Промо
4 023

Инструкция: как сэкономить на командировках

И перестать мучиться с закрывающими документами.

В закладки

Материал подготовлен при поддержке OneTwoTrip for Business

Многие компании, которые регулярно направляют сотрудников в командировки, пользуются услугами тревел-агентств. Это удобно с точки зрения документооборота: не приходится собирать счета на оплату и закрывающие документы.

Но у агентств, работающих в b2b-сегменте, ассортимент авиабилетов и отелей обычно значительно меньше, чем у тех, которые обслуживают физических лиц. Из-за того, что они сотрудничают с ограниченным кругом поставщиков, самые выгодные предложения часто оказываются недоступными. А согласование всех нюансов предстоящей поездки по электронной почте занимает не один день.

Оптимизировать организацию командировок и расходы на них помогает онлайн-сервис OneTwoTrip for Business. Ниже — о том, как им пользоваться.

Шаг 1. Добавить сотрудников в систему и распределить права

После заключения договора администратор получает логин и пароль от личного кабинета. Там он добавляет информацию о сотрудниках компании, в том числе данные российских и заграничных паспортов. Это можно сделать вручную или импортировать файл в формате XLS или CSV. Количество подключаемых пользователей не ограничено.

Для каждого сотрудника администратор устанавливает лимит на количество заказов, максимальную звёздность отелей и класс авиабилетов. Бронированием занимаются сами сотрудники, и предложения, превышающие заданные лимиты, будут для них недоступны.

В этом же окне администратор управляет правами сотрудников на определённые действия в системе. Например, оплатой покупок бонусами и просмотром финансовых отчётов.

Есть возможность распределить пользователей на группы по отделам или проектам. Это упрощает аналитику отчётности. Профиль уволенного сотрудника легко заблокировать, при этом вся история его поездок сохранится.

Более 3000 компаний
пользуются OneTwoTrip for Business

Шаг 2. Забронировать билеты и отели

При входе в систему сотрудник получает доступ к бронированию и оплате номеров в отелях, железнодорожных и авиабилетов. Интерфейс и база данных такие же, как у общедоступного сервиса OneTwoTrip. При этом цены для представителей компании зачастую ниже, чем для обычных путешественников: OneTwoTrip for Business имеет прямые договоры с авиакомпаниями и сотнями самых популярных отелей.

В базе сервиса около двух миллионов вариантов размещения в отелях и хостелах по всему миру. Почти каждый четвёртый из них даёт хорошую скидку, если оплатить проживание заранее, а не во время заселения. Авиакомпаний в базе — более 800, в том числе лоукостеры и чартеры.

Обычно пользователю требуется не более трёх минут, чтобы указать все нужные параметры и выбрать лучшее предложение, воспользовавшись фильтрами. Данные паспорта вводить не нужно — они подгружаются автоматически. Заказывать билеты одной авиакомпании для полёта в обоих направлениях не обязательно — в одном заказе можно объединить услуги разных авиаперевозчиков.

Шаг 3. Оплатить заказы

Администратор видит бронирования всех пользователей в разделе «Заказы». Когда он одобрит заказ, сотрудник может переходить к оплате. Есть два способа оплаты: с помощью корпоративной банковской карты или с депозита компании, который администратор пополняет, выставляя счета в разделе «Аккаунт».

Маршрутные квитанции и ваучеры на размещение в отеле приходят на электронную почту. Обменять или вернуть билеты можно в личном кабинете. Если активна кнопка «отменить», возврат будет бесплатным.

Сотрудники могут использовать персональные карты лояльности авиакомпаний. Кроме того, сервис организует собственные партнёрские программы с банками. При оплате с корпоративной тревел-карты компании получают кэшбек бонусами.

Шаг 4. Собрать документы для отчётности

Финансовые и бухгалтерские отчёты о командировках появляются в разделе «Документы» — их можно отфильтровать по сотрудникам, группам, типам услуг и датам. Они помогают бухгалтеру — его тоже стоит добавить в систему и открыть доступ к нужным разделам — отслеживать движение денег и точнее анализировать траты.

Когда получать отчётность, решает администратор. Акты на все услуги, счёт-фактуры из отелей и акты сверки можно получать даже по окончании каждой недели. В личном кабинете они хранятся неограниченное время и доступны в любой момент. При необходимости сервис может выслать документы в бумажном виде или интегрировать в электронный документооборот.

Упростить командировки
{ "author_name": "Дмитрий Мухин", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 13, "likes": 16, "favorites": 61, "is_advertisement": true, "subsite_label": "promo", "id": 69038, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Thu, 30 May 2019 12:12:49 +0300" }
{ "id": 69038, "author_id": 248099, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/69038\/get","add":"\/comments\/69038\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/69038"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199134, "last_count_and_date": null }

13 комментариев 13 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
1

OneTwoTrip for Business, с удовольствием бы перевел всю компанию на вас, если бы сотрудник мог в приложении (не на сайте) выбрать билет и оплатить с корпоративного счета.

Пример: Airbnb, приложение "ЖД билеты".

Ответить
8

На рынке есть игроки с таким же функционалом и приложениями =)

Ответить
4

Александр, приложение есть в планах. Обязательно расскажем, когда появится.

Ответить
0

с вашей скоростью, то в следующей жизни... три года не можете поправить форму жд

Ответить
1

Евгений, в апреле обновляли ж/д форму.

Ответить
0

а почему на сайте не подходит?

Ответить
0

Потому что:
- чаще покупаем находясь в пути
- можно в приложении включить мониторинг цен + пушами
- даже если не в пути - из приложения, так как удобно сразу добавить билет в wallet,
- ну и сам процесс выбора билетов в приложении

Ответить
0

Подводя итог, надуманные претензии.

Ответить
0

Удобство решает

Ответить
0

в нашей фирме пользуемся TravelPerk: есть неплохое приложение + можно выставлять категории, по которым не нужно ждать аппрува от администратора, то есть работники могут покупать билеты на поезда и самолеты прямо на вокзале перед входом в вагон.

Ответить
1

В OneTwoTrip for Business вы тоже можете создать категорию сотрудников, которые могут покупать без аппрува.

Ответить
1

Тут нет ни слова про интеграцию, а это важный фактор. Сейчас почти все компании обращают на это внимание, чтобы разгрузить бэкофис и избежать ошибок. У нас в Smartway например есть интеграция с "1С", чтобы билеты автоматически грузились в программу и расчитывались авансовые платежи.

Ответить
1

Круто, что на рынке много классных игроков, мы за здоровую конкуренцию :)

Ответить

Комментарий удален

0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Хакеры смогли обойти двухфакторную
авторизацию с помощью уговоров
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }