Инструкция по созданию автозаполнения договоров в «Google Таблицах»
Простой инструмент, который может экономить время.
Так уж вышло, что мы реализовали почти 500 проектов в «Google Таблицах» и очень хорошо разбираемся в них. Можно прочитать про нас на сайте Helpexcel.pro.
Рабочие процессы многих компаний связаны с таблицами. И все их используют для разных целей. Кто-то для подготовки отчётов, кто-то ведёт реестр продаж, кто-то совершает расчёты и готовит смету для клиента. Разных бизнес-задач в «Google Таблицах» множество.
Не больше 20% от всех процессов в таблицах выстроены рациональным образом и не доставляют лишних проблем тем, кто с ними работает
Одна из частых проблем — автозаполнение документов. Договоры заключаются в каждой компании, и от структуры договора или пакета документов зависят трудозатраты. Как правило, это подстановка данных в шаблоны. То есть пользователь вставляет в определённые места типового документа переменные параметры. Решить задачу можно довольно просто.
Как работает
Заполняем строку таблицы переменными договора
Наименование организации, сумма, условия. У каждого эти поля будут свои.
Создаём копию шаблона
В соответствующей ячейке шаблона меняем номер договора
На соседнем листе формируется договор
Выводим на печать или сохраняем в нужном формате, например в PDF
Решается сразу несколько проблем:
- Данные всех договоров в одном реестре.
- Организованное хранение документов.
- Минимизация временных трудозатрат.
Как сделать автозаполнение самостоятельно
Все решается за счёт двух формул. Просто нужно посмотреть на процесс немного иначе.
Создаем таблицу реестра документов
В нём должны быть переменные поля документов, которые нам нужно заполнять.
Переносим договор для автозаполнения в «Google Таблицу»
Подгоняем форматирование под требуемый конечный вид документ. Переменные поля нужно разместить в отдельных ячейках, чтобы можно было на них ссылаться формулами. Самое сложное тут — поработать с форматированием документа.
Формулой IMPORTRANGE нужно подтянуть весь реестр в таблицу шаблона
Формулой ВПР подтянуть переменные величины в соответствующие поля договоры
Идентификатором при этом можно использовать номер договора, который пользователь вводить в реестре. Весь процесс выглядит так: заполнили строку реестра, ввели туда номер договора и остальные параметры → создали копию шаблона и ввели в нужном месте номер договора → шаблон заполнился данными реестра.
Папка с описанными таблицами. Скопируйте их на свой «Google Диск» (в меню: Файл → Создать копию)
Всем, кто дочитал до этого момента, отправим пошаговую инструкцию с описанием формул и реализации этого кейса.
Успехов!
Спасибо за статью!
Очень полезная информация.
Навела на мысль о возможности автоматизации всего цикла работы на базе бесплатных инструментов.
Мы в студии rusartdesign.ru ведем рабочий процесс с помощью интеграции Google Sheets и Trello.
Автоматически формируя задачи, обобщая всю переписку с клиентом в одной карточке Trello и автоматизированно выставляем счета и формируем статистику.
Теперь еще и договоры сделаем :)
Тоже поделюсь опытом:
http://rusartdesign.ru/st/%D0%B1%D0%B5%D1%81%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81%D0%B0/
С трелло у вас интересное решение) надо взять на заметку, спасибо!
Ошибка 404
Договор в таблице — стремноватое решение.
Используем связку MS Word + Excel.
В MS Word подставляем поля для заполнения и через Рассылки > Начать слияние подтягиваем данные из таблицы.
На выходе привычный всем договор в Word для согласования и та же таблица с архивом всех договоров в MS Excel
Решений разных множество. Например нам удобней Гугл докс, потому что все в облаке.
Спасибо, полезная инфа!
Рады быть полезными!)