого из проектов вам необходимо составить его «дорожную карту» – разбить проект на «спринты», например на 12, по каждому на месяц; и сформулировать задачи, которые необходимо выполнить в каждый спринт для того, чтобы приблизиться к выполнению проекта и достижению целей. Разбивайте объемные задачи на подзадачи и регулярные действия: например, чтобы купить телефон за 6000 у.е., вам необходимо взять кредит (подзадача) и откладывать по 500 у.е. в месяц (регулярное действие).

Можете добавить в регулярные задачи делать ревизию проектов и целей каждый 3/6/12 месяцев. Для этого можно начать брейншторм «с нуля», либо просто пересмотреть приоритеты проектов и список задач в «спринтах».

Управление временем – это совокупность техник использования своих ресурсов внимания наиболее эффективным способом. Мы рассмотрим центральные инструменты: составление плана на день, ежедневное расписание и методы принятия решений.

План задач на день

Имея по результатам прошлого раздела месячный план задач («спринт») для каждого из проектов, мы можем начинать каждый день с составления списка дел. Реалистично оценив свои ресурсы, спланируйте задачи на день. Обращайте внимание на то, как можно оптимизировать и группировать задачи по типу, смыслу, контексту и приоритету. Например:

Расписание

Наблюдая за типом возникающих задач и уровнем вашей энергии в течении дня, вы можете выявить паттерны, знание о которых поможет вам сформировать расписание, упрощающее вашу ежедневную рутину.

Вы можете спланировать свой день с помощью техники «таймблокинга», комбинирующей календарь и список задач. Для этого разбейте день на временные блоки, каждый по 15/30/60 минут (в зависимости от ритма вашей жизни) и заполните эти блоки регулярными действиями и задачами. Например, в диапазоне «06:00-06:30» – у вас завтрак, а в диапазоне «06:30-08:00» – фокус на рабочих задачах. Зона фокуса может отсылать на формируемый каждый день список задач, а может заменять собой этот список, представляя собой сами задачи. Преимуществом «тамблокинга» является то, что он позволяет объединить в одном отображении регулярные действия и входящие задачи – например встречи и мероприятия.

Не обязательно создавать жесткую последовательность действий в расписании, его основная функция в том, чтобы в каждый момент рабочего времени вы знали чем вы можете заняться. Попробуйте составить расписание-конструктор, с зафиксированным «скелетом» – например утренними и вечерними процедурами с динамичным ежедневным содержанием если чувствуете потребность в большей свободе.

При составлении расписания учитывайте:

Имея перед собой список задач, порой бывает трудно определить их приоритетность и как следствие – очередность выполнения. Для принятия решений используйте следующие техники.

Принцип Парето

Определите минимальное количество задач, гарантирующих максимальное количество пользы и сфокусироваться на них.

Принцип рычага

Определите задачи, которые будут способствовать достижению экспоненциального, а не линейного роста.

Матрица Эйзенхауэра

Ответьте на два вопроса к каждой задаче:

Распределите все задачи по следующему принципу:

Квадрат Декарта

Ответьте на следующие вопросы к каждой задаче/решению:

Или на «усовершенствованные» вопросы:

Работа с задачами

В течении рабочего процесса, опирайтесь на следующие принципы, помогающие быть более продуктивным: