Сервисы Артём Медведев
8 443

Инструкция по созданию автозаполнения договоров в «Google Таблицах»

Простой инструмент, который может экономить время.

В закладки
Аудио

Так уж вышло, что мы реализовали почти 500 проектов в «Google Таблицах» и очень хорошо разбираемся в них. Можно прочитать про нас на сайте Helpexcel.pro.

Рабочие процессы многих компаний связаны с таблицами. И все их используют для разных целей. Кто-то для подготовки отчётов, кто-то ведёт реестр продаж, кто-то совершает расчёты и готовит смету для клиента. Разных бизнес-задач в «Google Таблицах» множество.

Не больше 20% от всех процессов в таблицах выстроены рациональным образом и не доставляют лишних проблем тем, кто с ними работает

Одна из частых проблем — автозаполнение документов. Договоры заключаются в каждой компании, и от структуры договора или пакета документов зависят трудозатраты. Как правило, это подстановка данных в шаблоны. То есть пользователь вставляет в определённые места типового документа переменные параметры. Решить задачу можно довольно просто.

Как работает

Заполняем строку таблицы переменными договора

Наименование организации, сумма, условия. У каждого эти поля будут свои.

Создаём копию шаблона

В соответствующей ячейке шаблона меняем номер договора

На соседнем листе формируется договор

Выводим на печать или сохраняем в нужном формате, например в PDF

Решается сразу несколько проблем:

  1. Данные всех договоров в одном реестре.
  2. Организованное хранение документов.
  3. Минимизация временных трудозатрат.

Как сделать автозаполнение самостоятельно

Все решается за счёт двух формул. Просто нужно посмотреть на процесс немного иначе.

Создаем таблицу реестра документов

В нём должны быть переменные поля документов, которые нам нужно заполнять.

Переносим договор для автозаполнения в «Google Таблицу»

Подгоняем форматирование под требуемый конечный вид документ. Переменные поля нужно разместить в отдельных ячейках, чтобы можно было на них ссылаться формулами. Самое сложное тут — поработать с форматированием документа.

Формулой IMPORTRANGE нужно подтянуть весь реестр в таблицу шаблона

Формулой ВПР подтянуть переменные величины в соответствующие поля договоры

Идентификатором при этом можно использовать номер договора, который пользователь вводить в реестре. Весь процесс выглядит так: заполнили строку реестра, ввели туда номер договора и остальные параметры → создали копию шаблона и ввели в нужном месте номер договора → шаблон заполнился данными реестра.

Папка с описанными таблицами. Скопируйте их на свой «Google Диск» (в меню: Файл → Создать копию)

Всем, кто дочитал до этого момента, отправим пошаговую инструкцию с описанием формул и реализации этого кейса.

Успехов!

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Артём Медведев", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 32, "likes": 69, "favorites": 345, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 66707, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 08 May 2019 09:03:04 +0300" }
SMS-чат для клиентов
{ "id": 66707, "author_id": 234198, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/66707\/get","add":"\/comments\/66707\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/66707"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200396, "last_count_and_date": null }

32 комментария 32 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
5

Спасибо за статью!
Очень полезная информация.
Навела на мысль о возможности автоматизации всего цикла работы на базе бесплатных инструментов.
Мы в студии rusartdesign.ru ведем рабочий процесс с помощью интеграции Google Sheets и Trello.
Автоматически формируя задачи, обобщая всю переписку с клиентом в одной карточке Trello и автоматизированно выставляем счета и формируем статистику.

Теперь еще и договоры сделаем :)

Тоже поделюсь опытом:

http://rusartdesign.ru/st/%D0%B1%D0%B5%D1%81%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81%D0%B0/

Ответить
1

С трелло у вас интересное решение) надо взять на заметку, спасибо!

Ответить
0

Ошибка 404

Ответить
4

Договор в таблице — стремноватое решение.
Используем связку MS Word + Excel.
В MS Word подставляем поля для заполнения и через Рассылки > Начать слияние подтягиваем данные из таблицы.
На выходе привычный всем договор в Word для согласования и та же таблица с архивом всех договоров в MS Excel

Ответить
0

Решений разных множество. Например нам удобней Гугл докс, потому что все в облаке.

Ответить
2

Спасибо, полезная инфа!

Ответить
0

Рады быть полезными!)

Ответить
1

Дочитал. Можно пошаговую инструкцию пожалуйста.) Правда, стоимость Договора бывает разбита на несколько периодов. Интересно, можно ли в таком случае автоматизировать
.

Ответить
2

Для того, что бы разбить на несколько периодов оплату можно создать табличную часть финансового плана например. Дата, сумма, наименования этапа. Или создать несколько типовых шаблонов под разные сценарии.

Ответить
1

Благодарю Вас!

Ответить
1

Теперь я понимаю откуда приходят договоры в формате excel. Всё прекрасно, я полностью за автоматизацию. Но вот согласовывать такой договор с другой стороны очень проблематично.
Для автоматизации я когда-то использовал связку word-excel с полями в тексте, которые подгружались из таблицы. Возможно, более громоздко, но зато в итоге получается обычный текст, который можно редактировать, копировать, форматировать и т.п.

Но если строить бизнес-процесс на основе отказа от каких-либо согласований (или когда нет надобности), то ок и пусть это придет в массы.

Ответить
1

Можно пойти более сложным путём и создать любой документ скриптом. Вот ссылка на обзор примера решения: https://www.youtube.com/watch?v=xDeC0mqR7kA

Конечно, может мы чего то не знаем и можно стандартными средствами заполнять Гугл докс)

Ответить
1

Спасибо! Обязательно надо внедрить!

Ответить
0

Если что пишите, поможем разобраться)

Ответить
1

Спасибо! Думаю, что помощь понадобится)

Ответить
1

Почему importrange+впр? Разве нельзя одним query сделать?

Ответить
0

Можно, но это сложнее для обычных пользователей. Суть в простом инструменте.

Ответить
1

Побольше бы таких годных статей! Спасибо 👍🏼

Ответить
1

Бомба. Спасибо

Ответить
1

прелесть как просто и эффективно сделано, спасибо!

Ответить
1

Анбеливабл. Круто!

Ответить
1

ИМХО, хранить договор в таблице не очень удобно. Часто приходится согласовывать текст договора с клиентом и без комментариев/предложений изменений, как в гугл документах, не обойтись (в таблицах можно только к ячейкам комментарии оставлять и предложить изменения нельзя, на сколько я знаю).
Если бы была возможность из гугл документов в гугл таблицы переменные прокинуть — было бы прям идеально.

Ответить
0

Ответил комментарием выше на аналогичный вопрос. Скриптами можно заполнять Гугл докс.

Ответить
0

А как изображения подставлять в документ по такому же принципу?

Ответить
1

Можно через функцию IMAGE например. Вы указываете ссылку, которая отображается в документе как картинка.

Ответить
0

Вот это да

Ответить
0

Немного подробней, пожалуйста.

Ответить
0

Да подробнее некуда уже

Ответить
0

Это хорошо

Ответить
0

Для того, чтобы не делать шаблон договора в формате таблицы я использую готовый интрумент - дополнение AutoCrat который подтягивает данные из таблицы в google docs.

Ответить
0

Каждому свое

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Приложение-плацебо скачали
больше миллиона раз
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }