Инструкция по созданию автозаполнения договоров в «Google Таблицах»

Простой инструмент, который может экономить время.

Так уж вышло, что мы реализовали почти 500 проектов в «Google Таблицах» и очень хорошо разбираемся в них. Можно прочитать про нас на сайте Helpexcel.pro.

Рабочие процессы многих компаний связаны с таблицами. И все их используют для разных целей. Кто-то для подготовки отчётов, кто-то ведёт реестр продаж, кто-то совершает расчёты и готовит смету для клиента. Разных бизнес-задач в «Google Таблицах» множество.

Одна из частых проблем — автозаполнение документов. Договоры заключаются в каждой компании, и от структуры договора или пакета документов зависят трудозатраты. Как правило, это подстановка данных в шаблоны. То есть пользователь вставляет в определённые места типового документа переменные параметры. Решить задачу можно довольно просто.

Наименование организации, сумма, условия. У каждого эти поля будут свои.

Решается сразу несколько проблем:

Все решается за счёт двух формул. Просто нужно посмотреть на процесс немного иначе.

В нём должны быть переменные поля документов, которые нам нужно заполнять.

Подгоняем форматирование под требуемый конечный вид документ. Переменные поля нужно разместить в отдельных ячейках, чтобы можно было на них ссылаться формулами. Самое сложное тут — поработать с форматированием документа.

Идентификатором при этом можно использовать номер договора, который пользователь вводить в реестре. Весь процесс выглядит так: заполнили строку реестра, ввели туда номер договора и остальные параметры → создали копию шаблона и ввели в нужном месте номер договора → шаблон заполнился данными реестра.

Папка с описанными таблицами. Скопируйте их на свой «Google Диск» (в меню: Файл → Создать копию)

Всем, кто дочитал до этого момента, отправим пошаговую инструкцию с описанием формул и реализации этого кейса.

Успехов!