Конкурс инструкций
Промо

Инструкция: как сэкономить на командировках

И перестать мучиться с закрывающими документами.

Материал подготовлен при поддержке OneTwoTrip for Business

Многие компании, которые регулярно направляют сотрудников в командировки, пользуются услугами тревел-агентств. Это удобно с точки зрения документооборота: не приходится собирать счета на оплату и закрывающие документы.

Но у агентств, работающих в b2b-сегменте, ассортимент авиабилетов и отелей обычно значительно меньше, чем у тех, которые обслуживают физических лиц. Из-за того, что они сотрудничают с ограниченным кругом поставщиков, самые выгодные предложения часто оказываются недоступными. А согласование всех нюансов предстоящей поездки по электронной почте занимает не один день.

Оптимизировать организацию командировок и расходы на них помогает онлайн-сервис OneTwoTrip for Business. Ниже — о том, как им пользоваться.

Шаг 1. Добавить сотрудников в систему и распределить права

После заключения договора администратор получает логин и пароль от личного кабинета. Там он добавляет информацию о сотрудниках компании, в том числе данные российских и заграничных паспортов. Это можно сделать вручную или импортировать файл в формате XLS или CSV. Количество подключаемых пользователей не ограничено.

Для каждого сотрудника администратор устанавливает лимит на количество заказов, максимальную звёздность отелей и класс авиабилетов. Бронированием занимаются сами сотрудники, и предложения, превышающие заданные лимиты, будут для них недоступны.

В этом же окне администратор управляет правами сотрудников на определённые действия в системе. Например, оплатой покупок бонусами и просмотром финансовых отчётов.

Есть возможность распределить пользователей на группы по отделам или проектам. Это упрощает аналитику отчётности. Профиль уволенного сотрудника легко заблокировать, при этом вся история его поездок сохранится.

Более 3000 компаний
пользуются OneTwoTrip for Business

Шаг 2. Забронировать билеты и отели

При входе в систему сотрудник получает доступ к бронированию и оплате номеров в отелях, железнодорожных и авиабилетов. Интерфейс и база данных такие же, как у общедоступного сервиса OneTwoTrip. При этом цены для представителей компании зачастую ниже, чем для обычных путешественников: OneTwoTrip for Business имеет прямые договоры с авиакомпаниями и сотнями самых популярных отелей.

В базе сервиса около двух миллионов вариантов размещения в отелях и хостелах по всему миру. Почти каждый четвёртый из них даёт хорошую скидку, если оплатить проживание заранее, а не во время заселения. Авиакомпаний в базе — более 800, в том числе лоукостеры и чартеры.

Обычно пользователю требуется не более трёх минут, чтобы указать все нужные параметры и выбрать лучшее предложение, воспользовавшись фильтрами. Данные паспорта вводить не нужно — они подгружаются автоматически. Заказывать билеты одной авиакомпании для полёта в обоих направлениях не обязательно — в одном заказе можно объединить услуги разных авиаперевозчиков.

Шаг 3. Оплатить заказы

Администратор видит бронирования всех пользователей в разделе «Заказы». Когда он одобрит заказ, сотрудник может переходить к оплате. Есть два способа оплаты: с помощью корпоративной банковской карты или с депозита компании, который администратор пополняет, выставляя счета в разделе «Аккаунт».

Маршрутные квитанции и ваучеры на размещение в отеле приходят на электронную почту. Обменять или вернуть билеты можно в личном кабинете. Если активна кнопка «отменить», возврат будет бесплатным.

Сотрудники могут использовать персональные карты лояльности авиакомпаний. Кроме того, сервис организует собственные партнёрские программы с банками. При оплате с корпоративной тревел-карты компании получают кэшбек бонусами.

Шаг 4. Собрать документы для отчётности

Финансовые и бухгалтерские отчёты о командировках появляются в разделе «Документы» — их можно отфильтровать по сотрудникам, группам, типам услуг и датам. Они помогают бухгалтеру — его тоже стоит добавить в систему и открыть доступ к нужным разделам — отслеживать движение денег и точнее анализировать траты.

Когда получать отчётность, решает администратор. Акты на все услуги, счёт-фактуры из отелей и акты сверки можно получать даже по окончании каждой недели. В личном кабинете они хранятся неограниченное время и доступны в любой момент. При необходимости сервис может выслать документы в бумажном виде или интегрировать в электронный документооборот.

Конкурс технических инструкций
0
13 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...

OneTwoTrip for Business, с удовольствием бы перевел всю компанию на вас, если бы сотрудник мог в приложении (не на сайте) выбрать билет и оплатить с корпоративного счета.

Пример: Airbnb, приложение "ЖД билеты".

1

На рынке есть игроки с таким же функционалом и приложениями =)

8

Александр, приложение есть в планах. Обязательно расскажем, когда появится.

4

с вашей скоростью, то в следующей жизни... три года не можете поправить форму жд

0

Евгений, в апреле обновляли ж/д форму.

1

а почему на сайте не подходит?

0

Потому что:
- чаще покупаем находясь в пути
- можно в приложении включить мониторинг цен + пушами
- даже если не в пути - из приложения, так как удобно сразу добавить билет в wallet,
- ну и сам процесс выбора билетов в приложении

0

Подводя итог, надуманные претензии.

0

Комментарий удален по просьбе пользователя

0

в нашей фирме пользуемся TravelPerk: есть неплохое приложение + можно выставлять категории, по которым не нужно ждать аппрува от администратора, то есть работники могут покупать билеты на поезда и самолеты прямо на вокзале перед входом в вагон.

0

В OneTwoTrip for Business вы тоже можете создать категорию сотрудников, которые могут покупать без аппрува.

1

Тут нет ни слова про интеграцию, а это важный фактор. Сейчас почти все компании обращают на это внимание, чтобы разгрузить бэкофис и избежать ошибок. У нас в Smartway например есть интеграция с "1С", чтобы билеты автоматически грузились в программу и расчитывались авансовые платежи.

1

Круто, что на рынке много классных игроков, мы за здоровую конкуренцию :)

1

Комментарий удален

Читать все 13 комментариев
Закон о защите авторских прав: особенности применения в интернете

Расскажем, что относится к объектам авторского права и как защититься от злоумышленников в интернете.

Первый митап Почтатеха по разработке интерфейсов

Собираем фронтендеров, дизайнеров, продактов и всех, кто занимается проектированием и разработкой интерфейсов в 2021 году, на первый онлайн митап от Почтатеха. Кому лень читать после ката, сразу регистрируйтесь тут.

Весь кофе подорожает, капучино за 250 рублей будет нормой: почему рынок штормит не первый месяц и чего ждать в 2022 году Статьи редакции

Основные причины — проблемы у ключевых стран-экспортёров и подорожание морских перевозок.

«Комитет» объявил о планах продать сервис коротких видео Coub Статьи редакции

Компания, владеющая vc.ru, dtf.ru и tjournal.ru, планирует в ближайшее время найти нового владельца для проекта, сообщил на своей странице в Facebook сооснователь «Комитета» Влад Цыплухин.

Как сделать работу компаний и фрилансеров удобной

С помощью сервиса «Рокет Ворк».

АФК «Система» запустит в космос около 100 спутников в течение двух лет Статьи редакции

Компания планирует развивать сервис спутникового интернета.

TikTok-блогер Yan Dilan снимет клип на песню «Детство»

Блогер, рэпер, продюсер, актер, сценарист, участник Высшей лиги КВН и сторителлер Артур Диланян, ставший популярным в социальных сетях под псевдонимом Yan Dilan, привлекает инвестиции на съемки видеоклипа на новую песню «Детство» с помощью инструмента краудлендинга.

Большое исследование О2О-компаний: как работают Яндекс.Еда, BestDoctor, «Кухня на районе» и другие

В конце исследования вы найдёте 10 рекомендаций от TYPICAL, которые будут актуальны как для опытных О2О-компаний, так и для юных организаций, которые только начинают работать на пересечении онлайна и офлайна

«Яндекс любит предпринимателей — они понимают стоимость ресурсов». Как построить стартап внутри корпорации

Подкаст «Бизнес, роботы мечты» — это клуб предпринимателей, где помогут, если что-то идёт не так; покажут новую цель, если застопорился.

Как мы потеряли 500 000 рублей на медиаканале в Telegram

А потом сделали бота с одной функцией, которым пользуется 10 тысяч человек.

Как считать рентабельность проектов в агентстве — вплоть до каждой задачи

Мы сделали автоматический отчет, который показывает, насколько эффективно сотрудники тратят рабочее время и что именно влияет на маржинальность проектов и прибыль бизнеса.

Как выглядит отчет — можете перейти по ссылке и изучить все его возможности
null