Инструкция: как сэкономить на командировках

И перестать мучиться с закрывающими документами.

Материал подготовлен при поддержке OneTwoTrip for Business

Многие компании, которые регулярно направляют сотрудников в командировки, пользуются услугами тревел-агентств. Это удобно с точки зрения документооборота: не приходится собирать счета на оплату и закрывающие документы.

Но у агентств, работающих в b2b-сегменте, ассортимент авиабилетов и отелей обычно значительно меньше, чем у тех, которые обслуживают физических лиц. Из-за того, что они сотрудничают с ограниченным кругом поставщиков, самые выгодные предложения часто оказываются недоступными. А согласование всех нюансов предстоящей поездки по электронной почте занимает не один день.

Оптимизировать организацию командировок и расходы на них помогает онлайн-сервис OneTwoTrip for Business. Ниже — о том, как им пользоваться.

После заключения договора администратор получает логин и пароль от личного кабинета. Там он добавляет информацию о сотрудниках компании, в том числе данные российских и заграничных паспортов. Это можно сделать вручную или импортировать файл в формате XLS или CSV. Количество подключаемых пользователей не ограничено.

Для каждого сотрудника администратор устанавливает лимит на количество заказов, максимальную звёздность отелей и класс авиабилетов. Бронированием занимаются сами сотрудники, и предложения, превышающие заданные лимиты, будут для них недоступны.

В этом же окне администратор управляет правами сотрудников на определённые действия в системе. Например, оплатой покупок бонусами и просмотром финансовых отчётов.

Есть возможность распределить пользователей на группы по отделам или проектам. Это упрощает аналитику отчётности. Профиль уволенного сотрудника легко заблокировать, при этом вся история его поездок сохранится.

При входе в систему сотрудник получает доступ к бронированию и оплате номеров в отелях, железнодорожных и авиабилетов. Интерфейс и база данных такие же, как у общедоступного сервиса OneTwoTrip. При этом цены для представителей компании зачастую ниже, чем для обычных путешественников: OneTwoTrip for Business имеет прямые договоры с авиакомпаниями и сотнями самых популярных отелей.

В базе сервиса около двух миллионов вариантов размещения в отелях и хостелах по всему миру. Почти каждый четвёртый из них даёт хорошую скидку, если оплатить проживание заранее, а не во время заселения. Авиакомпаний в базе — более 800, в том числе лоукостеры и чартеры.

Обычно пользователю требуется не более трёх минут, чтобы указать все нужные параметры и выбрать лучшее предложение, воспользовавшись фильтрами. Данные паспорта вводить не нужно — они подгружаются автоматически. Заказывать билеты одной авиакомпании для полёта в обоих направлениях не обязательно — в одном заказе можно объединить услуги разных авиаперевозчиков.

Администратор видит бронирования всех пользователей в разделе «Заказы». Когда он одобрит заказ, сотрудник может переходить к оплате. Есть два способа оплаты: с помощью корпоративной банковской карты или с депозита компании, который администратор пополняет, выставляя счета в разделе «Аккаунт».

Маршрутные квитанции и ваучеры на размещение в отеле приходят на электронную почту. Обменять или вернуть билеты можно в личном кабинете. Если активна кнопка «отменить», возврат будет бесплатным.

Сотрудники могут использовать персональные карты лояльности авиакомпаний. Кроме того, сервис организует собственные партнёрские программы с банками. При оплате с корпоративной тревел-карты компании получают кэшбек бонусами.

Финансовые и бухгалтерские отчёты о командировках появляются в разделе «Документы» — их можно отфильтровать по сотрудникам, группам, типам услуг и датам. Они помогают бухгалтеру — его тоже стоит добавить в систему и открыть доступ к нужным разделам — отслеживать движение денег и точнее анализировать траты.

Когда получать отчётность, решает администратор. Акты на все услуги, счёт-фактуры из отелей и акты сверки можно получать даже по окончании каждой недели. В личном кабинете они хранятся неограниченное время и доступны в любой момент. При необходимости сервис может выслать документы в бумажном виде или интегрировать в электронный документооборот.