{"id":13587,"url":"\/distributions\/13587\/click?bit=1&hash=a51d1243f4f81fc79ee7c1ba1cd611adea3e20c1cd7283c3a3ca6c54bb325b5c","title":"\u0412\u0430\u0448 \u0441\u0435\u043e\u0448\u043d\u0438\u043a \u0442\u043e\u0447\u043d\u043e \u043d\u0435 \u0436\u0443\u043b\u0438\u043a? ","buttonText":"\u041f\u0440\u043e\u0432\u0435\u0440\u0438\u0442\u044c","imageUuid":"3c239ea7-2144-53e3-94b9-de4e9e0cd5ff","isPaidAndBannersEnabled":false}

Инструкция по созданию автозаполнения договоров в «Google Таблицах»

Простой инструмент, который может экономить время.

Так уж вышло, что мы реализовали почти 500 проектов в «Google Таблицах» и очень хорошо разбираемся в них. Можно прочитать про нас на сайте Helpexcel.pro.

Рабочие процессы многих компаний связаны с таблицами. И все их используют для разных целей. Кто-то для подготовки отчётов, кто-то ведёт реестр продаж, кто-то совершает расчёты и готовит смету для клиента. Разных бизнес-задач в «Google Таблицах» множество.

Не больше 20% от всех процессов в таблицах выстроены рациональным образом и не доставляют лишних проблем тем, кто с ними работает

Одна из частых проблем — автозаполнение документов. Договоры заключаются в каждой компании, и от структуры договора или пакета документов зависят трудозатраты. Как правило, это подстановка данных в шаблоны. То есть пользователь вставляет в определённые места типового документа переменные параметры. Решить задачу можно довольно просто.

Как работает

Заполняем строку таблицы переменными договора

Наименование организации, сумма, условия. У каждого эти поля будут свои.

Создаём копию шаблона

В соответствующей ячейке шаблона меняем номер договора

На соседнем листе формируется договор

Выводим на печать или сохраняем в нужном формате, например в PDF

Решается сразу несколько проблем:

  1. Данные всех договоров в одном реестре.
  2. Организованное хранение документов.
  3. Минимизация временных трудозатрат.

Как сделать автозаполнение самостоятельно

Все решается за счёт двух формул. Просто нужно посмотреть на процесс немного иначе.

Создаем таблицу реестра документов

В нём должны быть переменные поля документов, которые нам нужно заполнять.

Переносим договор для автозаполнения в «Google Таблицу»

Подгоняем форматирование под требуемый конечный вид документ. Переменные поля нужно разместить в отдельных ячейках, чтобы можно было на них ссылаться формулами. Самое сложное тут — поработать с форматированием документа.

Формулой IMPORTRANGE нужно подтянуть весь реестр в таблицу шаблона

Формулой ВПР подтянуть переменные величины в соответствующие поля договоры

Идентификатором при этом можно использовать номер договора, который пользователь вводить в реестре. Весь процесс выглядит так: заполнили строку реестра, ввели туда номер договора и остальные параметры → создали копию шаблона и ввели в нужном месте номер договора → шаблон заполнился данными реестра.

Папка с описанными таблицами. Скопируйте их на свой «Google Диск» (в меню: Файл → Создать копию)

Всем, кто дочитал до этого момента, отправим пошаговую инструкцию с описанием формул и реализации этого кейса.

Успехов!

0
45 комментариев
Написать комментарий...
Дмитрий Медведев

Спасибо за статью!
Очень полезная информация.
Навела на мысль о возможности автоматизации всего цикла работы на базе бесплатных инструментов.
Мы в студии rusartdesign.ru ведем рабочий процесс с помощью интеграции Google Sheets и Trello.
Автоматически формируя задачи, обобщая всю переписку с клиентом в одной карточке Trello и автоматизированно выставляем счета и формируем статистику.

Теперь еще и договоры сделаем :)

Тоже поделюсь опытом:

http://rusartdesign.ru/st/%D0%B1%D0%B5%D1%81%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81%D0%B0/

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

С трелло у вас интересное решение) надо взять на заметку, спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Усатенко

Решение с договорами в гугл таблицах не новое. Основным его преимуществом для меня есть его настоящая мультиплатформенность - можно легко и с айпеда, и с телефона на андроиде работать. Но существенным недостатком остаются:

1. Невозможность сделать выравнивание строки по всей ширине (в стандартном экселе такая возможность есть), а это значит, что нужно попрощаться со всеми инструкциями по деловодству с их правилами оформления документов, так как на выходе получим ублюдское выравнивание по левой стороне.
2. Невозможность выделить жирным часть строки, в которой сидит формула, а это значит, что если в твоём офисе есть кроты, то придётся выслушивать возражения.
3. Практически нулевая гибкость. Есть ваши партнёры попросят убрать несколько пунктов из договора или, наоборот, что-то добавить, то можно сразу планировать минимум час времени для этого и готовиться колдовать с размером шрифта, высотой строк, объединением и разбивкой строк, изменением полей и т.д.

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Можно написать скрипт. Тогда в таблице пользователь заполнит форму, программа подставит данные в Гугл документ и сделает запись в реестре Гугл таблицы. Полученный Гугл документ можете как угодно исправить если потребуется.

Пример: https://www.youtube.com/watch?v=CQEONlrP3tA&t=7s

Ответить
Развернуть ветку
Nikita Storozhuk

Ошибка 404

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Galitskiy

Договор в таблице — стремноватое решение.
Используем связку MS Word + Excel.
В MS Word подставляем поля для заполнения и через Рассылки > Начать слияние подтягиваем данные из таблицы.
На выходе привычный всем договор в Word для согласования и та же таблица с архивом всех договоров в MS Excel

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Решений разных множество. Например нам удобней Гугл докс, потому что все в облаке.

Ответить
Развернуть ветку
Александр СПб

Спасибо, полезная инфа!

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Рады быть полезными!)

Ответить
Развернуть ветку
Валерий Бабин

Побольше бы таких годных статей! Спасибо 👍🏼

Ответить
Развернуть ветку
Богдан Рудик

Дочитал. Можно пошаговую инструкцию пожалуйста.) Правда, стоимость Договора бывает разбита на несколько периодов. Интересно, можно ли в таком случае автоматизировать
.

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Для того, что бы разбить на несколько периодов оплату можно создать табличную часть финансового плана например. Дата, сумма, наименования этапа. Или создать несколько типовых шаблонов под разные сценарии.

Ответить
Развернуть ветку
Богдан Рудик

Благодарю Вас!

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Вот пошаговая инструкция с описанием формул: https://helpexcel.pro/avto_zapolnenie

По поводу разных платежей немного позже отвечу в комментариях)

Ответить
Развернуть ветку
Михаил Тевс

Теперь я понимаю откуда приходят договоры в формате excel. Всё прекрасно, я полностью за автоматизацию. Но вот согласовывать такой договор с другой стороны очень проблематично.
Для автоматизации я когда-то использовал связку word-excel с полями в тексте, которые подгружались из таблицы. Возможно, более громоздко, но зато в итоге получается обычный текст, который можно редактировать, копировать, форматировать и т.п.

Но если строить бизнес-процесс на основе отказа от каких-либо согласований (или когда нет надобности), то ок и пусть это придет в массы.

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Можно пойти более сложным путём и создать любой документ скриптом. Вот ссылка на обзор примера решения: https://www.youtube.com/watch?v=xDeC0mqR7kA

Конечно, может мы чего то не знаем и можно стандартными средствами заполнять Гугл докс)

Ответить
Развернуть ветку
Marina Martynova

Спасибо! Обязательно надо внедрить!

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Если что пишите, поможем разобраться)

Ответить
Развернуть ветку
Marina Martynova

Спасибо! Думаю, что помощь понадобится)

Ответить
Развернуть ветку
Иван Броткин

Почему importrange+впр? Разве нельзя одним query сделать?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Можно, но это сложнее для обычных пользователей. Суть в простом инструменте.

Ответить
Развернуть ветку
Аркадий Чумаков

Бомба. Спасибо

Ответить
Развернуть ветку
Pavel Sharonov

прелесть как просто и эффективно сделано, спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Александр Иванов

Анбеливабл. Круто!

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Dembicki

ИМХО, хранить договор в таблице не очень удобно. Часто приходится согласовывать текст договора с клиентом и без комментариев/предложений изменений, как в гугл документах, не обойтись (в таблицах можно только к ячейкам комментарии оставлять и предложить изменения нельзя, на сколько я знаю).
Если бы была возможность из гугл документов в гугл таблицы переменные прокинуть — было бы прям идеально.

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Ответил комментарием выше на аналогичный вопрос. Скриптами можно заполнять Гугл докс.

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Juhimchuk

Добрый день. Делал все по вашей инструкции. С первой формулой в шаблоне - все ок, она показывает согласно договору нужную сумму реестра. Вот она =ЕСЛИОШИБКА(ВПР( C3;'Реестр'!B:O;2;0);"")
но дальше вставляю формулу, в следующие цифровые ячейки - сообщает ошибку, или пустота. Перепробовал уже различные варианты. Можете подсказать что делать?

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Juhimchuk

ссори, все ок, лишние знаки и дата... дальше почитал.

Ответить
Развернуть ветку
Вася Михеев

А как изображения подставлять в документ по такому же принципу?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Можно через функцию IMAGE например. Вы указываете ссылку, которая отображается в документе как картинка.

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Juhimchuk

как можно данные с гугл таблиц на разных адресах дисков собирать в одну - на центральном? Есть такая возможность?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор
Ответить
Развернуть ветку
Oleg Juhimchuk

а еть инфа не на яндексе? В Украине яндекс заблокирован. 

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Напишите мне в телеграм @aartmedvedev

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Juhimchuk

А всё таки, есть ли возможность из гугл таблиц данные переводить в док? Я знаю что там есть приложение, но оно почему то не работает у меня, всё время грузится. Мож еще есть какие то фишки?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Скрипт можно написать. Пример решения на видео: https://www.youtube.com/watch?v=CQEONlrP3tA

Ответить
Развернуть ветку
Eugene Gultyaev

Вот это да

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Немного подробней, пожалуйста.

Ответить
Развернуть ветку
Eugene Gultyaev

Да подробнее некуда уже

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Это хорошо

Ответить
Развернуть ветку
Дмитро Павлюк

Для того, чтобы не делать шаблон договора в формате таблицы я использую готовый интрумент - дополнение AutoCrat который подтягивает данные из таблицы в google docs.

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Каждому свое

Ответить
Развернуть ветку
Валерия Боброва

Большое спасибо за статью, сплошная польза! А можно пошаговую инструкцию?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Вот пошаговая инструкция с описанием формул: https://helpexcel.pro/avto_zapolnenie

Ответить
Развернуть ветку
Таланид Эко

Вот у меня вопрос. А для чего создавать отдельную таблицу Реестр если эти данные можно вводить на вкладке Реестр в таблице Шаблон. Данные ведь оттуда берутся.Двойная работа получается

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 45 комментариев
null